Руководство по установке программы; Руководство пользователя

Деловая и служебная переписка

Система деловой и служебной переписки является универсальной и может использоваться для отправки и получения любых типов файлов произвольного формата. Пользователь может отправить заявление в контролирующий орган, в виде текстового документа, а так же получить уведомление, пояснение, либо другую информацию от контролирующего органа. Также возможно организовать переписку с любыми другими лицами (корреспондентами), открытые ключи ЭЦП которых, установлены на вашем компьютере (см. Поиск и добавление участников сети).

Как видно из рисунка, данная система имеет более сложный вид. Визуально можно разделить интерфейс системы деловой и служебной переписки на две части, каждая из которых несет в себе определенный тип информации. Остановимся на этих частях более подробно.

«Список корреспонденции» - данная часть содержит список писем, которые прошли через данную систему. Разделяется на 3 части (закладки): «Входящие»; «Отправленные»; «Для отправления»; каждая из которых, содержит список писем отсортированных по обозначенному в названии типу.
«Информация о выбранном письме» - данная часть показывает информацию о выбранном письме, поделенную на три части:
1. От кого - содержит информацию об отправителе и получателе
2. Служебная информация - показывает состояние сообщения в системе "Отчетность". В данном разделе указано 2 состояния сообщения - "Подтверждение ОС" (указывает на регистрацию письма оператором связи) и "Квитанция" (указывает на доставку сообщения корреспонденту). При прохождении сообщения через соответствующий этап, индикатор меняет цвет на зеленый.
3. Вложенные файлы - отображение тела письма и списка приложенных файлов.

Отправка писем

Как уже было сказано выше, процедуры отправки писем в различных системах схожи, есть лишь небольшие отличия, которые будут выделены в описании процесса отправки для «Деловой и служебной переписки».

Для создания письма, необходимо нажать кнопку на панели инструментов. В появившемся диалоге создания сообщения, нажмите кнопку "Кому" для выбора получателей:

Если в настройках программы включить «Запрашивать уведомление о прочтении письма», то в окне добавления письма пункт "Уведомить о прочтении" будет всегда включен и неактивен (как на рисунке). При выключенной же настройке пункт станет активным и отправитель сможет включать эту опцию для каждого письма.

Укажите тему письма, текст письма и прикрепите необходимые файлы, нажав кнопку "Вложить файл". После создания письма, нажмите кнопку "Сохранить". Новое сообщение отобразится в списке писем "На отправку"

Для удаления письма, нажмите правой кнопкой на письме и выберите из выпадающего меню "Удалить"

Для отправки письма, нажмите кнопку на панели управления главного окна программы "Почтовый Агент". После успешной отправки, письмо будет перемещено в закладку "Отправленные".

Получение сообщений

Для запуска процедуры получения почты воспользуйтесь кнопкой «Доставить почту» в панели инструментов:

При помощи данной системы можно получать в свой адрес любые файлы, как из контролирующих органов, так и от других корреспондентов, настроенных в программе.

Важно. Процесс получения почты может быть автоматическим (см. Настройки программы), а может осуществляться вручную. В случае если опция автоматического получения почты отключена, то входящие сообщения будут получены лишь после запуска соответствующей процедуры.

Перед получением отчета убедитесь в том что:

Интернет подключен, и программа имеет доступ в Интернет (что не одно и тоже);
Ключевой носитель с сертификатом ответственного лица организации, для которой отправляется отчет (дискета, флэш-носитель, и т.п.) подключен к компьютеру;

Для каждого письма, как и в предыдущей системе, предусмотрена «Информационная панель», в которой отображаются связанные сообщения, пришедшие для данного конкретного письма/сообщения. В данной системе предусмотрено два типа сообщений:

«Подтверждение ОС» - документ, свидетельствующий о том, что ваше письмо в действительности было отправлено, в указанные дату и время, и поступило на сервер оператора связи;
«Квитанция» - свидетельствует о том, что письмо было получено корреспондентом, и будет содержать соответствующую подпись корреспондента;
«Уведомление о прочтении» - свидетельствует о том, что получатель прочитал письмо.

По нажатию на соответствующую ссылку в информации о письме, можно просмотреть соответствующее сообщение.

Ответные письма. Связанные сообщения

В системе "Деловая и служебная переписка" есть возможность ответить на входящее письмо. Для этого нужно выбрать письмо для ответа и нажать кнопку "Ответить" :

В текст письма автоматически параметры входящего письма и его текст.

Если пользователь отправил ответ на письмо, либо сам получил ответ, то связанные письма можно увидеть. Для этого нужно выбрать интересующее письмо, нажать правой кнопкой мыши и выбрать "Связанные сообщения":

Связанные сообщения отобразятся в отдельной вкладке.

Отчетность в Росстат

Данная система предназначена для отправки отчетов в органы государственной статистики. Все файлы, отправляемые через данную систему, имеют строго регламентированную структуру, и должны создаваться с помощью специального программного обеспечения.

В данной системе присутствуют следующие элементы управления:

«На отправку» - содержит список добавленных для отправления файлов. В данном окне осуществляются процедуры добавления, контроля и отправки выбранных файлов;
«Отправленные» - содержит список отправленных файлов с соответствующей информацией по каждому из них. В данном окне отображаются отправленные документы и их состояние/статус.
«Информационная панель» - часть раздела (закладки) «Отправленные», служит для отображения имеющейся информации по каждому отправленному отчету;

Отправка писем

Для того чтобы отправить файл отчета, необходимо указать программе файл для отправления.

Перед отправкой отчета необходимо убедиться в том что:

Интернет подключен, и программа имеет доступ в Интернет (что не одно и тоже);
Ключевой носитель с сертификатом ответственного лица организации, для которой отправляется отчет (дискета, флэш-носитель, и т.п.) подключен к компьютеру;

Для добавления файла необходимо нажать на кнопку «Добавить файл» - , которая находится на панели инструментов.

При помощи стандартного окна открытия файла, выбирается необходимый файл, после чего он добавляется в раздел «Для отправления».

После нажатия кнопки «Отправить», запись об отчете появиться в закладке отправленные.

В данной закладке отображаются отправленные отчеты, а также его статус (этапы отправки). Дополнительно в данной закладке отображается информационная панель.

Получение сообщений

Как и в описанных выше системах, в системе "Отчетность в Росстат", в ответ на отправленный отчет на почтовый ящик пользователя приходят связанные сообщения сигнализирующие об этапах отправки конкретного отчета.

Перед получением отчета убедитесь в том что:

Интернет подключен, и программа имеет доступ в Интернет (что не одно и тоже);
Ключевой носитель с сертификатом ответственного лица организации, для которой отправляется отчет (дискета, флэш-носитель, и т.п.) подключен к компьютеру;

Для запуска процедуры получения почты воспользуйтесь кнопкой «Доставить почту» в панели инструментов, как показано на рисунке.

В нижней части раздела (закладки) «Отправленные» расположена «Информационная панель».

Для данной системы доступны четыре вида служебных сообщения:

«Подтверждение ОС» - документ, свидетельствующий о том, что ваш отчет в действительности был отправлен, в указанные дату и время, и поступил на сервер оператора связи;
«Квитанция» - свидетельствует о том, что отчет был получен корреспондентом, и будет содержать соответствующую подпись корреспондента;
«Протокол» - ответ от отдела Росстата, уведомляющий, принят ли отправленный отчет;
«Извещение о получении» - уведомление Росстата о получении результата приема отчета

Отчетность в ПФР

Система «Отчетность в ПФР» позволяет передавать индивидуальные сведения в пенсионный фонд РФ по телекоммуникационным каналам связи.

Отчетность формируется с помощью программного обеспечения предоставляемого органами ПФР.

Внешний вид системы представлен на рисунке.

Основные элементы управления в данной системе:

«Список отчетов» - имеет два раздела – «Для отправления» и «Отправленные». Содержит списки прикрепленных для оправления и уже отправленных отчетов, каждый в своем разделе. По каждому отчету отображается сводная информация;
«Список прикрепленных файлов» - список прикрепленных к конкретному сообщению файлов, либо добавленных для отправления, либо уже отправленных, в зависимости от выбранного раздела в «Списке отчетов»;
«Информация о получателе» - содержит сводную информацию о корреспонденте (получателе), данного сообщения.
«Служебная информация» - содержит информацию о служебных сообщениях.

Отправка писем

Для создания пачек отчетности для отправки в ПФР необходимо нажать кнопку на панели управления или кнопку «Добавить файл в список на отправку» в закладке «Для отправления» интерфейса системы отправки в ПФР. После чего отобразится окно создания сообщения.

При нажатии кнопки "Сохранить" отобразится диалог добавления файлов:

Перед отправкой отчета необходимо убедиться в том что:

Интернет подключен, и программа имеет доступ в Интернет (что не одно и тоже);
Ключевой носитель с сертификатом ответственного лица организации, для которой отправляется отчет (дискета, флэш-носитель, и т.п.) подключен к компьютеру;

Создание сообщения в новом формате состоит из трех шагов:

Выбор типа передаваемого сообщения
Добавление файлов отправляемых сведений
Добавление приложений (опционально)

После установки переключателя на нужный тип передаваемого сообщения необходимо нажать кнопку «Далее». Произойдет автоматический переход на соответствующую выбранному типу вкладку:

Для добавления соответствующих пачек необходимо нажать кнопку «Разложить…». В появившемся системном диалоге необходимо выбрать необходимые файлы и нажать кнопку «Открыть». Необходимо отметить, что для случаев отправки нескольких типов пачек в одном письме (например «АДВ+ИС») необходимо в диалоге открытия файлов выбрать соответствующее количество файлов, нажав кнопку «Ctrl» на клавиатуре и отмечая необходимые файлы левой кнопкой мыши, после чего нажать кнопку «Открыть».

Выбранные файлы после прохождения проверки будут добавлены в соответствующие поля.

В случае если пачки АДВ и пачки ИС находятся в разных папках, необходимо добавлять соответствующие файлы вручную. Для этого необходимо нажать на кнопку «…» справа от поля заполнения соответствующей пачки и выбрав файл в появившемся диалоге открытия файла нажать кнопку «Открыть».

Для добавления приложений необходимо нажать кнопку «…» справа от соответствующего поля.

После проверки корректности добавленных данных, необходимо нажать кнопку «Создать». Результат создания нового сообщения будет отображен на вкладке «Для отправления»

Для отправления сообщения, необходимо нажать кнопку «Отправить» на панели управления.

В момент отправки отчета он будет подписан ЭЦП руководителя предприятия, и передан на сервер специализированного оператора связи.

Программа оповестит о том, что осуществляется отправка писем и отправленное сообщение появится в разделе (закладке) «Отправленные» и соответствующая запись об отправленном письме в разделе (закладке) «Для отправления» - исчезнет. Вы сможете увидеть тему сообщения, дату и время отправки, а так же корреспондента. В разделе «Список прикрепленных файлов», отображается список отправленных файлов для выделенного письма. Любой из файлов в дальнейшем можно просмотреть или сохранить, нажав на соответствующие кнопки справа от списка прикрепленных файлов.

Получение сообщений

Перед получением отчета убедитесь в том что:

Интернет подключен, и программа имеет доступ в Интернет (что не одно и тоже);
Ключевой носитель с сертификатом ответственного лица организации, для которой отправляется отчет (дискета, флэш-носитель, и т.п.) подключен к компьютеру;

Для каждого письма, предусмотрена «Информационная панель», в которой отображаются связанные сообщения, пришедшие для выбранного письма/сообщения.

«Подтверждение оператора связи» – удостоверяет страхователя, что письмо пришло на сервер Оператора связи
«Квитанция» – удостоверяет страхователя, о том, что письмо пришло в Пенсионный Фонд РФ.
«Протокол» – Заключительный протокол, результаты которого уведомляют страхователя о том, приняты его данные в Районном отделении ПФР или нет. Если данные не приняты, то в протоколе пишется причина. В этом случае страхователь обязан исправить ошибки и отправить исправленные данные повторно.

При получении от ПФР протокола содержащего ошибки, страхователь устраняет указанные ошибки, повторно формирует файл-посылку (полный комплект), присваивает ей новый (следующий) порядковый номер и отсылает файл-посылку в адрес Отделения ПФР.

Отчет считается доставленным в ПФР, если получена КВИТАНЦИЯ. Квитанция должна поступить из ПФР в течение двух рабочих дней
Отчет считается принятым, если протокол не содержит сообщений об ошибках!

При нажатии на кнопку «Просмотреть» напротив Протокола появляется окно, в котором указывается содержимое пришедшего протокола. Основным файлом протокола является файл под названием «Report.rtf». Если же возникает ошибка при обработке сведений, то к данному протоколу добавляются остальные файлы, содержащие протокол ошибок. Любой из файлов в списке можно просмотреть и сохранить, выбрав данный файл из списка и нажав одну из кнопок «Просмотреть» или «Сохранить».

следующая страница >>