страница 1
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие работы
|
Лекция подходы к автоматизации документооборота, варианты выбора платформы - страница №1/1
Лекция 4. ПОДХОДЫ К АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ВАРИАНТЫ ВЫБОРА ПЛАТФОРМЫ Вопросы:
1. Проблемы автоматизации документооборота
Проблемы автоматизации документооборота
Необходима проактивность* системы *Примечание: Проактивность - ориентирование на задачи пользователя, а не на свойства продукта: система не общается с пользователем в терминах технических характеристик - предполагается, что пользователь их не знает, и знать не обязан. Система описывает сценарии использования, и выясняет у пользователя, какой из сценариев ему близок более других. Например, помогая с выбором автомобиля система не должна спрашивать, нужен ли пользователю полный привод, но должна спросить, будет ли автомобиль эксплуатироваться на плохих дорогах.
- Файл - Изображение - Подшивка - Версии блокировки, полнотекстовый поиск - Учетная карточка - Композит из набора справочной информации + Процесс обработки + Интеграция с системой построения отчетов +Импорт/экспорт (XML)
- Документ и справочник по-разному используются в различных приложениях Рынок приложений автоматизации документооборота 2. 9 единств корпоративной СЭД Прежде всего, мы выделим некоторые определения термина СЭД, которые естественным образом вытекают из предыдущего обсуждения. Нужно отметить, что данные определения пока не являются общепризнанными, но нам они представляются разумными и достаточно естественными, и, самое главное, они позволяют нам двигаться дальше в наших рассуждениях и не противоречат сложившейся практике использования понятия СЭД. Итак, на наш взгляд можно выделить следующие определения:
Нужно отметить, что последнее из данных нами определений очень близко определению ECM компании Gartner. В контексте данных выше определений терминов СЭД, по крайней мере в нашем понимании, базирующемся на опыте реальных внедрений, практически идентичен пришедшему с Запада термину ECM (Enterprise Content Management). В этом контексте можно воспринимать русскоязычный термин СЭД как полный эквивалент англоязычному термину ECM. Определения, данные выше, создают достаточно хорошую предпосылку для создания модели СЭД в компании, а также возможность анализа использования различных видов программного обеспечения для реализации отдельных компонентов инфраструктуры СЭД и конкретных приложений на ее базе. СЭД - I
СЭД - II
СЭД - III
9 принципов интеграции:
ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНЕНИЕ
- Файлы - Метаданные - Полнотекстовые индексы
- Структурированная информация - Справочная информация - Каталог
- В локальной сети - В Extranet/Internet
ОБЩИЕ СРЕДСТВА НАВИГАЦИИ И ДОСТУПА К ДАННЫМ
- Outlook/Lotus - Портал/Microsoft Share Point Portal - Widget - ……
ОБЩАЯ СТРУКТУРА СПРАВОЧНИКОВ
Важная предпосылка создания системы управления знаниями ОБЩИЕ СРЕДСТВА ПОИСКА
- Полнотекстовый - Аирибутивный - Поиск по классификаторам
Первый шаг к системе управления знаниями ЕДИНЫЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ ЖИЗНЕННЫМ ЦИКЛОМ И МАРШРУТИЗАЦИЕЙ
ЕДИНАЯ ИНФРАСТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ И АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ПРИЛОЖЕНИЙ
Снижение ТСО ЕДИНЫЕ СРЕДСТВА РАЗРАБОТКИ (НАСТРОЙКИ) ПРИЛОЖЕНИЙ
ОБЩИЕ ИНСТРУМЕНТЫ ВСТРАИВАНИЯ
Требования к СЭД
СЭД – это общая инфраструктура для создания интегрированного комплекса приложений по автоматизации процессов обработки документов, реализуемых на базе 9 принципов интеграции … и набор приложений реализованных на ее базе 3. Варианты реализации СЭД Варианты внедрения СЭД
Интеграция приложений
ПЛЮСЫ: - Наличие рынка готовых решений - Использование технологий, закрепленных в продуктах - Наиболее низкая стоимость на одно приложение на начальных этапах - Возможно использование приложений реализованных в различных моделях и на базе различных платформ. МИНУСЫ: - Реализация 9 принципов - Необходимы реинжиниринг и модификация процессов - Ограниченное предложение готовых решений в текущих условиях - Проблемы интеграции SaaS решений**. **Примечание: SaaS (англ. software as a service - программное обеспечение как услуга). SaaS решение - модель использования бизнес-приложений в качестве интернет-сервисов. SaaS приложения работают на сервере SaaS-провайдера, а пользователи получают к ним доступ через интернет-браузер. Пользователь не покупает SaaS-приложение, а арендует его - платит за его использование некоторую сумму в месяц. Таким образом достигается экономический эффект, который считается одним из главных преимуществ SaaS. SaaS провайдер заботится о работоспособности приложения, осуществляет техническую поддержку пользователей, самостоятельно устанавливает обновления. Таким образом, пользователь меньше думает о технической стороне вопроса, а сосредотачивается на своих бизнес-целях.
ПЛЮСЫ: - Утилизация текущей инфраструктуры - Привычный интерфейс, упрощенное внедрение - Возможность интеграции уже автоматизированных бизнес-процессов - Возможность частичной интеграции приложения - Относительно высокая стоимость на одно приложение на начальных этапах. МИНУСЫ: - Более высокие риски - Более высокая стоимость - 9 принципов интеграции решаются отчасти Создание платформы СЭД
ПЛЮСЫ: - Учет перспективных и неявных задач - Решение проблемы «9 единств» - Богатые потенции системы - Снижение удельной стоимости решения по мере развития системы - Наличие готовых интегрируемых приложений, на базе внедренной платформы. МИНУСЫ: - Методические сложности при выборе базы интеграции - Стоимость базового ПО - Сложности и риски первого шага. Интеграции приложений
Разработка на базе имеющейся платформы
Создание платформы СЭД
- Управление знаниями - Процессное управление 4. Модель идеальной СЭД Идеальная инфраструктура будет реализовать весь набор функциональности, которая потребуется нам для создания на ее базе самых разнообразных приложений СЭД, кратко рассмотренных нами ранее, причем она же будет обеспечивать и все необходимые уровни интеграции этих приложений в единый комплекс, а также обеспечит нам оптимизацию стоимости владения в условиях развития системы. Конечно, ни одна система, которую мы можем приобрести на рынке, после инсталляции не обеспечит нам соответствия всем описанным далее требованиям, однако мы по мере возможности и достаточно кратко будем иллюстрировать то, как та или иная подсистема реализует соответствующую группу требований. Итак несколько замечаний по поводу “идеальности” рассматриваемой платформы СЭД:
При формировании модели инфраструктуры СЭД мы выделили следующие функциональные подсистемы:
В отдельный блок мы также выделили системные требования к инфраструктуре СЭД, к которым отнесли:
Получившаяся модель оценки функциональности СЭД уже довольно давно эксплуатируется при рассмотрении сравнения функций различных видов ПО в нашей предметной области. В нашей интерпретации “роза ветров” идеальной инфраструктуры СЭД будет выглядеть следующим образом (см. рис. 1). Естественно, на практике любая реальная система будет обеспечивать неравномерное соответствие идеальному объему по разным группам функций. То есть схема ее соответствия идеальной модели будет выглядеть примерно так, как это выглядит на рис. 2. Конечно, профили реальных систем для построения СЭД, которые нам предлагает рынок, будут существенно различаться. Зависеть это будет, безусловно, и от стоимости, и, соответственно, от функциональной мощности системы, от ее класса, истории создания системы и степени ее “современности”. В наши задачи не входит построение профиля для конкретных систем. Это было бы слишком громоздко для выбранного нами формата обсуждения, и вряд ли мы в состоянии сделать это достаточно объективно, так как порой отсутствует возможность ознакомиться даже с подробной документацией на систему и ее рабочей демоверсией, без ее приобретения. Да, наверное, данная задача и не должна решаться одним из производителей, представляющих на рынке собственную систему данного класса, но предложенная нами модель и дальнейшее описание функций, как нам представляется, позволят получить некоторый общий базис для сравнения довольно сложно сравниваемых между собой классов ПО, а также определенную методологическую базу для выбора той или иной системы либо их комплекса для решения задачи развертывания в организации инфраструктуры СЭД. 5. Факторы, влияющие на выбор базового ПО платформы СЭД Прежде чем перейти к рассмотрению функциональных подсистем, мы, забегая вперед, опишем варианты ПО, на базе которого создаются современные инфраструктуры СЭД в отечественных организациях. Данные сведения мы приводим, исходя из практического опыта, анализа различных источников информации и обсуждений предмета с коллегами по отрасли. В качестве основы развертывания инфраструктуры СЭД в современных условиях используются:
Последние два типа внедрений обладают огромным разнообразием, так что в качестве примеров, иллюстрирующих реализацию конкретных функций, в дальнейших статьях мы ограничимся их реализацией в первых четырех типах внедрений. Варианты выбора программной платформы
Западная ECM
***Примечание: CMS (англ. Content Management System – система управления контентом), обычно подразумевая Web систему управления контентом (сокр.от англ.WCM system - Web Content Management system). Контент – это содержимое Web-сайта: текст, изображения, ссылки, видео и т.д. WCM – это CMS, созданная для упрощения публикации Web-контента на Web-сайт, обычно позволяющая владельцам и сотрудникам сайта управлять контентом сайта (создавать, редактировать, удалять) без технических знаний любых языков программирования, таких как HTML/XHTML, CSS, JavaScript, а так же закачки файлов на сервер (например при помощи FTP). WCM так же могут предоставлять стандартные сервисы: контроль доступа, использование ролей, система поиска по сайту и т.д. Российска СЭД
Lotus Notes
SharePoint
Выводы: Условности идеальной системы:
Функции платформы СЭД:
Идеальная система Кастомизация (customization) – пользователь может самостоятельно настраивать внешний вид и свойства его окружения (менять дизайн сайта, выбирать необходимый контент и сервисы). Персонализация (personalization) –настройка контента предоставляемого пользователю в зависимости от профайла и его настроек, персонализация часто основана на роли пользователя, его работе и выполняемых функциях. Источник: |
|