Лекция подходы к автоматизации документооборота, варианты выбора платформы - umotnas.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Техническое задание на внедрение комплекса программных средств системы... 1 345.71kb.
Система электронного документооборота lotus domino & notes вопросы 1 140.83kb.
Диаграммы потоков данных 1 106.17kb.
Регламент электронного документооборота Примерный Регламент электронного... 3 379.31kb.
Отчет о деятельности технологической платформы 1 158.66kb.
Москва, Зеленоград, ниифп 1 93.94kb.
Тема №8 Подходы к автоматизации деятельности предприятия 1 260.11kb.
Дипломный руководитель Леохин Ю. Л. Москва 2007 г. Содержание 2 анализ... 1 189.16kb.
Лекция 1 курса «Методы автоматизации тестирования» 1 139.22kb.
Архитектура серверной части системы документооборота. Е. Л. 1 249kb.
Методические рекомендации по разделению видов деятельности субъектами... 8 1836.71kb.
Управление требованиями к автоматизированной информационной системе... 1 272.26kb.
Викторина для любознательных: «Занимательная биология» 1 9.92kb.

Лекция подходы к автоматизации документооборота, варианты выбора платформы - страница №1/1

Лекция 4.

ПОДХОДЫ К АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ВАРИАНТЫ ВЫБОРА ПЛАТФОРМЫ

Вопросы:


  • Проблемы автоматизации документооборота.

  • 9 единств корпоративной СЭД.

  • Варианты реализации СЭД, сравнение вариантов реализации.

  • Модель идеальной СЭД.

  • Факторы, влияющие на выбор базовой платформы.

1. Проблемы автоматизации документооборота

  • Множество функциональных потребителей

  • Неоднозначность выбора базовой платформы

  • Сложный объект автоматизации и комплексность используемых технологий

  • Множество различных задач (классов задач)

Проблемы автоматизации документооборота

  • Тотальность – все сотрудники компании

  • Непрерывная модификация

  • Апериодичность использования

  • Отсутствие единых стандартов в автоматизации

  • Необходимость последовательной автоматизации

  • Множество подходов к автоматизации системы документооборота

Необходима проактивность* системы

*Примечание:

Проактивность - ориентирование на задачи пользователя, а не на свойства продукта: система не общается с пользователем в терминах технических характеристик - предполагается, что пользователь их не знает, и знать не обязан. Система описывает сценарии использования, и выясняет у пользователя, какой из сценариев ему близок более других. Например, помогая с выбором автомобиля система не должна спрашивать, нужен ли пользователю полный привод, но должна спросить, будет ли автомобиль эксплуатироваться на плохих дорогах.



Сложный объект автоматизации


  • Базовый объект «документ» меняет смысл

- Файл

- Изображение

- Подшивка

- Версии блокировки, полнотекстовый поиск

- Учетная карточка

- Композит из набора справочной информации

+ Процесс обработки

+ Интеграция с системой построения отчетов

+Импорт/экспорт (XML)


  • Контекстная природа документа и справочника

- Документ и справочник по-разному используются в различных приложениях

Рынок приложений автоматизации документооборота



2. 9 единств корпоративной СЭД

Прежде всего, мы выделим некоторые определения термина СЭД, которые естественным образом вытекают из предыдущего обсуждения. Нужно отметить, что данные определения пока не являются общепризнанными, но нам они представляются разумными и достаточно естественными, и, самое главное, они позволяют нам двигаться дальше в наших рассуждениях и не противоречат сложившейся практике использования понятия СЭД. Итак, на наш взгляд можно выделить следующие определения:



  • Платформа СЭД — инфраструктура и техническая архитектура для реализации приложений СЭД, обеспечивающая их независимое использование, интеграцию, упрощение создания и сопровождение.

  • Приложение СЭД — программный комплекс, автоматизирующий отдельный процесс обработки документов в рамках СЭД, логически выделяемый относительно других задач обработки документов в компании.

  • СЭД (корпоративная СЭД) — набор интегрированных приложений, автоматизирующих процессы обработки документов в компании. Приложения, реализованные в рамках СЭД, могут модифицироваться, их набор может расширяться.

Нужно отметить, что последнее из данных нами определений очень близко определению ECM компании Gartner. В контексте данных выше определений терминов СЭД, по крайней мере в нашем понимании, базирующемся на опыте реальных внедрений, практически идентичен пришедшему с Запада термину ECM (Enterprise Content Management). В этом контексте можно воспринимать русскоязычный термин СЭД как полный эквивалент англоязычному термину ECM. Определения, данные выше, создают достаточно хорошую предпосылку для создания модели СЭД в компании, а также возможность анализа использования различных видов программного обеспечения для реализации отдельных компонентов инфраструктуры СЭД и конкретных приложений на ее базе.

СЭД - I

  • Инфраструктура и техническая архитектура для поддержки общих механизмов поддержки жизненного цикла управления документами в компании

СЭД - II

  • Один из типов программных продуктов, которые могут использоваться для реализации данной архитектуры

СЭД - III

  • Комплекс интегрированных приложений, автоматизирующих конкретные бизнес-процессы управления документами конкретной компании.


9 принципов интеграции:

  • Единые механизмы хранения

  • Единые механизмы разграничения прав доступа

  • Общие средства навигации и доступа к данным, к организации рабочего пространства пользователя

  • Общая структура справочников

  • Общие средства поиска

  • Единые средства управления жизненным циклом и маршрутизацией

  • Единая инфраструктура управления и администрирования приложений

  • Единые средства разработки (настройки) приложений

  • Единые инструменты встраивания

ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНЕНИЕ

  • Централизованный электронный архив документов

- Файлы

- Метаданные

- Полнотекстовые индексы


  • Хранение данных приложений

- Структурированная информация

- Справочная информация

- Каталог

Проблема обеспечения целостности данных
ЕДИНЫЕ МЕХАНИЗМЫ БЕЗОПАСНОСТИ


  • Общий список пользователей

  • Интегрированная секретность

  • Общая аутентификация

- В локальной сети

- В Extranet/Internet



  • Унифицированный интерфейс управления правами

ОБЩИЕ СРЕДСТВА НАВИГАЦИИ И ДОСТУПА К ДАННЫМ

  • Общая навигация по дереву папок приложений (или другой способ реализации)

  • Использование стандартного рабочего пространства пользователя

- Outlook/Lotus

- Портал/Microsoft Share Point Portal

- Widget

- ……


  • Агрегированные представления данных

ОБЩАЯ СТРУКТУРА СПРАВОЧНИКОВ

  • Данные лежат в одном месте и не дублируются

  • Единая база контрагентов, номенклатура дел и пр.

  • Источник для поиска и структурирования информации в системе

  • Снижение стоимости сопровождения справочной информации

Важная предпосылка создания системы управления знаниями

ОБЩИЕ СРЕДСТВА ПОИСКА



  • Можно искать данные во всей системе

  • Интеграция с системой разграничения прав

  • Интегрированные запросы

- Полнотекстовый

- Аирибутивный

- Поиск по классификаторам


  • Шаблоны поиска

Первый шаг к системе управления знаниями
ЕДИНЫЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ ЖИЗНЕННЫМ ЦИКЛОМ И МАРШРУТИЗАЦИЕЙ

  • Общая очередь заданий

  • Общий интерфейс доступа к заданиям

  • Анализ загрузки персонала

  • Наблюдаемость процессов

  • Возможность накопления метрик процессов и оптимизация процессов

  • Организация схем распределенной обработки информации, включение клиентов в бизнес-процесс

ЕДИНАЯ ИНФРАСТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ И АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ПРИЛОЖЕНИЙ

  • Упрощение ведения пользователей

  • Единый Backup-Restore (резервное копирование и автономное восстановление)

  • Общие журналы, анализ работы, поиск неисправностей

  • Упрощение конфигурирования приложений

Снижение ТСО
ЕДИНЫЕ СРЕДСТВА РАЗРАБОТКИ (НАСТРОЙКИ) ПРИЛОЖЕНИЙ

  • Возможность экономии при расширении функциональности

  • Однократное обучение

  • Предсказуемость развития системы

  • Повторное использование наработок

ОБЩИЕ ИНСТРУМЕНТЫ ВСТРАИВАНИЯ

  • Простота построения комплексных приложений

  • Возможность построения распределенных решений

  • Возможности использования отдельных функций приложений документооборота в других приложениях

  • Функции хранения файлов

  • Функции маршрутизации

  • Доступ к справочной информации

Требования к СЭД

  • Единые механизмы хранения

  • Единые механизмы разграничения прав доступа

  • Общие средства навигации и доступа к данным, к организации рабочего пространства пользователя

  • Общая структура справочников

  • Общие средства поиска

  • Единые средства управления жизненным циклом и маршрутизацией

  • Единая инфраструктура управления и администрирования приложений

  • Единые средства разработки (настройки) приложений

  • Единые инструменты интеграции

СЭД – это общая инфраструктура для создания интегрированного комплекса приложений по автоматизации процессов обработки документов, реализуемых на базе 9 принципов интеграции …

и набор приложений реализованных на ее базе

3. Варианты реализации СЭД

Варианты внедрения СЭД

  • Интеграции приложений

  • Разработка на базе имеющейся СЭД

  • Создание платформы СЭД

Интеграция приложений

  • Покупка готового приложения на рынке

  • Расширение набора приложений

  • Создание СЭД из ограниченного набора законченных решений путем их интеграции

ПЛЮСЫ:

- Наличие рынка готовых решений

- Использование технологий, закрепленных в продуктах

- Наиболее низкая стоимость на одно приложение на начальных этапах

- Возможно использование приложений реализованных в различных моделях и на базе различных платформ.

МИНУСЫ:


- Реализация 9 принципов

- Необходимы реинжиниринг и модификация процессов

- Ограниченное предложение готовых решений в текущих условиях

- Проблемы интеграции SaaS решений**.

**Примечание:

SaaS (англ. software as a service - программное обеспечение как услуга).

SaaS решение - модель использования бизнес-приложений в качестве интернет-сервисов. SaaS приложения работают на сервере SaaS-провайдера, а пользователи получают к ним доступ через интернет-браузер. Пользователь не покупает SaaS-приложение, а арендует его - платит за его использование некоторую сумму в месяц. Таким образом достигается экономический эффект, который считается одним из главных преимуществ SaaS. SaaS провайдер заботится о работоспособности приложения, осуществляет техническую поддержку пользователей, самостоятельно устанавливает обновления. Таким образом, пользователь меньше думает о технической стороне вопроса, а сосредотачивается на своих бизнес-целях. 
Разработка на базе имеющейся СЭД


  • При наличии единой базовой платформы ПО (напр. ERP)

  • Разработка недостающих решений путем доработки заказных решений или интеграции готовых продуктов

ПЛЮСЫ:

- Утилизация текущей инфраструктуры

- Привычный интерфейс, упрощенное внедрение

- Возможность интеграции уже автоматизированных бизнес-процессов

- Возможность частичной интеграции приложения

- Относительно высокая стоимость на одно приложение на начальных этапах.

МИНУСЫ:

- Более высокие риски



- Более высокая стоимость

- 9 принципов интеграции решаются отчасти



Создание платформы СЭД

  • Реализация инфраструктуры СЭД (9 принципов)

  • На базе внедрения пилотного приложения

  • Постепенное наращивание номенклатуры приложений

ПЛЮСЫ:

- Учет перспективных и неявных задач

- Решение проблемы «9 единств»

- Богатые потенции системы

- Снижение удельной стоимости решения по мере развития системы

- Наличие готовых интегрируемых приложений, на базе внедренной платформы.

МИНУСЫ:

- Методические сложности при выборе базы интеграции



- Стоимость базового ПО

- Сложности и риски первого шага.



Интеграции приложений

  • Ограниченное количество задач

  • Ограниченные сроки

  • Типовые бизнес процессы


Разработка на базе имеющейся платформы

  • Основные бизнес процессы автоматизированы на базе внедренной платформы

  • Расширяемость, гибкость платформы

  • Наличие разработчиков в штате

  • Ограниченное количество процессов за границами базовой деятельности


Создание платформы СЭД

  • Большое количество задач

  • Необходимость модификации процессов

  • Перспективы

- Управление знаниями

- Процессное управление



4. Модель идеальной СЭД

Идеальная инфраструктура будет реализовать весь набор функциональности, которая потребуется нам для создания на ее базе самых разнообразных приложений СЭД, кратко рассмотренных нами ранее, причем она же будет обеспечивать и все необходимые уровни интеграции этих приложений в единый комплекс, а также обеспечит нам оптимизацию стоимости владения в условиях развития системы. Конечно, ни одна система, которую мы можем приобрести на рынке, после инсталляции не обеспечит нам соответствия всем описанным далее требованиям, однако мы по мере возможности и достаточно кратко будем иллюстрировать то, как та или иная подсистема реализует соответствующую группу требований.

Итак несколько замечаний по поводу “идеальности” рассматриваемой платформы СЭД:


  • идеальная платформа реализуется как набор относительно независимых, но хорошо интегрируемых сервисов и подсистем в полном соответствии с идеологией сервисно-ориентированной архитектуры. На практике при реализации СЭД на базе реального набора конкретного ПО такое разделение не всегда будет соответствовать архитектуре конкретной системы;

  • наша идеальная платформа СЭД реализует полный набор функций соответствующих подсистем. На практике ни одна из представленных на рынке систем не обеспечивает поддержку всех перечисленных в обзоре функций. Так что при внедрении реальной системы нам надо быть готовыми к ограничениям функции нашей реальной инфраструктуры, относительно идеальной, либо вкладывать средства, порой достаточно значительные, в ее доработку для компенсации этих ограничений;

  • при рассмотрении функциональности платформы СЭД в ближайших статьях мы не будем рассматривать факторы, формирующие стоимость владения реальным комплексом приложений, создаваемых на его базе.

При формировании модели инфраструктуры СЭД мы выделили следующие функциональные подсистемы:

  • подсистема электронного архива документов;

  • подсистема картотеки или учета документов, в которой реализуется основная бизнес-логика правил учета документов;

  • средства маршрутизации документов и автоматизации контроля их исполнения;

  • средства автоматизации бизнес-процессов обработки документов;

  • подсистема навигации, классификации, поиска и управления знаниями;

  • средства поддержки управление записями;

  • подсистема безопасности.

В отдельный блок мы также выделили системные требования к инфраструктуре СЭД, к которым отнесли:

  • средства обеспечения масштабируемости системы;

  • средства интеграции СЭД c другими компонентами информационной системы организации;

  • средства для расширения функциональности и кастомизации приложений, созданных на ее базе.

Получившаяся модель оценки функциональности СЭД уже довольно давно эксплуатируется при рассмотрении сравнения функций различных видов ПО в нашей предметной области. В нашей интерпретации “роза ветров” идеальной инфраструктуры СЭД будет выглядеть следующим образом (см. рис. 1). Естественно, на практике любая реальная система будет обеспечивать неравномерное соответствие идеальному объему по разным группам функций.

То есть схема ее соответствия идеальной модели будет выглядеть примерно так, как это выглядит на рис. 2. Конечно, профили реальных систем для построения СЭД, которые нам предлагает рынок, будут существенно различаться. Зависеть это будет, безусловно, и от стоимости, и, соответственно, от функциональной мощности системы, от ее класса, истории создания системы и степени ее “современности”. В наши задачи не входит построение профиля для конкретных систем. Это было бы слишком громоздко для выбранного нами формата обсуждения, и вряд ли мы в состоянии сделать это достаточно объективно, так как порой отсутствует возможность ознакомиться даже с подробной документацией на систему и ее рабочей демоверсией, без ее приобретения. Да, наверное, данная задача и не должна решаться одним из производителей, представляющих на рынке собственную систему данного класса, но предложенная нами модель и дальнейшее описание функций, как нам представляется, позволят получить некоторый общий базис для сравнения довольно сложно сравниваемых между собой классов ПО, а также определенную методологическую базу для выбора той или иной системы либо их комплекса для решения задачи развертывания в организации инфраструктуры СЭД.



5. Факторы, влияющие на выбор базового ПО платформы СЭД

Прежде чем перейти к рассмотрению функциональных подсистем, мы, забегая вперед, опишем варианты ПО, на базе которого создаются современные инфраструктуры СЭД в отечественных организациях. Данные сведения мы приводим, исходя из практического опыта, анализа различных источников информации и обсуждений предмета с коллегами по отрасли. В качестве основы развертывания инфраструктуры СЭД в современных условиях используются:



  • западные ECM — системы данного класса концентрируются на задачах развертывания базовой инфраструктуры СЭД и единого электронного архива компании, а также на решении прикладных задач , традиционных для западного рынка автоматизации документооборота;

  • отечественные СЭД - ПО данного класса представлено достаточно разнообразными системами как по сложности и стоимости, так и по архитектуре реализации. Объединяют их, как мы и отмечали ранее, более глубокая ориентация на конкретные прикладные задачи, возникающие в отечественных компаниях в области автоматизации процессов обработки документов, и наличие готовых прикладных решений на их базе;

  • IBM Lotus Notes - универсальная среда внутри- и кросс-организационного взаимодействия и разработки различных приложений. На базе этой системы отечественные разработчики создали несколько готовых прикладных решений (приложений СЭД), предназначенных, в частности, для решения задач с отечественной спецификой;

  • Microsoft SharePoint - данная система интегрирует в своем составе как значительную функциональность ECM-систем, так и функциональность, предназначенную для организации корпоративного портала и средств создания внутрикорпоративной среды универсальных взаимодействий (то, что принято называть Enterprise 2.0). Также Microsoft SharePoint рассматривается как среда разработки широкой номенклатуры разнообразных решений;

  • другие платформы (например, ERP) - нам также известны примеры использования в качестве базы для создания платформы СЭД платформ, изначально не ориентированных на решение задач документооборота. Такое решение, как правило, принимают организации, где задачи обработки документов занимают несущественное место по сравнению с задачами, погруженными в данную платформу, и где основные средства интеграции приложений в корпоративной ИС реализуются средствами этой платформы;

  • In-House-разработка — до сих пор существуют компании, в которых разработка базовой платформы автоматизации, включая, в частности, и задачи обработки документов, ведется собственными средствами. При этом данный путь для этих компаний позволяет сохранить приемлемую стоимость владения за счет накопленной в системе уже разработанной за долгие годы функциональности и использовать опыт персонала в ее использовании и развитии.

Последние два типа внедрений обладают огромным разнообразием, так что в качестве примеров, иллюстрирующих реализацию конкретных функций, в дальнейших статьях мы ограничимся их реализацией в первых четырех типах внедрений.

Варианты выбора программной платформы

  • Западная ECM

  • Российска СЭД

  • Lotus Notes

  • SharePoint


Западная ECM

  • Необходимость создания единой инфраструктуры архива

  • Большой объем данных, масштабируемое хранилище

  • Интеграция с ERP

  • Интегрированный WCM***, Mail Mangement

  • Отсутствие встроенного ДОУ

***Примечание: CMS (англ. Content Management System – система управления контентом), обычно подразумевая Web систему управления контентом (сокр.от англ.WCM system - Web Content Management system).

Контент – это содержимое Web-сайта: текст, изображения, ссылки, видео и т.д.

WCM – это CMS, созданная для упрощения публикации Web-контента на Web-сайт, обычно позволяющая владельцам и сотрудникам сайта управлять контентом сайта (создавать, редактировать, удалять) без технических знаний любых языков программирования, таких как HTML/XHTML, CSS, JavaScript, а так же закачки файлов на сервер (например при помощи FTP).

WCM так же могут предоставлять стандартные сервисы: контроль доступа, использование ролей, система поиска по сайту и т.д.


Российска СЭД

  • Первоочередные задачи ДОУ

  • Набор готовых к употреблению модулей

  • Более быстрые результаты первой стадии

  • Обычно моноплатформенные.


Lotus Notes

  • Ориентация на IBM инфраструктуру

  • Интегрированная почта и планировщик

  • Имеются готовые решения по ДОУ

  • Специфическая среда разработки


SharePoint

  • Портал и Groupware (англ. group (группа) + англ. ware (изделия) - программное обеспечение для совместной работы группы людей. Обеспечивает взаимодействие между людьми, совместно работающими над одной проблемой).

  • Готовое ECM масштаба рабочих групп

  • Недорогое решение для организации интегрированного интерфейса доступа

  • + дополняющие продукты для реализации ДОУ и сложного документооборота.


Выводы:

Условности идеальной системы:

  • Реализует все возможные функции

  • Разделение подсистем условно

  • Не учитывается фактор стоимости владения.


Функции платформы СЭД:

  • Базовые функции

  • Архив документов

  • Картотека и учет

  • Маршрутизация документов и контроль исполнения документов

  • Организация бизнес-процессов

  • Навигация, поиски управления знаниями

  • Управление записями

  • Безопасность

  • Системные требования

  • Масштабируемость

  • Открытость, возможность расширения

  • Средства интеграции.


Идеальная система



Кастомизация (customization) – пользователь может самостоятельно настраивать внешний вид и свойства его окружения (менять дизайн сайта, выбирать необходимый контент и сервисы).



Персонализация (personalization) –настройка контента предоставляемого пользователю в зависимости от профайла и его настроек, персонализация часто основана на роли пользователя, его работе и выполняемых функциях.

Источник: