Руководство ифла / юнеско по развитию

6.4 Управление финансами

Управление финансами и финансовое планирование играют важнейшую роль в обеспечении эффективной (с оптимальными результатами), экономичной (с минимальными затратами) и действенной (с максимальной отдачей) деятельности библиотеки. Для достижения этих целей руководителю библиотеки следует:

изыскивать пути повышения уровня финансирования из общенациональных, областных и местных государственных и иных источников;
разрабатывать рассчитанные на три-пять лет бизнес-планы на основе долгосрочных планов библиотеки, включая соображения по тендеру на необходимые фонды;
распределять средства на вспомогательную деятельность, определенную в программных документах библиотеки и основывающуюся на ранее установленных приоритетах;
устанавливать, по мере необходимости, партнерские связи в целях совместных закупок в целях оптимизации использования средств;
осуществлять на основе проводимой деятельности расчеты затрат на мероприятия и программы в интересах перспективного планирования;
проводить политику стабильного обновления оборудования;
изучать по мере необходимости и внедрять автоматизированную методику в целях повышения эффективности и действенности;
повышать производительность труда сотрудников.

6.5 Управление библиотечными ресурсами

Значительная часть бюджета библиотеки расходуется на библиотечные материалы. Руководитель библиотеки должен обеспечивать правильное расходование этих средств в соответствии с согласованными приоритетами ее работы, а также следить за сохранностью материалов и за обеспечением доступа к ним в целях их максимальной отдачи для потребителей.

6.6 Управление персоналом

Сотрудники библиотеки являются ее важнейшим ресурсом, а их оклады составляют, как правило, самую крупную часть ее бюджета. Крайне важно, чтобы управление персоналом отличалось чутким отношением к сотрудникам, носило последовательный характер и имело под собой разумную основу, что необходимо для их эффективной работы, высокого уровня мотивации и получения чувства удовлетворения от своего дела. Ниже перечисляются основные элементы процесса управления персоналом.

Справедливая процедура найма сотрудников. До объявления вакансии должны быть разработаны описания должности и требований, предъявляемых к кандидату на эту должность. Собеседования с кандидатами должны проводиться на основе равного к ним подхода. При назначение на должность не следует руководствоваться ничем иным, кроме соображений профессионализма кандидата и его соответствия этой должности. Должна быть исключена любая предубежденность.

Крайне важное значение имеет взаимная хорошая информированность сотрудников всех уровней. Руководители должны проводить регулярный обзор систем внутренней коммуникации, чтобы быть уверенными в том, что сотрудники хорошо информированы о политике и процедурах работы библиотеки.

Сотрудникам должна быть предоставлена возможность участия в разработке правил и процедур оперативной деятельности. Чтобы максимально использовать навыки и опыт сотрудников, должна поощряться их инициативность. Привлечение сотрудников к процессу принятия решений позволяет им почувствовать причастность к правилам и процедурам, определяющим порядок работы библиотеки.
6.7 Планирование и разработка библиотечных систем

В целях максимального использования ее ресурсов библиотеке необходим целый комплекс систем, например, контроля за выдачей, управления финансами, внутренних коммуникаций. Менеджер библиотеки должен обеспечивать внедрение необходимых систем с привлечением специализированного персонала для их развития по мере необходимости. Сотрудники должны проходить подготовку, необходимую для использования этих систем, эффективность которых должна быть предметом регулярного обзора.

6.8 Управление процессом изменений

Как и многие другие организации, публичные библиотеки переживают период беспрецедентных и непрерывных перемен в результате быстрого развития информационных технологий и социально-демографических явлений. Для публичной библиотеки это открывает огромные возможности, поскольку одна из ее главных ролей заключается в предоставлении информации. Это также ставит перед ее менеджером и сотрудниками задачи и проблемы, связанные с обеспечением того, чтобы новшества внедрялись с максимальной эффективностью и с минимальным напряжением для сотрудников и для всего учреждения. Менеджеры библиотек должны понимать проблемы, возникающие в связи с долгосрочными далеко идущими переменами и разрабатывать методику соответствующих действий.

6.8.1 Перспективное планирование

Менеджеры библиотек должны быть в курсе тенденций, происходящих как в библиотечном деле, так и вне его рамок, и способных сказаться на работе библиотеки. Они должны находить время для чтения и учебы, с тем чтобы прогнозировать последствия перемен, особенно в технологической области, для будущего их учреждения. Они также должны следить за тем, чтобы другие сотрудники, а также лица, разрабатывающие политику, были в курсе будущих планов.

6.9 Делегирование полномочий

Руководитель, стоящий во главе библиотеки, вместе с руководящим органом несет всю ответственность за ее работу. Однако управленческую роль в ней должны также играть все сотрудники библиотеки, отвечающие за те или иные ресурсы, будь это фонды, кадры или помещения библиотеки, и это должно быть признано как руководителем, так и соответствующими сотрудниками. Последние должны проходить необходимую подготовку и, насколько только это возможно, участвовать в разработки политики, проводимой библиотекой. Ответственность за руководящую деятельность должна делегироваться сотрудникам на соответствующем более низком уровне. Должно быть четко установлено, какая именно ответственность делегируется, каковы механизмы подотчетности перед руководителями старшего звена, а сотрудники должны проходить подготовку, позволяющую им эффективно выполнять делегированные им обязанности, связанные с руководством. Плановая система делегирования полномочий позволяет оптимальным образом использовать навыки и опыт широкого круга сотрудников и открывает возможности для профессионального роста. Она также расширяет круг людей, всецело вовлеченных в развитие и деятельность библиотеки, повышает то удовлетворение, которое люди получают от работы, и готовит сотрудников к повышению по службе, когда открывается такая возможность.

6.10 Механизм управления

Существует целый набор средств управления, которые можно использовать в публичной библиотеке. Их актуальность зависит от ряда факторов, например, от культурной среды, размеров и характера библиотеки, стиля руководства в ее других отделах, опыта и имеющихся средств. Ниже, однако, перечисляются те средства, которые имеют важной значение для публичных библиотек, находящихся практически в любой ситуации:

анализ потребностей общины;
контроль и оценка;
определение эффективности.

6.10.1 Анализ потребностей общины

Для обеспечения услуг, отвечающих потребностям всей общины, публичная библиотека должна определить их масштабы. Поскольку потребности и ожидания меняются, процесс их определения должен регулярно повторяться, возможно, каждые пять лет. В процессе определения потребностей общины библиотека осуществляет сбор подробных сведений об общине и ее потребностях в области информации и библиотечного дела. Планирование и разработка политики основываются на результатах этого процесса, благодаря чему можно обеспечить соответствие между предоставляемыми услугами и потребностями в них. В некоторых странах необходимость в анализе потребностей общины определяется местными органами власти в законодательном порядке.

Собираемые сведения включают следующее:

социально-демографическая информация, например, возрастная структура с разбивкой по полу, этническому составу, уровню образования
сведения об учреждениях, имеющихся в общине, например, об учебных заведениях, центрах охраны здоровья, больницах, исправительных учреждениях, добровольных организациях
информация о деловой и коммерческой деятельности в общине
информация о территории, охватываемой услугами библиотеки, то есть где проживают читатели по отношению к месторасположению библиотеки
сведения о наличии общественного транспорта
сведения об информационных услугах, предоставляемых другими учреждениями общины.

Этот список не является исчерпывающим и потребуются дополнительные изыскания для установления того, какая информация необходима для анализа потребностей общины в каждой конкретной ситуации. Однако в любом местном контексте важную роль играет подготовка характеристики общины, который дает менеджеру библиотеки и руководящему органу возможность планировать развитие библиотечных услуг и их популяризацию в зависимости от потребностей общины. Такое анализ должен дополняться регулярными обследованиями круга пользователей для установления того, какие библиотечные и информационные услуги им нужны, на каком уровне и что они думают о тех услугах, кжторые они получают. Проведение обследований требует специальных навыков, и, если позволяют средства, они должны проводиться внешними организациями, что позволяет получить более объективную картину.
6.10.2 Контроль и оценка

В ходе выполнения библиотекой ее задач руководство ею должно быть подотчетным в вопросах финансового контроля и мониторинга и оценки работы библиотеки. Руководящий состав должен постоянно контролировать работу библиотечных служб и следить за тем, чтобы стратегии и результаты деятельности обеспечивали достижение поставленных целей. Необходим регулярный сбор статистических данных с целью выявления соответствующих тенденций. Важными средствами контроля за успешным характером работы библиотеки служат обследования потребностей общины и удовлетворенности пользователей, а также показатели эффективности. Необходима разработка методики измерения качества предоставляемых услуг и их воздействия на общину.

Все программы и службы должны быть объектом регулярной оценки, с тем чтобы можно было с уверенностью говорить о том, что они:

обеспечивают достижение поставленных целей и задач;
предоставляются на своевременной и регулярной основе;
удовлетворяют потребности общины;
в состоянии способствовать меняющимся потребностям;
нуждаются в усовершенствовании, переориентации или новом подходе;
обеспечиваются необходимыми ресурсами;
эффективны с точки зрения затрат.

Процедуры и процессы, используемые в библиотеке, также требуют постоянной оценки и пересмотра в целях повышения их эффективности и действенности.
6.10.3 Показатели эффективности

Надежные показатели эффективности служат необходимым средством оценки и повышения эффективности, действенности и качества услуг. Сбор статистических данных, относящихся к ресурсам, сотрудникам, службам, выдаче книг, мероприятиям и т. д., обеспечивает информацию для планирования, демонстрирует подотчетность и помогает принимать обоснованные решения в области управления.

Перечисленные ниже основные показатели эффективности могут быть использованы для оценки и мониторинга хода выполнения задач, поставленных перед библиотекой.

Показатели, связанные с пользователями:

число книговыдач на душу населения;
общее число посещений библиотеки на душу населения;
доля записанных в библиотеку по сравнению с населением общины (процент охвата);
число выдачей на единицу фонда, то есть оборот ресурсов (обращаемость);
число выданных справок на душу населения;
число книговыдач за час работы;
число обращений к электронным службам и другим материалам в ином формате, помимо печатного.

Показатели, связанные с ресурсами:

общие размеры фонда на душу населения (книгообеспеченность);
число компьютерных терминалов / персональных компьютеров на душу населения;
число компьютеров для онлайнового доступа пользователей на душу населения.

Показатели, связанные с людскими ресурсами:

соотношение числа сотрудников на полной ставке и численности населения;
соотношение числа сотрудников-специалистов и численности населения;
соотношение числа сотрудников на полной ставке и числа пользователей.

Показатели, связанные с качеством:

обследования, показывающие, насколько пользователи удовлетворены библиотечными услугами;
удовлетворение запросов о предоставлении информации.

Показатели, связанные с расходами:

стандартные расходы на функционирование, услуги и мероприятия
расходы на персонал в разбивке по функциям, например, обработка книг, программы
общие расходы на душу населения, на читателя, на посещение, на услугу и т. д.

Сравнительные показатели:

статистические данные в сравнении с другими сопоставимыми библиотеками в общине, стране и за рубежом.

Помимо сбора и анализа статистических данных, касающихся затрат и результатов в области предоставления услуг, необходимо определение потребностей тех, кто не является пользователями библиотеки, путем проведения рыночных исследований, включая использование целевых групп и обследований общины.

Там, где надежная демографическая статистика отсутствует, разработка надежных показателей эффективности сопряжена с более серьезными трудностями. Здесь можно использовать оценочные данные общей численности населения, сопоставление расходов с числом пользователей и посетителей, а также сравнение с другими библиотеками, имеющими аналогичные характеристики.

6.10.4 Определение эффективности работы библиотеки

Определение эффективности работы публичных библиотек используется на протяжении ряда лет. Разработан ряд показателей, позволяющих определить затраты на библиотеки, то есть ресурсы, затрачиваемые на все или отдельные услуги, и их отдачу, то есть результаты осуществляемой деятельности. Например, создание службы, отвечающей на запросы пользователей, требует затрат на персонал, материалы, оборудование и площади. Отдача измеряется числом поступивших запросов, удовлетворенных запросов, уровнем использования ресурсов, а также уровнем участия других служб, например, службы бронирования. Полученные данные могут сопоставляться на ежегодной основе для отслеживания того, насколько повышается действенность предоставления услуг.

Национальное библиотечное управление Дании предоставляет публичным библиотекам страны базу данных, компьютерные программы и справочное руководство по определению эффективности работы. Это дает возможность всем публичным библиотекам Дании осуществлять сбор информации на основе единого подхода, что служит прекрасным средством для осуществления сопоставлений с другими библиотеками, а также позволяет сравнивать статистические данные с результатами более крупных обследований.

Система коллективного руководства публичными библиотеками разрабатывается в Чили. В ее основе лежит изучение социальной среды и общины и обеспечение процедур для разработки, планирования и проведения культурных мероприятий с участием местного населения, включая процедуры по наблюдению за ходом коллективного руководства и определению качества работы и влияния публичных библиотек на местную общину.

Компьютерные технологии упрощают задачу определения качества и позволяют разрабатывать и использовать в работе сложные модели деятельности библиотеки. Определение качества должно быть запланированным процессом, последовательно осуществляющимся на протяжении определенного времени. Более подробная информация относительно показателей эффективности работы библиотеки содержится в документе "ISO 11620: 1998 Information and Documentation. Library Performance Indicators".

Еще один способ получить представление об эффективности работы библиотеки заключается в том, чтобы сравнить ее основные затраты и их результаты с показателями других публичных библиотек аналогичного размера со схожими характеристиками. Такой метод носит название сопоставительного и используется в качестве полезного дополнения к внутренним процедурам определения качества.

6.11 Маркетинг и популяризация услуг

Руководители библиотек могут использовать методику маркетинга для понимания потребностей своих пользователей и для эффективного планирования путей их удовлетворения. Библиотека также должна рекламировать свои услуги среди общественности, с тем чтобы последняя знала о том, какие услуги она может получить для удовлетворения своих потребностей в библиотечной и информационной областях.

6.11.1 Политика маркетинга и популяризации услуг

Библиотека должна располагать документально оформленной политикой в области коммуникации, маркетинга и популяризации своих услуг для их эффективного распространения среди общественности. Эта политика должна включать стратегию маркетинга и коммуникации и методы оценки программ по популяризации услуг.

6.11.2 План маркетинга и популяризации услуг

Для успешного проведения в жизнь своей стратегии маркетинга библиотекой должен быть разработан комплексный план маркетинга и популяризации услуг на основе согласованной политики. Этот план может включать следующие элементы:

эффективное использование печатных и электронных средств информации и средств коммуникации;
выставки и экспозиции;
продуманная система указателей в стенах библиотеки и за ее пределами;
регулярная подготовка и публикация материалов и брошюр с информацией об имеющихся ресурсах;
кампании по распространению грамотности и навыков чтения;
организация кампаний по удовлетворению потребностей лиц с физическими и сенсорными недостатками;
книжные ярмарки;
библиотечные веб-сайты;
подключения к актуальным веб-сайтам и межсетевым интерфейсам;
группы друзей библиотеки;
празднование ежегодной "Недели библиотеки" и проведение других мероприятий коллективного рекламного характера;
празднование знаменательных событий и годовщин;
упоминание библиотеки в телефонных книгах и других местных справочниках;
мероприятия и кампании по сбору средств;
выступления перед общественностью и связь с группами, работающими в общине;
специальные публикации, выпускаемые библиотекой, например, посвященные ее истории, а также истории общины.

Этот перечень не является исчерпывающим и в зависимости от местных условий может включать в себя другие элементы.
6.11.3 Работа со средствами массовой информации

Сотрудники библиотеки должны проходить подготовку в области использования средств массовой информации в интересах популяризации библиотечных услуг, а также в области работы с запросами, поступающими от этих средств. Сотрудники должны иметь навыки подготовки статей для местной печати и пресс-релизов, а также знать методику выступлений и участия в интервью на радио и телевидении. Они также должны уметь заниматься популяризацией работы библиотеки и ее услуг через компьютерные и телекоммуникационные сети, включая разработку библиотечных веб-сайтов.

6.11.4 Поддержка со стороны общины

Руководители библиотек должны следить за тем, чтобы община понимала все значение услуг, оказываемых библиотекой, а муниципальные, региональные и национальные финансирующие органы полностью осознавали, какое важное место библиотека занимает в общине, и оказывали поддержку ее развитию.

6.11.5 Привлечение поддержки со стороны общины

Библиотеке необходима согласованная политика и стабильная программа привлечения поддержки со стороны общины. Это может включать следующие компоненты:

организация общества "Друзья библиотеки" для обеспечения сбора средств и общей поддержки;
работа с местными организациями в поддержку таких крупных инициатив, как строительство зданий и подготовка к предоставлению новых услуг;
установление контактов с различными общинными группами в целях развития отдельных фондов или расширения конкретных служб;
работа с группами, готовыми высказывать свое мнение в интересах библиотеки и оказываемых ею услуг;
участие сотрудников библиотеки в мероприятиях, направленных на углубление понимания всего комплекса и важного значения библиотечных услуг.

Поддержка со стороны общины также зависит от того, насколько библиотека на деле обеспечивает предоставление тех услуг, которые она обязывается предоставлять.
6.11.6 Отстаивание интересов библиотеки

Библиотеке необходима четко разработанная, утвержденная и документально оформленная политика, определяющая ее роль в деле привлечения общественной поддержки развитию ее служб.

Хорошо информированная общественность способна оказывать значительную поддержку публичной библиотеке и активно отстаивать ее интересы в общине. Если люди отзываются о библиотеке и ее услугах положительно, это оказывается одним из самых эффективных средств управления. Отстаивание интересов подразумевает взаимодействие с лицами, принимающими решения, ради достижения конкретных целей в том или ином вопросе законодательного, политического или финансового характера.
6.11.7 Работа с руководящими органами

Руководитель библиотеки должен не реже одного раза в год встречаться с основным руководящим и финансирующим органом библиотеки для совместного проведения обзора ее услуг, планов развития, достижений и проблем. Библиотекари должны использовать все возможности для того, чтобы привлекать представителей руководящего органа библиотеки к участию в заметных событиях в ее жизни, таких, как открытие новой библиотеки, начало работы новой службы, установление терминала для доступа к Интернету, открытие нового фонда или начало кампании по привлечению средств.

6.11.8 Участие в жизни общины

Одной из самых эффективных стратегий по популяризации является участие хорошо информированных сотрудников библиотеки и членов ее комитета или совета в мероприятиях общины. Можно привести следующие примеры:

выступления с обзорами книжных новинок и деятельности библиотеки на радио и телевидении;
работа в литературных и культурных кружках для детей и взрослых;
ведение постоянной рубрики в газете;
оказание поддержки организациям и кампаниям по распространению грамотности;
участие в мероприятиях местных организаций;
оказание помощи школьным инициативам;
участие в работе местных исторических и генеалогических обществ;
членство в той или иной организации, занимающейся предоставлением услуг, например, в "Ротари" (сеть почетных обществ предпринимателей);
поездки в местные организации с целью популяризации услуг, оказываемых библиотекой.

6.11.9 Оценка

Библиотека должна осуществлять регулярную оценку своей программы маркетинга и популяризации услуг и следить за тем, чтобы результаты оценки учитывались при планировании будущих программ.<< предыдущая страница