Система поддержки принятия решений в рамках иаис вуза: цели, архитектура, применение

Система поддержки принятия решений в рамках ИАИС вуза: цели, архитектура, применение

Р.Л. Смелянский, И.В. Терехов, М.В. Иевенко

ООО «РЕДЛАБ ЛТД», Москва

Успех решения основных задач, стоящих перед крупным вузом (управление портфелем программ и специальностей, обеспечение эффективного использования преподавательских кадров и материальных ресурсов, построение внутривузовской системы контроля качества, формирование приоритетов в деятельности вуза, планирование и мониторинг достижения стратегических целей), напрямую зависит от тех инструментов и возможностей, которые предоставляет информационная система вуза руководителям для получения своевременной и точной информации.

Данную функциональность в современных информационных системах обеспечивают технологии хранилищ данных и построенные на их основе системы поддержки принятия решений и аналитические приложения. В составе системы «Университет» модуль СППР включает блок формирования аналитической отчетности и блок стратегического управления, реализованные на базе платформы SAP Business Intelligence (SAP BI).

Блок стратегического управления в составе модуля СППР системы «Университет» позволяет реализовать весь спектр задач, связанных с процессом стратегического планирования и управления в вузе.

При использовании методологии BSC стратегические цели и приоритеты, которые выбирает вуз, формулируются в виде задач для подразделений. Этим достигается решение двух связанных между собой проблем. Во-первых, операционализация стратегических целей, когда сотрудники каждого подразделения понимают, какую роль возложенные на них функции и задачи играют в реализации стратегии вуза. Во-вторых, этот подход гарантирует, что задачи, определяемые для подразделений, не будут противоречить сформулированным стратегическим целям и приоритетам в развитии вуза.

Оперативные задачи для подразделений группируются по нескольким перспективам. Обычно используется четыре перспективы: финансы, потенциал вуза, клиентская и внутренние бизнес-процессы, но может быть использовано и другое количество перспектив. Группировка показателей по перспективам позволяет создать действительно сбалансированную систему оценок, которая будет состоять из финансовых и нефинансовых, результирующих и прогнозных, внутренних и внешних, краткосрочных и долгосрочных показателей.

Система позволяет определять математически не квалифицируемые причинно-следственные связи между отдельными задачами, что позволяет определять и визуализировать, какие последствия будет иметь любое из решений, принимаемых на оперативном уровне. В процессе использования системы данная модель может корректироваться путем добавления новых связей, детализации существующих и изменения или удаления тех связей, которые в силу преобразований, происходящих в вузе и внешней среде, утратили свою актуальность.

Для каждой из задач определяются ключевые показатели эффективности (KPI), являющиеся параметрами бизнес-процессов вуза и по значениям которых можно судить об успешности выполнения оперативных задач подразделениями. При определении KPI, которые будут использоваться в системе, важно выбрать те показатели, которые понятны и подконтрольны сотрудникам, отвечающим за их значения. Важным достоинством такого подхода является возможность определять плановые значения KPI, комплекс оперативных мероприятий, необходимых для достижения этих значений, и выделяемый бюджет. Таким образом, происходит интеграция процесса стратегического управления с процессами оперативного планирования и бюджетирования.

Плановые значения показателей, в соответствии с определенным регламентом, сравниваются с фактическими, получаемыми из информационной системы, и на основании отклонений руководство принимает решения, связанные как с внесением изменений в оперативные задачи для подразделений, так и с корректировкой приоритетов на тактическом и стратегическом уровнях. В любой момент времени пользователю доступен статус каждого из показателей (в соответствии с определенной шкалой: неудовлетворительно, удовлетворительно, хорошо и т. д.), его значение, ответственное подразделение и сотрудник. К данной системе может быть привязана система дополнительных выплат и вознаграждений персоналу вуза. Таким образом, процесс стратегического управления вузом становится непрерывным процессом, в который вовлечены руководители и сотрудники всех подразделений.

Хранение, обработка и анализ ключевых показателей результативности происходит в блоке формирования аналитической отчетности модуля СППР. Логическая структура хранения информации основана на многомерных моделях, которые содержат два типа данных:

показатели, предоставляющие количественную информацию по предметной области (количество студентов, преподавателей, сведения по выплатам и стипендиям, объём финансирования и т. д.);
признаки, определяющие основные направления анализа количественной информации (кафедры, учебные планы, специальности и т. д.), т. е. те ракурсы, в разрезе которых конечный пользователь сможет анализировать показатели.

Модуль СППР позволяет получать сводные аналитические отчеты, в которых одновременно представлена информация по различным аспектам деятельности вуза – кадровому и финансовому обеспечению, материально-техническому обеспечению, учебной и научной деятельности.

Внесение изменений в существующие аналитические отчеты и формирование новых аналитических отчетов в модуле СППР осуществляется без помощи технических специалистов за счет того, что структура хранения данных прозрачна для конечного пользователя, и при построении запросов используются метаданные (описание данных), а не технические термины.

В модуле СППР реализована система отчетов по особым ситуациям, которая служит для отбора и выделения объектов параметров процессов вуза, которые в определенном смысле не соответствуют норме или являются критическими. Результаты, которые выходят за пределы предварительно определенных пороговых значений (т. е. особые ситуации), выделяются в аналитических отчетах цветом. Тем самым обеспечивается немедленная визуализация результатов, отличающихся от ожидаемых.

У компании «РЕДЛАБ» имеется значительный опыт по разработке систем поддержки принятия решений на платформе SAP BI.

С использование данного инструмента в 2002–2003 годах были созданы следующие аналитические приложения по поддержке задач управления образовательной отраслью на федеральном уровне:

подсистема поддержки ЕГЭ в составе ИАИС, позволяющая осуществлять анализ результатов сдачи Единого государственного экзамена в разрезе единых отраслевых справочников и классификаторов;
аналитическая компонента в составе ИАИС, позволяющая формировать информационно-аналитические отчеты для руководства Минобразования.

Возможности информационной системы, реализованные с использованием технологий хранилищ данных и построенных на их основе аналитических приложений, отличают систему управления вузом от систем учета хозяйственных операций, оставляющих вне границ проекта вопросы, связанные с информационной поддержкой руководителей, и задачи стратегического планирования и управления.