Система электронного документооборота

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В англоязычном варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management или EСM. В данном случае речь идет об "управлении корпоративной информацией", то есть прямым аналогом СЭД.

Задачи СЭД

Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
Поддержка системы контроля качества.
Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.
Формализация деятельности каждого сотрудника.
Оптимизация бизнес-процессов.
Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Факторы создания СЭД

При организации и выборе СЭД в большинстве своем учитываются следующие факторы:

Необходимость автоматизации административного управления организации, сложность структуры.
Наличие территориально-удаленных подразделений.
Наличие бумажного архива большого объема.
Необходимость в управлении потоками работ.
Требования по срокам хранения документов.
Возможность интеграции с существующими системами.
Необходимость хранения изображений документов, необходимость поддержки особых задач.
Необходимость поиска информации,
Обеспечение безопасности данных.
Необходимость соответствия международным, отраслевым и государственным стандартам.

Классификация СЭД

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).
Системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы.
Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

СЭД (Программные технологии)

непременными атрибутами комплексной системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёх программных технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками:

WorkFlow;
DMS (Document Management System);
Groupware.

WorkFlow - система деловых (бизнес) процессов

Назначение

Эта концепция была предложена компанией Staffware около 20 лет назад. Данная концепция рассматривает весь комплекс задач автоматизации бизнеса как совокупность бизнес-процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow-системой, обеспечивают формирование описаний процессов, данных, а также содержат средства описания электронных форм для обработки этих данных. Технология WorkFlow подразумевает чёткое исполнение процесса согласно его описанию. Сервисы системы поддерживают реализацию бизнес-процессов, формирование и подготовку очередей заданий к обработке, автоматически обеспечивают нужную активность стадий процесса, контроль своевременности исполнения этапов процесса и различные способы реакции на возникающие проблемы.

Особенности

Современная индустриальная WorkFlow-система должна быть достаточно гибкой и включать в себя инструменты моделирования процессов, актуальных для компании; отслеживания состояния процессов и получения информации о несоответствии их течения; накопления статистики об отклонениях. Таким образом, WorkFlow-система позволяет непрерывно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; она содержит реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества бизнес-процессов, средства маршрутизации документов и других объектов, интеграции с другими продуктами корпоративных информационных систем. Наличие подобных инструментов позволяет на практике реализовать концепцию непрерывного реинжиниринга бизнеса. Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между участниками бизнес-процесса и имея режим напоминания пользователям о необходимых действиях, система WorkFlow может существенным образом влиять на скорость реализации бизнес-процессов, производительность и качество труда сотрудников.

Document Management System

DMS-системы появились достаточно давно и вначале обеспечивали несложные функции хранения файлов документов (или электронных архивов документов). Набор их был примерно таким: хранение и доступ к файлам; быстрый просмотр документов; разграничение прав доступа; ведение протокола доступа и контроль; отслеживание истории обработки документов; управление версиями.

Со временем они стали прирастать дополнительными функциями, среди которых:

ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;
поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;
описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);
навигация и организация представления учётной информации о документах;
свободная маршрутизация документов и поддержка персональных очередей пользователей;
описание жизненного цикла обработки документа;
управление маршрутизацией и средствами мониторинга процессов.

Наличие подобных средств управления процессами контроля, движения и обработки документов делает систему применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.

GroupWare

История

Данная концепция зародилась в начале 90-х годов прошлого столетия. Основной её идеей было создание удобной среды доступа к разнородной информации и организация групповой работы с ней. Необходимо отметить, что термин GroupWare так и не получил формального толкования. В качестве примера можно назвать такие разные системы, как Link Works и Lotus Notes. В своё время к GroupWare относили и средства организации досок объявлений, и системы календарного планирования, и средства взаимодействия в реальном времени, организации телеконференций и группового пространства для доступа к файлам документов и многое другое. Однако с появлением таких продуктов, как Lotus Domino, Microsoft Exchange и Novell GroupWise, границы данной технологии определились довольно отчётливо.

Возможности

На GroupWare-компонент возлагают такие задачи и возможности, как:

создание баз данных группового доступа, в которых может храниться разнородная структурированная и неструктурированная (слабоструктурированная) информация;
унифицированное клиентское рабочее место, обеспечивающее навигацию по всем приложениям, созданным в рамках системы;
встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы;
средства организации представлений (View), позволяющие создавать различные визуальные представления данных, хранящихся в БД, в зависимости от конкретных потребностей пользователей;
встроенные возможности маршрутизации электронных форм, интеграция с электронной почтой и средствами группового планирования;
широкие возможности управления гиперссылками и их использования в приложениях.

Наличие описанных функций позволило разработчикам решений создавать самые разнообразные приложения на базе систем класса GroupWare. Они, как правило, имеют унифицированный интерфейс и средства навигации, базируются на общем каталоге пользователей и образуют общую среду взаимодействия пользователей с информацией. Важную роль в развитии GroupWare-систем сыграла концепция универсального почтового ящика (Inbox), предназначенного для получения в виде электронных форм разнородной информации (сообщений электронной почты, факсов, приглашений, поручений, документов и др.), а также средства управления персональным расписанием.

СЭД (Методика внедрения)

Результатом внедрения СЭД является промышленная эксплуатация Системы в рамках всего предприятия.

Информационное обследование и анализ
Разработка и настройка СЭД
Опытно-промышленная эксплуатация
Промышленная эксплуатация
Управление проектом

С целью сокращения времени на реализацию и внедрение СЭД работы перечисленных этапов могут реализовываться параллельно в зависимости от уровня сложности задач автоматизации, используемого программного обеспечения (ПО) и др.

На протяжении всего жизненного цикла проекта внедрения СЭД должны проводиться работы по управлению проектом. Например, рекомендуется использовать американский стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (Руководство PMBOK).

Управление проектом

Проект – временное предприятие для создания уникальных продуктов или услуг. Управление проектом – отдельная область менеджмента, предназначенная специально для управления временной деятельностью с уникальными результатами.

Основные действующие лица:

Менеджер (руководитель) проекта – лицо, ответственное за управление проектом.
Спонсор проекта – лицо, обеспечивающее финансовые ресурсы проекта и осуществляющее административную и организационную поддержку проекта.
Заказчик (потребитель) проекта – лицо, которое будет использовать результаты проекта.
Заинтересованные стороны в проекте – лица, активно вовлеченные в проект и/или интересы которых могут быть затронуты выполнением проекта (которые влияют и на которых влияют результаты проекта).

Пример жизненного цикла проекта:

Устав проекта – это первый официальный документ проекта. Формально подтверждает существование проекта. Наделяет РП полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. РП определяется и назначается как можно раньше. РП необходимо всегда назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки Устава проекта.

Устав проекта подлежит детализации в фазе планирования проекта.

Устав проекта может включать в себя:

Описание бизнес потребностей для инициации проекта;
Цель или основание проекта;
Описание потребностей и ожиданий, а также степень влияния заинтересованных сторон;
Суммарный план ключевых контрольных точек проекта (Milestones);
Описание функциональных организаций;
Описание организационных допущений и ограничений;
Суммарный бюджет проекта.

Описание содержания проекта – это информация о целях и задачах проекта полученная от Заказчика на стадии инициации (информационного обследования). Она может содержать общие показатели, и подлежит дальнейшему уточнению и разработке руководителем проекта на стадии планирования и разработки. Это формулировка проекта (что необходимо сделать).

Процесс разработки описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.

Основные составляющие документа:

Цели проекта;
Описание продукта проекта
Результаты проекта
Допущения и ограничения в проекте, границы проекта;
План контрольных точек проекта.

План управления проекта – это официально утвержденный документ для руководства исполнением проекта. Это документ, который содержит и интегрирует результаты планирования во всех областях проекта (время, затраты, ресурсы, риски, качество и т.д.)

План управления проектом может состоять из одного или нескольких дополнительных планов, таких как:

План управления содержанием проекта;
Календарный план;
План управления стоимостью;
План управления качеством;
План управления персоналом;
План управления взаимодействием;
План управления рисками;
План управления снабжением;
План усовершенствования процессов

Невозможно создать детальный план для всего проекта сразу.

Базовый план – это официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта и который будет использован для управления и контроля за исполнением проекта. Используется для контроля отклонения хода проекта.

Рабочий план – это документ или набор документов, который изменяется по мере выполнения проекта и поступления дополнительной информации. Рабочий план, как правило, всегда отличается от базового. Рабочий план изменяется РП.

Исполнение проекта – основной процесс осуществления проекта (задействована значительная часть ресурсов).

В основные обязанности РП входят:

Интеграция и координация действий по выполнению плана проекта;
Постоянное сравнение и анализ отклонений текущего исполнения проекта по сравнению с базовым планом проекта;
При необходимости – инициация запросов на изменение;
Прогнозы стоимости и сроков проекта.

Итак, мы рассмотрели процесс внедрения СЭД, в том числе процесс управления проектом внедрения СЭД. Изложенные положения являются рекомендательными, т.к. внедрение любой инновации требует творческих, не поддающихся четким правилам подходов.

Информационное обследование и анализ

Перед началом процесса внедрения СЭД на предприятии рекомендуем провести экспресс обследование (предпроектное обследование) с целью:

получения общей информации об объекте внедрения СЭД;
определения целей внедрения;
определения общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
определения общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
определения основных участников проекта (формирование рабочей группы);
определения общего уровня сложности потенциального проекта;
оценки потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения, если обследование и внедрение будет проводить сторонняя компания.

На данном этапе осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, назначается Руководитель проекта (РП), который составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта.

В ходе информационного обследования исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» - «как есть»). В результате анализа собранных данных предлагаются оптимизированные бизнес-процессы («to be» - «как должно быть»), формулируются функциональные требования к СЭД.

Целями информационного обследования являются:

изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
разработка технического задания (ТЗ).

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (руководителей заинтересованных подразделений и сотрудников, которые непосредственно должны будут работать в новой СЭД). В процессе работы рекомендуется:

Составить список существующих видов документов в организации и сделать обследование каждого вида документа:

описать технологию документирования (совокупность реквизитов, при необходимости, их расположение, последовательность и особенности оформления); показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.), схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.; описать способ регистрации (формат регистрационных номеров);

Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает).
Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов визирует/подписывает; условия, при которых необходима виза/подпись).
Составить список регистраторов документов
Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить контролеров, условия постановки на контроль, условия снятия с контроля и другую необходимую информацию).
Составить список других ответственных за процесс обработки.
На основе перечисленной выше информации составить алгоритм движения документов (оперограмму). См. Пример 1.
Определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы).
На основе обследования составить Инструкцию по ДОУ (при необходимости).
Составить Номенклатуру дел с указанием сроков хранения и принципов формирования дел (при необходимости).
Составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним (например, в зависимости от должности).

На основании перечисленной выше информации разрабатываются функциональные требования к СЭД или техническое задание на ее разработку (ТЗ). В частности, Аналитик должен составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки и разработки СЭД.

Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому в каждом конкретном случае, используя готовые наработки, нужно проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.

Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД. В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Разработка и настройка СЭД

На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе.

Целями физической реализации СЭД являются:

разработка структуры БД СЭД;
разработка экранных форм;
разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.
разработка технической документации на Систему.

При выборе СЭД рекомендуем рассматривать следующие параметры:

Наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и другое);
Наличие необходимых карточек документов;
Сложность и стоимость доработки Системы;
Максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;
Максимально количество подключенных к Системе пользователей;
Стоимость лицензий (на сервер, 1 АРМ);
Сложность и стоимость администрирования Системы, технической поддержки;
Возможность, сложность и стоимость обновления версий;
Возможность работы удаленным пользователям (при необходимости);
Стоимость и качество консалтинговых услуг;
Надежность Поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).

В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные на этапе информационного обследования требования.

Большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика, поэтому, постоянное и эффективное взаимодействие Разработчиков с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком.

Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.

Опытно-промышленная эксплуатация

Целью внедрения Системы является факт начала работы пользователей в СЭД (Система должна удовлетворять потребности и запросы пользователей) и стабильно работающая Система (без сбоев и ошибок).

В процессе внедрения выполняются следующие работы:

установка и настройка ПО;

обучение персонала и администраторов СЭД;
разработка документации на СЭД для пользователей (Help);
устранение ошибок в работе системы;
доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов;
организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т.к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы.

Промышленная эксплуатация

Промышленная эксплуатация СЭД – это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации.

Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД:

Консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД;
Администрирование справочников (организационная структура, пользователей, маршруты согласования, списки рассылки и др.);
Администрирование сервера и ПО;
Осуществление резервного копирования (back-up)

На данном этапе можно инициировать процесс развития СЭД: добавление новых функций, расширение границ проекта внедрения (добавление новых категорий/видов документов, расширение числа пользователей / подразделений / предприятий холдинга, добавление новых функций).