Тема № Управление бизнес-процессами бюджетной организации - umotnas.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Управление проектами программных средств в системе – cmmi. Cmm, cmmi... 1 65.88kb.
Встроенное приложение «Управление документами» Конструкторы 1 74.61kb.
Внедрение методик статистического управления процессами и анализа... 1 100.79kb.
Моделирование бизнес-процессов предприятий машиностроения 1 98.74kb.
Бизнес-инжиниринг и управление в коммерческом банке Практическое... 1 32.6kb.
Управление процессами модернизации в системе высшего образования... 1 330.75kb.
Программа дисциплины Управление данными для направления 080500. 8 1436.15kb.
Алгоритмизация систем диагностики состояния элементов конструкций... 1 313.97kb.
Курс лекций по дисциплине «корпоративное управление» тема введение... 4 1120.82kb.
Программа секционного заседания 1 18.28kb.
Компонент «Управление основными данными» возможности и функции Компонент... 1 28.61kb.
О выборе методологии построения информационных моделей контрольно-пропускных... 1 90.42kb.
Викторина для любознательных: «Занимательная биология» 1 9.92kb.

Тема № Управление бизнес-процессами бюджетной организации - страница №1/1


А. В. Кукарцев. Логистика и управление бизнес-процессами в бюджетных организациях.

Тема № 4. Управление бизнес-процессами бюджетной организации.



Тема № 4. Управление бизнес-процессами бюджетной организации.


  1. Инструменты моделирования бизнес-процессов.

  2. Проблемы перехода к процессному управлению бюджетной организацией.

  3. Практическое задание: «Моделирование бизнес-процессов бюджетной организации».




  1. Инструменты моделирования бизнес-процессов

В настоящее время существует достаточно большое количество разнообразных нотаций и инструментов для моделирования бизнес-процессов. Предлагаемое разработчику бизнес-процессов многообразие нотаций и инструментов, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки, ставит его перед проблемой выбора эффективного их сочетания исходя из целей проекта. В процессном подходе к управлению организацией для моделирования бизнес-процессов принято использовать графические схемы, с помощью которых отражается структура бизнес-процессов организации. Такие графические схемы называют нотациями.

Среди всего многообразия нотаций наиболее часто и эффективно применяются DFD и SADT. DFD (Data Flow Diagrams) – это диаграммы потоков данных совместно со словарями данных и спецификациями процессов (миниспецификациями). Также, для решения специальных задач, используются следующие модификации нотации DFD: ERD (Entry-Relationship Diagrams) – диаграммы «сущность-связь» и STD (State Transition Diagrams) – диаграммы переходов состояний.

Семейство нотаций IDEF, основанной на SADT, является государственным стандартом в США. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными. В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты: IDEF0, IDEF1Х, IDEF1, IDEF3, IDEF4 и IDEF5.

Для моделирования системы бизнес-процессов, их взаимосвязей и характеристик, а также возможности интеграции данных в программные продукты, позволяющие создавать имитационные модели, применяются два основных стандарта: IDEF0 и IDEF3.

Для автоматизации работ по моделированию бизнес-процессов на основе нотаций используются соответствующие программные средства - инструменты. Инструмент ARIS Toolset и его дополнительные компоненты (BSC, ABC, Simulation и Web Publisher) позволяют моделировать бизнес-процессы с помощью нотаций IDEF3 и eEPС в масштабах всей организации, включая взаимодействия с поставщиками и клиентами. ARIS Toolset предоставляет возможность проводить оценки стоимости выполнения бизнес-процессов, моделировать их работу и принимать решения в части управления ими. ARIS Toolset предназначен для выполнения проектов по реинжинирингу и совершенствованию бизнес-процессов. Он позволяет документировать бизнес-процессы, проводить их анализ и дальнейшую оптимизацию.

Следующий инструмент, BPWin, используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов, поддерживая нотации IDEF0, IDEF3, DFD. Модель, созданная средствами BPWin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур.

Каждый из этих инструментов имеет свои преимущества и недостатки. Функциональные возможности инструментов ARIS Toolset и BPWin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач.

Для более глубокого анализа бизнес-процессов во времени следует использовать инструменты имитационного моделирования. Имитационное моделирование – это метод, позволяющий строить модели, учитывающие время выполнения функций.

Одним из наиболее эффективных инструментов имитационного моделирования является система ARENA, позволяющая строить имитационные модели, проигрывать их и анализировать результаты такого проигрывания. Система Arena способна создавать имитационные модели, автоматически анимировать блок-схемы, интегрировать данные и настраивать модели, просматривать результаты и принимать решения. Имитационная модель включает следующие основные элементы: источники и стоки (Create и Dispose), процессы (Process) и очереди (Queue). Процессы - это аналог работ в функциональной модели. В имитационной модели может быть задана производительность процессов.

Создавать имитационные модели без предварительного анализа бизнес-процессов не всегда представляется возможным. Действительно, не поняв сути бизнес-процессов предприятия бессмысленно пытаться оптимизировать конкретные технологические процессы. Поэтому функциональные и имитационные модели не заменяют, а дополняют друг друга, при этом они могут быть тесно взаимосвязаны. Имитационная модель дает больше информации для анализа системы, в свою очередь результаты такого анализа могут стать причиной модификации модели бизнес-процессов. Наиболее целесообразно сначала создать функциональную модель, а затем на ее основе строить модель имитационную.

Совместное использование продукта Arena и интегрируемого с ним BPWin, поддерживающего нотации IDEF0 и IDEF3, позволяет создать комплексный пакет инструментов и нотаций для моделирования бизнес-процессов организации при переходе к процессному подходу в управлении предприятием.


  1. Проблемы перехода к процессному управлению бюджетной организацией.

Примеры успешного опыта перехода к процессному подходу относятся, в основном, к предприятиям экономически развитых стран, поскольку там широко применяется система стандартов качества и методы совершенствования бизнес-процессов. Попытки же перейти к этому подходу в управлении российскими предприятиями пока не приводят к успешным результатам. По мнению российских и зарубежных ученых это происходит из-за недостаточного освещения теории и практики процессного подхода в отечественной научной литературе. Поэтому нет квалифицированных российских специалистов по вопросам процессного подхода. Важно также и то, что российская экономика лишь недавно перешла к рыночной системе хозяйствования, а потому предприятия не имеют достаточного опыта функционирования в новых условиях. Отсюда – неготовность руководителей российских предприятий перейти к процессному управлению и непонимание необходимости этого перехода.

По оценкам экспертов, большинство проектов по совершенствованию бизнес-процессов не выходит за пределы третьего этапа. Типовой сценарий развития событий, в общих чертах, следующий: ставятся «правильные» цели, инициируется проект, описываются бизнес-процессы, осуществляются попытки провести их анализ и приступить к реорганизации. Большинство организаций испытывают трудности на третьем этапе, когда необходимо получить определенные результаты. Не получив быстрых, измеримых результатов, проведя длительную, кропотливую работу, руководство организаций, как правило, сворачивает работы по проекту.



Несмотря эти сложности перехода к процессному подходу в управлении отечественными предприятиями, он необходим для эффективного функционирования и повышения конкурентоспособности организаций в современных условиях. На основании анализа зарубежного и отечественного опыта в таблице ниже предложена классификация проблем, возникающих при переходе к процессному подходу.

Уровни развития проектов перехода к ПП

Анализируя причины возникновения представленных ниже проблем, можно сделать вывод, что большинство из них в явном или неявном виде является следствием проблем теоретического и методического характера. Например, операционная проблема некорректной постановки целей и задач проекта является следствием незнания основ процессного подхода, отсутствием целостной системы определений, понятийного аппарата и методических разработок. Локальная оптимизация бизнес-процессов обычно происходит из-за недостаточного уровня компетентности членов рабочей группы и владельцев бизнес-процессов в области процессного подхода, а также неправильного выбора методов и инструментов совершенствования бизнес-процессов. Как правило, персонал организации сопротивляется изменениям в связи с непониманием сути и реальных возможностей процессного подхода к управлению, а также недостаточным уровнем владения инструментами моделирования и совершенствования бизнес-процессов.




Проблемы теоретического характера

  • Отсутствие целостной системы определений, понятийного аппарата.

  • Отсутствие теоретической базы, в полной мере раскрывающей сущность и реальные возможности процессного подхода к управлению российскими предприятиями.

Проблемы методического характера

  • Отсутствие методических разработок перехода к процессному управлению.

  • Отсутствие внутренних стандартов на описание и регламентацию бизнес-процессов.

  • Сложность выбора эффективных методик и инструментов совершенствования бизнес-процессов.

  • Отсутствие в организации методических разработок управления качеством на основе ISO 9000:2000.

  • Отсутствие методик применения инструментов моделирования бизнес-процессов.

Проблемы прикладного характера

  • Некорректная постановка целей и задач проекта перехода к процессному управлению.

  • Отсутствие команды управленцев высшего уровня, заинтересованных в переходе к процессному управлению.

  • Сопротивление персонала организации изменениям.

  • Настроенность руководства получить быстрый результат от ведения проекта.

  • Недостаточное выделение ресурсов для ведения проекта.

  • Попытки осуществления улучшений не «сверху-вниз», а «снизу-вверх».

  • Неэффективное применение инструментов моделирования бизнес-процессов.

  • Недокументированность деятельности.

  • И другие…

Очевидно, что проблемы операционного характера невозможно устранить, не решив теоретические и методические. В настоящее время в российской практике еще нет четкой теоретической базы процессного подхода к управлению, однако, мы считаем, что ее отсутствие в ближайшем будущем удастся восполнить, поскольку работы в этом направлении ведутся многими учеными и организациями довольно интенсивно, а потому создание основополагающей теоретической базы лишь вопрос времени. Поэтому, проблемы методологического характера становятся более актуальными в связи с тем, что на данный момент в России используются лишь методы, частично решающие проблемы совершенствования бизнес-процессов, а адаптированных к нашим условиям методик перехода к процессному подходу в управлении организацией пока нет.

На основе анализа причин возникновения представленных в таблице проблем, можно сделать вывод, что большинство из них в явном или неявном виде является следствием проблем теоретического и методического характера.


  1. Практическое задание: «Моделирование бизнес-процессов бюджетной организации».

Чтобы описать бизнес-процессы организации на основе имеющейся информации, необходимо создать модель сети бизнес-процессов. Нотации SADT позволяют моделировать бизнес-процессы, интегрированные с многими распространенными инструментами, что делает возможной автоматизацию процесса моделирования в целом, а также создание не только структурно-функциональных, но и имитационных моделей.

Опыт использования модели "Питания семьи" для обучения SADT-моделированию в разных странах, показал, что создаваемые модели во многом зависят от культурных традиций страны. Различия в традициях существуют даже в разных регионах страны. Это интересная, но достаточно сложная и надежная контрольная задача для первичного обучения применению SADT.

Выбор именно этой задачи базировался на нескольких факторах. Во-первых, модель "Питание семьи" не так легка, как может показаться. Ее сложность более чем достаточна для проверки любой методологии системного анализа. Во-вторых, эту задачу легко описать и понять. В-третьих, каждый является до некоторой степени экспертом в этой проблеме. Таким образом, можно сосредоточиться на изучении SADT, не затрачивая усилий на понимание деталей конкретной технической области или проблемы. Поскольку методологии SADT обучают и менеджеров, и студентов самых разных специальностей в различных университетах, модель "Питание семьи" является хорошей учебной задачей общего характера. Она состоит в следующем. Составить описание того, как реализовать питание семьи, состоящей из двоих взрослых, двоих маленьких детей и двоих подростков, так чтобы подростки могли понять это описание и следовать ему без посторонней помощи.

Задача покажет как проанализировать проблему, продокументировать и описать процесс, выразить сложные взаимодействия между различными компонентами процесса и использовать построенную SADT-модель для составления спецификации. После такого пошагового моделирования вы увидите, что может сделать системный аналитик с помощью графического языка и методологии SADT.

Задача обычно состоит из 25 специальных уроков, рассчитанных на 5 учебных дней. Ввиду отсутствия такого количества времени для отработки навыков моделирования, предлагается сокращенный вариант, позволяющий отработать первые, основные шаги моделирования. Далее показаны установки на 5 обобщающих уроков.


  1. Очерчивание границ объекта

Цель: Создать очерченный контекст для модели "Питание семьи".

Действия:



  1. Прежде чем начать, вспомните основные понятия SADT-моделирования. Посмотрите, как они применяются к очерчиванию объекта моделирования.

  2. Начните составлять список всех основных предметов, которые, по вашему мнению, являются частью системы.

  3. Теперь оцените исходный список критически. Вычеркните названия, не относящихся к системе объектов. Добавляйте новые названия по мере развития ваших идей.

  4. Остановитесь, когда поток идей иссякнет.

  5. Теперь проделайте то же самое для функций системы. Для перечисления функций пользуйтесь списком данных, затем оцените новый список. Меняйте список данных по мере постижения работы системы.

  6. Остановитесь, когда вы перечислите достаточное для создания диаграммы число объектов и функций.




  1. Определение цели и точки зрения модели

Цель: Сформулировать цель модели "Питание семьи" и определить, с чьей точки зрения будет описан этот процесс.

Действия:



  1. Составьте множество вопросов, на которые должна отвечать модель. Уточните это множество, определив, кто задает вопросы. Запишите, по крайней мере, 5-10 вопросов. Затем задайте степень точности ответа на каждый из них.

  2. С помощью этого набора вопросов определите, как будет использоваться модель, в одном предложении сформулируйте, как она будет использоваться. Это и станет целью модели.

  3. Теперь решите, кто рассказывает о "Питании семьи". Выберите из всех того, кто сможет ответить на большинство вопросов. Его точка зрения станет точкой зрения модели.




  1. Построение диаграммы верхнего уровня

Цель: Описать процесс питания семьи в виде одной диаграммы, состоящей из 3-6 важнейших функций, взаимосвязанных через информацию управления (например, меню) и материальные объекты (например, посуду).

Действия:



  1. Объедините 3-6 функций из списка функций очерченного контекста и расположите их по порядку доминантности. Нарисуйте и назовите блоки по одному для каждой функции в соответствии с порядком доминирования.

  2. Нарисуйте и пометьте внутренние дуги, представляющие ограничения для работы каждого блока, используя составленный список данных. Чтобы сделать это, проанализируйте функцию каждого блока и задайте соответствующий вопрос.

  1. Теперь нарисуйте и пометьте дуги, представляющие ограничения "извне" системы, используя составленный список данных. Подумайте, какого рода объекты влияют на питание семьи.

  2. Наконец, изобразите основной поток данных, прокладывая путь от блока к блоку. Используйте список данных и представьте себе, что вы рассказываете подросткам о том, как реализуется процесс питания.




  1. Построение контекстной диаграммы

Цель: Нарисовать единственный блок со его входами, управлениями и выходами, который обобщает всю только что нарисованную диаграмму АО.

Действия:



    1. Нарисуйте единственный большой блок в середине страницы и пометьте его названием диаграммы АО. Это обобщает все функции системы.

    2. Теперь нарисуйте и пометьте все входные дуги, дуги управления и выходные дуги - по одной для каждой внешней дуги диаграммы АО. Это обеспечивает согласованность двух рисунков.

    3. Наконец, напишите под большим блоком цель и точку зрения модели. Это сразу же определит смысл и направленность модели каждому, кто начнет ее читать.




  1. Критическая оценка контекстной диаграммы и диаграммы верхнего уровня

Цель: Документировать все вопросы, возникшие с диаграммами А0 и А-0.

Действия:



  1. Критически оценив чертеж, оцените также цель и точку зрения. Запишите неувязки и пересмотрите цель и точку зрения.

  2. Внесите в диаграмму А0 все исправления, соответствующие исправлениям на диаграмме А-0.

  3. Определите смысл данной диаграммы после исправления всех связанных с диаграммой А-0 недостатков. Оцените его адекватность.

  1. Свяжите все внешние дуги диаграммы АО с родительской диаграммой А-0, используя ICOM-коды. Проверьте соответствие меток внешних дуг диаграммы АО меткам дуг диаграммы А-0.

  1. Постройте видоизмененные вами диаграммы.

По окончании работ необходимо проверить диаграммы и составить папку для отчета.

На основе модели «Питание семьи» по аналогичному алгоритму необходимо выполнить те же 5 уроков для создания SADT-моделей существующих бизнес-процессов предприятий. Обучающиеся разбиваются на группы по 3-5 человек, определяются с выбором организации, деятельность которой описывается в виде сети бизнес-процессов. В итоге выполнения этого задания необходимо построить диаграммы SADT для бизнес-процессов выбранного предприятия.

Выводы: __________________________________________________________________________________


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Тестовые задания

1. Отсутствие внутренних стандартов на описание бизнес-процессов - это проблема:

1) теоретическая;

2) методическая;

3) прикладная;

4) операционная.
2. К инструментам для создания имитационных моделей относятся:

1) инструменты структурно-функционального моделирования;

2) инструменты дискретно-событийного моделирования;

3) инструменты экономико-математического моделирования;

4) ни один из вышеперечисленных.
3. Что значить описать бизнес-процесс?

1) составить таблицу операций процесса;

2) описать входы/выходы, технологию, ресурсы и порядок управления процессом;

3) разработать графическую схему выполнения процесса;

4) в положении о подразделении указать перечень функций процесса.
4. При ведении проекта перехода к процессному управлению:

1) описание модели "as is" предшествует описанию модели "to be";

2) описание модели "to be" предшествует описанию модели "as is";

3) модели "as is" и "to be" описываются параллельно;

4) модели "as is" и "to be" не описываются.

5. Разумным сроком описания бизнес-процессов организации является:

1) 2-4 недели;

2) 1-2 месяца;

3) 6-12 месяцев;

4) 2-3 года.
Ответьте письменно на следующие вопросы:
1. Для чего используют в моделировании бизнес-процессов инструмент ARIS Toolset и его дополнительные компоненты?

__________________________________________________________________________________


__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________


  1. Какие проблемы встречаются при переходе к процессному управлению бюджетной организацией?

__________________________________________________________________________________


__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________


  1. Почему большинство проектов по совершенствованию бизнес-процессов не выходит за пределы третьего этапа?

__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________


Для заметок: _____________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________