Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод с английского москва ● росмэн-бизнес ● 2004 - umotnas.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Правила приема, программы и требования к вступительным испытаниям... 2 749.57kb.
Правила вывода значений атрибутов. Типы правил их назначение. 1 33.62kb.
Правила сп 3 1066-01 Издание официальное Минздрав России Москва 2001 2 554.92kb.
Правила по обеспечению информационной безопасности на рабочем месте 1 109.5kb.
Правила безопасности в метизном производстве 2 1040.6kb.
Гигиенические требования к условиям обучения в общеобразовательных... 1 142.99kb.
Перевод с английского Д. Иванова 1 183.01kb.
Продовольственное сырье и пищевые продукты организация детского питания... 1 332.56kb.
Программа для подготовки к собеседованию по программе «Бизнес-информатика» 1 135.94kb.
Английский язык делового общения 6 442.56kb.
Билет №18 Производные правила вывода: правило одновременной подстановки... 1 23.86kb.
Чернова Галина Рафаиловна Психология общения 1 376.19kb.
Викторина для любознательных: «Занимательная биология» 1 9.92kb.

Правила Гарварда и McKinsey правила магической пирамиды для делового письма перевод - страница №1/7


Barbara Minto
The

Pyramid Principle

LOGIC IN WRITING AND THINKING

Барбара Минто
Золотые

правила

Гарварда

и McKinsey

ПРАВИЛА

МАГИЧЕСКОЙ ПИРАМИДЫ ДЛЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Перевод с английского

МОСКВА

● РОСМЭН-БИЗНЕС ●



2004

ББК 65.290-2

М62


Публикуется с разрешения автора и ее литературных агентов, Peter Knight (Великобритания) и Александра Корженевского (Россия)

Перевод с английского А. Румянцева

Экспертная поддержка кандидата экономических наук И.Б. Манна

Минто Б.

М62 Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма/Пер, с англ. А. Румянцева. — М.: ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004. -192 с. - (Международный деловой бестселлер).

Данная книга восполняет дефицит изданий на русском языке, об универсальных ме­тодиках составления убедительных деловых документов. Она посвящена утраченному умению логично и неотразимо выстраивать систему аргументаций в письменном виде и эффектно презентовать ее партнерам по бизнесу и коллегам. Это умение является неоценимым преимуществом как для деловой карьеры, так и для достижения победы в закупочных тендерах, обоснования получения материальных ресурсов, представле­ния инвестиционных проектов. Одним словом, всюду, где для предпринимательского успеха необходим мастерски составленный текст.

Особенность методики Барбары Минто состоит в учете реальных человеческих воз­можностей восприятия и запоминания любого письменного сообщения. Автор совету­ет выстраивать систему идей любого документа в виде логической пирамиды взаимо­связей с главным тезисом на ее вершине.

Книга может стать бесценным настольным помощником для широкого круга обра­зованных бизнесменов, от консультантов до топ-менеджеров. Во многих странах она является базовым учебником для программ МВА в разделе общих знаний и навыков.

ISBN 5-353-01533-9 (рус.) ISBN 0-273-65903-0 (англ.)



Все права защищены. Любая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения владельца авторских прав.

© Barbara Minto, 2002

© Перевод на русский язык.

ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004



«Нет ничего

более практичного,

чем хорошая теория»

КУРТ ЛЕВИН

Содержание

Об авторе 9

Предисловие 11

ЧАСТЬ I

Логика делового письма

Введение 17



Глава 1. Почему именно пирамида? 19

Строительные блоки пирамиды -

От главного к группам. Порядок подачи идей:

строим сверху вниз 23

От идеи к структуре. Порядок осмысления от частного к главному 25

Глава 2. Архитектура пирамиды 31

Вертикальная взаимосвязь -

Горизонтальные взаимосвязи 35

Как построить Введение в документ 36



Глава 3. Начинаем строить пирамиду 39

Способ строительства «сверху вниз» -

Способ строительства «снизу вверх» 44

Предупреждения начинающим строителям 49



Глава 4. Достоинства хорошего Введения 51

Интрига во Введении -

Почему история? -

Насколько длинным должно быть Введение? 53

Счего начинать описание ситуации? 54

Что такое проблема? 55

Почему выбран именно такой порядок? 56

Что важно знать о ключевой линии? 58

Новые примеры 60

Еще раз о Введении 62

Некоторые типы Введений 63

Указания или директивы -

Запросы и требования ресурсного обеспечения 64

Инструкции и документы типа «Как сделать то-то и то-то...» 65

Письмо с предложениями 67

Доклад о развитии или работе 68

«Мостики» между структурными единицами текста 69

Отсылка к сказанному ранее -

Приемы промежуточных заключений 72

Заключение всего документа (Окончательные выводы) -



Глава 5. Дедукция и индукция: различия 77

Дедуктивное обоснование -

Как используется дедукция 78

Когда можно и нужно пользоваться дедукцией 80

Индуктивные рассуждения 83

Как пользоваться индукцией 84

Как отличить индукцию от дедукции 86

Глава 6. Как организовать и «высветить» структуру документа 89

Заголовки -

Подчеркивание 93

Десятичная нумерация 95

Графическое выделение 97

ЧАСТЬ II

Логика делового мышления

Введение 103



Глава 7. Методы организации идей в группах 105

Временная последовательность 107

Незавершенное установление порядка -

Спутанная логика 108

Ложное объединение в группы 109

Структурный порядок 110

Создание структуры -

Описание структуры 112

Организация структуры 113

Ранжирующий порядок 116

Создание классификационных групп —

Дополнительные примеры на группирование идей

и высказываний 120

Глава 8. Особенности процесса решения проблем 127

Процесс решения проблем -

Что за проблема? 129

В чем заключается проблема? -

Почему возникла проблема? 130

Что мы можем сделать, чтобы разрешить проблему? -

Что нам следует сделать, чтобы разрешить проблему? 131

Определение конкретной проблемы -

Система: Документ-Оцифровка-Телекоммуникация 132

Подготовка графических справочников 135

Структуры аналитического исследования проблем 140

Пять типичных «логических деревьев» -

Использование концепции логических деревьев 144

Глава 9. Вопросы заключительных утверждений 151

Итоговая мысль как следствие из ряда действий 153

Учет значения слов 154

Каждому действию свой логический уровень 160

Формулировка вывода из заключений 164

Поиск структурного сходства 165

Наглядное представление взаимосвязей 167

Глава 10. Необходим понятный текст 173

Создание образов 175

Копирование образов при помощи слов 177

Приложение. Решение проблем в бесструктурных ситуациях 181

Аналитическая абдукция 182

Научная абдукция 183

Библиография 188

Об авторе

Барбара Минто выросла в Кливленде, штат Огайо. Она начала свою профессиональную деятельность у Сайруса Итона, промышленника, который основал Пагуошское движение ученых-ядерщиков. Работая в команде, занимавшейся организацией и проведением конференций Пагуошского движения, Барбара приобрела солидный опыт в разрешении проблем, связанных с обсуждением сложных технических и научных задач.

В 1961 году она ушла от Сайруса Итона и стала слушательницей Гарвардской школы бизнеса. В 1963 году вернулась в Кливленд и стала работать в международ-ной консалтинговой фирме «McKinsey & Company» как первая в этой знамени-той компании женщина-консультант. Ее способности в области деловой пере-писки были замечены, и в 1966 году, чтобы повысить в Европейском отделении компании уровень деловой отчетности, Барбару перевели в Лондон. Вся доку-ментация в то время велась на английском языке. В штаб-квартире предполо­жили, что использование европейскими консультантами в бизнес-переписке неродного языка сопряжено с определенными трудностями.

Однако Барбара быстро поняла, что трудности бизнес-переписки в Дюссель-дорфе и Париже те же самые, что и в Нью-Йорке и Кливленде. Проблема за-ключалась не в том, чтобы писать в соответствии со школьными правилами языка, а в том, чтобы ясно мыслить. Это открытие привело ее к тому, что Барбара скон-центрировалась на изучении структур мышления, лежащих в основании четко­го и здравого письменного изложения, а затем - на развитии тех мыслей, кото­рые и составили содержание этой книги.

Барбара и сейчас живет в Лондоне, но с 1973 года занимается делами своей фирмы «Minto International». Она специализируется на обучении «принципу магической пирамиды» тех людей, чьим основным занятием являются бизнес или высокопрофессиональная деятельность, которые требуют постоянного со-здания комплексных докладов, отчетов, меморандумов или ведения презента-ций.

Свои лекции Барбара читает в большинстве ведущих консалтинговых ком-паний в Соединенных Штатах и Европе и во многих крупнейших трансна-циональных компаниях. Также она ведет курсы лекций в Гарварде, Стэн-форде, Чикаго, Лондонской школе бизнеса и в Государственном университете Нью-Йорка.

Предисловие

Цель этой книги — рассказать вам, как использовать принцип магической пирамиды, чтобы писать ясные и понятные деловые документы. Написать что-либо ясно и понятно — значит сделать два шага. Первый - определить цель, главную мысль, которую вы хотите донести до читателя, второй — изложить эту мысль в словах или письменно. Когда вы знаете основную цель сообщения, вы едва ли испытываете трудности с изложением проблемы:



  • Пожалуйста, оставьте сегодня два литра молока.

  • Я встречу вас завтра в 12.30 у Марио.

  • Позвоните своей жене.

Но вы обязательно столкнетесь с трудностями, когда вам придется рас­ставлять по местам несколько сообщений, которые ведут к одному итоговому заключению.

«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда переда­ла, что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».

Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, ког­да пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное изложение как способ организовать процесс обдумывания - вполне под­ходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих вы­сказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. На­сколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:

«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присут­ствовать на встрече Клиффорду».

Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полага­ет, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параг­раф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересмат­ривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает, как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и вы­деляет суть адресованного ему документа.

До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных чита­телей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Ос­тальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую восприни­маемость принято считать типичным признаком бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства. Об этом свиде­тельствует, например, высказывание одного консультанта, чья презентация новой организационной структуры большой компании превратилась в утомительный рассказ длиною в два часа. На наше замечание он ответил:

«Вы не подумали о том, что люди пришли на презентацию, заранее зная, насколько она будет утомительна. Они уже привыкли к этому».

Возможно. Но пустая трата времени, унылая внутренняя борьба с плохо напи­санными документами действуют на личность разрушительно. Как верно замечает один из комментаторов: «Миф, что бизнесмены не читают, полная ерунда. Они читают очень много. Но вот то, что они читают, зачастую абсолютно безграмотно».

Для типичных бизнесменов и клерков научиться писать грамотные и понят­ные деловые записки и доклады вовсе не означает научиться выбирать более короткие предложения или более точные слова, как обычно рекомендуют. Для них научиться писать — это научиться отделять процесс мышления, обдумыва­ния документа от процессов его создания и написания. Этот подход поможет и вам. Вы будете писать грамотные и понятные бизнес-документы, если застави­те себя полностью завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и пи­сать. Именно этому подходу и посвящена эта книга.

В ней говорится о том, как упорядочить свои идеи и суждения. О том, что дела­ет документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в сознание читателя, когда не следуете соответствующему порядку. Установить соответствую­щий порядок - это, прежде всего, создать четкую структуру, которая подчерк­нет и выделит все главные идеи документа, покажет их развитие и поможет организо­вать второстепенные идеи так, чтобы они усиливали и подчеркивали главные.

Понятно, что ключевым навыком становится умение выделять главные и вто­ростепенные идеи и распределять их в тексте. Исходя из требований логики и объективно ограниченных возможностей читателя в восприятии больших объ­емов информации, мы рекомендуем пирамидальную структуру - отсюда и на­звание книги «Принцип магической пирамиды».

В первой части книги будет показано, как пользоваться правилами магичес­кой пирамиды в процессе обдумывания документа.

Во второй части мы расскажем, как использовать полученные знания, что­бы критически анализировать структуру документа, как устранить логические ошибки и сделать процесс осмысления более творческим и продуктивным. В итоге мы надеемся, что вы научитесь писать и говорить именно то, что имеете в виду, то, что действительно хотите сказать.

Рекомендуемый нами подход применим к любому деловому документу, в кото­ром вы хотите добиться ясности изложения. Однако использование этого подхода потребует немалой самодисциплины. И все же после определенных усилий, направ­ленных на то, чтобы сначала думать, а потом писать, вы многому научитесь. Но не всему! Потребуется еще немало сил, во-первых, на то, чтобы научиться сокращать время, которое вы обычно тратите на обоснование выводов, во-вторых, чтобы пора-ботать над ясность высказываний, в-третьих, чтобы сократить их длину.



Часть I

Логика

делового

письма

Введение

Необходимость излагать что-либо на бумаге и ведение деловой

документации — одна из утомительных особенностей бизнеса. Практически каж­дый считает это занятие рутинным и в то же время сожалеет о том, что не может пи­сать деловые бумаги лучше, чем умеет. А многим людям прямо говорят, что им необходимо усовершенствоваться в этом занятии, если они хотят добиться успеха и карьерного роста.

Это удается далеко не всем, и главная причина - представление о том, что писать ясно и понятно - значит писать проще и прямолинейней, чем обычно. Действительно, предложения в деловых документах часто слишком длинны и тяжеловесны. К тому же деловой язык зачастую перегружен техническими терминами и абстракциями, а раз­делы документов выстроены так, что осложняют понимание читателя.

Но все это слабости и недоработки стиля. Хорошо знакомые трудности для тех, кто получил формальную подготовку, чтобы улучшить свои навыки в со­здании деловых бумаг. Эти слабости и недоработки могут быть устранены при­мерно так же, как в процессе обучения машинописи. Надо только выполнять и многократно повторять определенные упражнения, для которых у «писате­лей», занятых в промышленности или в управлении, просто не находится сво­бодного времени. В результате многие продолжают выслушивать тщетные по­желания о том, что им необходимо писать более ясно и понятно.

Однако существует и вторая причина того, что документы неясны и непри­годны. И хотя она гораздо более существенна, чем первая, устранить ее гораздо легче и быстрее. Эта причина связана со структурой делового документа - с по­рядком, в котором появляются высказывания безотносительно к тому, хорошо или плохо они прописаны. Если какой-то документ написан неясно, то, прежде всего, это означает, что порядок подачи идей и соображений не соответствует реальным возможностям читателя воспринимать их.

Способности восприятия практически одинаковы у всех: у тех, кто создает документы, и у читателей. Осознавая это, можно научиться писать легко. Автор, стремящийся к тому, чтобы структура написанного совпадала с читательским восприятием, привыкает мыслить и излагать идеи так, что его высказывания и фразы становятся менее тяжелыми.

В первом разделе этой книги объясняется, почему структура восприятия текста всегда имеет форму пирамиды, и говорится о том, какие логические подструк­туры ее образуют. Здесь же вы узнаете, как воспользоваться этими знаниями, чтобы уточнить мысли и идеи, которые собираетесь включить в определенный документ. Научитесь тому, как просто и ясно обозначать взаимосвязь между этими идеями и мыслями. Наконец, найдете ответ на вопрос, как сделать структуру настолько понятной, что идеи документа и их взаимосвязь в тексте будут оче­видны для читателя.

Глава 1

Почему именно пирамида?

Если из написанного вами читатель стремится узнать, что вы думаете о каком-либо конкретном предмете, перед ним стоит сложная комплексная задача. Даже ког­да ваш документ относительно невелик - скажем, объемом в две страницы, он содержит около 100 высказываний. И каждое из них нужно понять, связать с дру­гими и объединить в единое целое. Без сомнения, читателю будет легче, если документ выстроен в виде пирамиды суждений, начинается с главного выска­зывания и содержательно развивается по нисходящей. Этот вывод основан на некоторых фундаментальных открытиях, касающихся принципов работы чело­веческого сознания. Здесь для нас важны следующие:



  • по мере поступления и восприятия информация автоматически сортирует­-
    ся сознанием в отчетливые пирамидальные структуры,

  • любая группа идей легче усваивается, если воспринимается выстроенной
    в виде пирамиды,

  • каждый написанный документ следует обдуманно структурировать в фор­-
    ме пирамиды идей.

В следующих разделах мы познакомимся со структурой, образующей пира­миду идей.

Строительные блоки пирамиды

Давно установлено, что разум автоматически вносит порядок во все, что нас окружает. Эта тенденция к упорядочиванию особенно ярко проявляется в стремле­нии рассматривать последовательность предметов, появляющихся вместе, как совокупность. В дальнейшем из этой формальной связи выводится вполне оп­ределенная смысловая, логическая связь. Древние греки, например, были склон­ны, рассматривая звезды, видеть в них очертания конкретных фигур, образую­щих созвездия, и не воспринимали отдельную звезду как точку, испускающую свет.

Разум объединяет вместе любые группы вещей, которые воспринимает в ка­честве сродных, «имеющих общую судьбу» либо потому, что они имеют похо­жие характеристики, либо потому, что расположены недалеко друг от друга. Рассмотрим, например, эти шесть точек:

Случайно взглянув на них, любой человек увидит две группы, состоящие из трех точек каждая, главным образом потому, что расстояния между группами больше, чем расстояния между точками в пределах каждой группы.

Ценность этой способности разума объединять предметы в логические груп­пы, безусловно, велика. Убедимся в этом на примере. Прочитайте пары сущест­вительных*, которые обычно мы никак не связываем по смыслу между собой:

ОЗЕРО • САХАР

БОТИНОК •ТАРЕЛКА

ДЕВУШКА • КЕНГУРУ

КАРАНДАШ • БЕНЗИН

ДВОРЕЦ • МОТОЦИКЛ

ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА • СЛОН

КНИГА • ЗУБНАЯ ПАСТА

Теперь постарайтесь «организовать» эти пары, представив ситуацию, в ко­торой один предмет мог бы ассоциироваться со вторым. Допустим так: сахар раство­ряется в озере или ботинок стоит на тарелке. Затем закройте правую часть списка и попытайтесь вспомнить, читая левую колонку, какие существительные стоят в правой колонке. Очевидно, вы с легкостью обнаружите, что можете без вся­ких колебаний восстановить в памяти всю закрытую от глаз колонку.

С тем же самым «организующим» феноменом вы сталкиваетесь, когда, читая или слушая, воспринимаете мысли и идеи. Вы машинально допускае­те, что идеи, появившиеся вместе одна за другой, связаны между собой. Затем вы пытаетесь навязать группе идей логическую модель этой связи. А эта логи­ческая модель всегда будет напоминать пирамиду. Потому что форма пирами­ды - единственная форма, которая позволяет вашему сознанию сделать следу­ющее:



  • остановиться на магическом числе семь,

  • выстроить логические связи.

* Взяты из аналогичных серий, приведенных в «Гештальт-психологии» (Вольфганг Колер, Нью-Йорк, 1970).
Магическое число семь

Число идей, которое вы можете осмыслить за непродолжительный отре­зок времени, ограничено. Предел этот установлен способностями и возмож­ностями нашего сознания. Рассмотрим пример, подтверждающий эту мысль.

Допустим, вы решаете выйти из теплой, уютной гостиной на дождливую улицу, чтобы купить отчет о скачках. «Я думаю, что схожу и куплю журнал, — сообщаете вы своей жене. — Нам что-нибудь надо?»

«Как хочется винограда после этой рекламы, — говорит она, когда вы на­правляетесь к шкафу, чтобы надеть пальто. - Может быть, надо доку­пить молока». Вы достаете пальто из шкафа, а жена в это время прохо­дит на кухню.

«Дай-ка я посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Да, кстати, у нас закон­чились яйца. Так, посмотрим. Картошку надо купить». Вы надеваете пальто и подходите к двери.

«Морковь тоже! — кричит жена вдогонку. — Немного апельсинов...» Вы от­крываете дверь. «Масло». Вы спускаетесь с крыльца. «Яблоки». Вы садитесь в автомобиль. «И сметану». «Это все?» — спрашиваете вы и слышите в от­вет: «Да, дорогой!»

А теперь, не перечитывая этот возможный диалог, сможете ли вы вспом­нить, какие именно продукты просила купить вас жена? Большинство мужчин после такого разговора вернется домой с отчетом о скачках и виноградом.

Главная проблема, с которой вы столкнулись в примере, - как запомнить все нужное? Она напрямую связана с магическим числом семь. Эта фраза «магическое число семь» отчеканена Джорджем А. Миллером в эссе «Магичес­кое число семь, плюс или минус два». Именно в этом труде Миллер указывает на то, что разум может удерживать в кратковременной памяти не более семи предметов в один момент времени. Некоторые люди могут оперировать сра­зу девятью, в то время как другие -лишь пятью (я сама - увы, только пятью). Еще быстрее мы запоминаем три предмета, но, конечно же, легче всего нам запом­нить один.

Это означает следующее. Разум, имея дело с растущим количеством пред­метов или понятий, как только их число становится больше четырех или пяти, начинает объединять эти предметы в логические группы, категории, чтобы удер­жать их в памяти. В приведенном выше примере можно было бы легко объеди­нить продукты в категории по отделам супермаркета, в которых они прода­ются.

Чтобы убедиться в том, как эффективен такой прием, прочитайте список продуктов ниже, разбейте его на группы по отделам. Весьма вероятно, вы об­наружите, что, объединив продукты по отделам супермаркета, запомнили их все.

ВИНОГРАД АПЕЛЬСИНЫ

МОЛОКО МАСЛО

КАРТОФЕЛЬ ЯБЛОКИ

ЯЙЦА СМЕТАНА


МОРКОВЬ

Если вы постараетесь наглядно изобразить этот процесс, то увидите, как вы подсознательно создаете совокупность пирамидок из логически связанных предметов (продуктов).





Необходимо следовать логике

Чтобы распределить предметы или идеи на легко воспринимаемые группы, необходимо позаботиться о том, чтобы в этих группах они были логически объ­единены. Смысл разделения на группы заключается не в простом соединении де­вяти объектов в произвольные наборы из четырех, двух или трех. Произвольное объединение не даст ничего, потому что придется все так же запоминать девять предметов. Вы же хотите уйти от этого числа, подняться над ним, сократить его до трех, то есть до минимально возможного числа групп.

Правильное, обоснованное объединение в группы освободит вас от необ­ходимости запоминать каждый объект в отдельности. Вы запомните только три категории, в которые они входят. Вы начнете мыслить с более высокого уровня абстракции. Но этот более высокий уровень предполагает наличие подчинен­ного уровня объектов, который находится под ним. А поскольку взаимосвязь между объектами естественна, а не вымышлена, как в случае с упражнением об озере и сахаре, то ее гораздо легче сохранять в сознании.

Все процессы сознания (мышление, запоминание, решение проблем), не­сомненно, используют приемы разделения на группы и последующее суммиро­вание. Поэтому вся информация в персональном сознании могла бы быть пред­ставлена как один гигантский конгломерат, состоящий из связанных между собой пирамид.

Если вы задумаетесь о том, как донести до чьего-то личного сознания ваши соображения, вы сможете понять, что проблема заключается в создании своего рода новой пирамиды, дополняющей уже существующие в этом сознании.

И здесь мы подошли к реальной проблеме коммуникации. Полагаем, вы можете вполне отчетливо «представлять» структуру своего документа. Вы пред­ставляете, как и почему объекты объединены именно в эту конкретную структу­ру. Остается только передать свои соображения другому человеку в ясной форме. Передать ему ваше представление о принципах объединения объектов. Одна­ко вы не можете сообщить все и сразу. Но, как в примере с покупками по совету жены, вы будете вынуждены сообщать информацию последовательно: шаг за шагом, идея за идеей. Наиболее эффективный способ сделать это состоит в том, чтобы сначала представить категории объектов, а затем - сами объекты. То есть выстроить идеи в определенном порядке, а именно - сверху вниз.



От главного к группам. Порядок подачи идей: строим сверху вниз

Постоянный контроль над тем, как вы выстраиваете свои идеи и сужде­ния, - необходимое условие для того, чтобы писать ясно и понятно. Наиболее ясной последовательностью всегда будет та, в которой сначала подается общая идея, а затем частные.

Вы помните, что читатель (или слушатель) может воспринимать высказыва­ния последовательно и только по одному. Вы уже знаете о склонности читателя логически связывать те идеи, которые появляются парами. Если вы заранее не расскажете ему, на основании каких взаимоотношений между идеями вы логи­чески объединяете их, а просто подадите группы последовательно одну за дру­гой, он сделает это сам. Читатель будет автоматически выискивать сходство, поль­зуясь которым сможет сгруппировать идеи так, чтобы он мог объяснить самому себе значение вновь созданных логических групп.

К сожалению, мы все отличаемся друг от друга уровнем развития и легко­стью восприятия. Поэтому едва ли найдется читатель, который воспринимает фак­ты, как вы, и дает им ту же интерпретацию, что и вы, объединяя идеи в группы. Даже если вам повезет, и вы встретите такого читателя, не осложняйте его ра­боту. Не заставляйте его разбираться в небрежно поданной информации, вос­полнять пробелы, достраивать рассуждения и тратить силы на то, чтобы понять ваш документ.

Давайте посмотрим на примере, как сбивает с толку построение идей не свер­ху вниз, а в обратной последовательности. Представьте, что я присоединилась к вам, чтобы посидеть вместе в пабе за кружкой пива. И, между прочим, говорю:

«Была в Цюрихе на прошлой неделе... Вы наслышаны о том, какой это консервативный город... мы ходили в уличный ресторанчик на бизнес-ланч. Представьте себе, что за 15 минут я насчитала, кажется, 15 человек либо с усами, либо с бородой».

Я сообщила вам только кусочек информации. Естественно, не до конца по­нимая, к чему я веду, вы начинаете автоматически выискивать причины, по ко­торым я заговорила на эту тему. Иными словами, вы рассматриваете это выска­зывание как часть какой-то группы идей, еще не выраженных. Предполагаете возможную цель разговора, стараетесь приготовить ваше сознание к дальней­шему восприятию. Это ожидание будущей информации уменьшает глубину ана-

лиза уже воспринятых идеи, сокращает число сторон, с которых они рассмат­риваются. То есть вы заранее ищете объединяющую мысль и пытаетесь с ее помощью предвосхитить рассуждения в целом.

Так, вы можете предположить нечто такое: «Она хочет рассказать, насколь­ко демократичен Цюрих». Или такое: «Она собирается сравнить Цюрих с други­ми городами». Или даже такое: «Она зациклилась на бородах и усах». Безотно­сительно к тому, какова ваша реакция, главное - это то, что ваше сознание ждет следующей порции информации на ту же самую тему, которую оно выде­лило из первого высказывания. Замечая ваш озадаченный взгляд, я продолжаю говорить:

«Знаете, если заглянуть в любой офис в Нью-Йорке, то едва ли там най­дется хотя бы один мужчина без усов или бороды».

К чему я клоню теперь? Кажется, что я сравниваю не города, как тако­вые, а только те, в которых наша фирма имеет офисы. Еще, кажется, я рассуж­даю не только об усах и бородах, но и обо всех видах растительности на лице. «Возможно, — думаете вы, — она не одобряет новый стиль. А может быть, она собирается сравнить стили в разных офисах. А может быть, она удивлена толе­рантностью к новым веяниям, которая царит в консалтинговых фирмах». В лю­бом случае, вы бормочете что-то уклончивое в ответ. Я же, вдохновленная такой реакцией, добавляю еще порцию информации:

«А в Лондоне растительность на мужских лицах в моде уже по меньшей мере 10 лет».

«Есть, — догадываетесь вы, — наконец-то я понял, к чему она клонит. Она стремится провести ту мысль, что Лондон самый передовой город». И вы сооб­щаете мне о своей догадке. Абсолютно логичный вывод, но ошибочный: я хотела высказать совсем иную мысль. На самом деле я собиралась поделиться вот чем:

«Как быстро люди признали, что борода и усы бизнесу не помеха!

Это верно и в Цюрихе...

И в Нью-Йорке...

И конечно же в Лондоне...»

Из этого примера видно, насколько вы заплутали из-за того, что не были заданы рамки разговора. Если бы я заранее определила эти рамки, они помог­ли бы вам изначально установить единственно верную логическую связь меж­ду высказываниями.

Свободный до известной степени от какого-либо контроля со стороны, чи­татель вынужден выдумывать любую приемлемую для него структуру. Именно в этой воображаемой структуре он будет располагать и выстраивать последо­вательно поступающие к нему идеи, объединять их в группы. Чтобы быть уве­ренными в том, что он поймет вас правильно, вы с самого начала должны задать рамки поиска. В противном случае он выстроит не ту взаимосвязь, о которой гово­рите вы. А в худшем — вообще не найдет никакой, то есть вы оба напрасно потратите время.

Вторую ситуацию - с отсутствующими и потому не найденными логичес­кими связями - иллюстрирует следующий пример. Постарайтесь вникнуть

в основные тезисы вступительных параграфов статьи о равной оплате труда жен­щин:

«Благодаря принципу равной оплаты женщины могут оказаться в худ­шем положении, чем раньше. То есть разрыв между средней оплатой труда мужчин и оплатой труда женщин может возрасти.

• Равная оплата труда означает равную оплату за тот же самый объем ра-
боты или равную оплату за равную ценность выполненной работы (для

работодателя).

• Использование подходов, указанных выше, означает:

дополнительный стимул работодателям к действиям в их собствен­ных интересах или снятие ограничений на работы, обычно выполня­емые мужчинами».

В этом параграфе вам преподносится, как минимум, пять идей, связь между кото­рыми практически неясна. И это несмотря на то, что автор статьи, судя по всему, начал с высшего уровня идей, начал «сверху вниз». Согласитесь, вы чувству­ете, как ваше сознание отчаянно цепляется за любую возможность найти связь между этими пятью идеями. Затем вы приходите к выводу об отсутствии взаи­мосвязей в параграфе вообще. И, наконец, с неудовольствием оставляете попытки выделить главную мысль. Добавьте к этому чрезмерно сильное интел­лектуальное напряжение.

Вы должны учитывать, что вне зависимости от интеллектуального уровня, читатель может использовать вполне определенный - отнюдь не бесконеч­ный — запас энергетических усилий. Часть этих усилий уходит на восприятие и интерпретацию отдельных высказываний. Еще часть - на установление взаи­мосвязи и отношений между идеями. А оставшиеся силы читатель потратит на осмысление целого.

Можно и нужно сэкономить на времени, которое тратит читатель на первые два этапа: восприятие и установление связи. Для этого подавайте свои идеи так, чтобы их можно было понять без особого интеллектуального напряжения. Упо­рядочьте свои соображения. Не вынуждайте мысли читателя метаться из на­чала в конец и из конца в начало в поисках логических связей. Это не просто плохой стиль или плохая манера. Это приводит к тому, что читатель отказыва­ется разбираться в документе, написанном вами.

Подведем итог: любой читатель, как правило, запоминает текст «сверху вниз». Он также легче воспринимает и осмысливает идеи, если они подаются сверху вниз - от общего к частному. Из всего этого следует, что самые ясные докумен­ты - те, где информация представляется в нисходящей пирамидальной структуре.



От идеи к структуре. Порядок осмысления от частного к главному

Если вы собираетесь группировать идеи, суммировать выводы и подавать информацию сверху вниз, от общего к частному, структура вашего документа будет напоминать схему, изображенную на рисунке 1.




Структура начинается с нижнего уровня: самых маленьких ячеек, предна­значенных для конкретных идей и соображений, формулируемых в отдельных высказываниях. Эти высказывания логически объединяются в параграфы, па­раграфы - в разделы, разделы - в документ, который и «выкатывает» на вер­шину единственную, главную мысль.

Если вы на мгновение задумаетесь о том, в какой последовательности вы развиваете и обдумываете идеи, то поймете, что на самом деле поднимаетесь снизу вверх. Когда вы пишете, вы постоянно восходите на более высокие уров­ни абстракции.

На самом низком уровне пирамиды вы группируете высказывания, каждое из которых содержит какую-то частную идею, в параграфы. Предположим, вы объединяете в одном параграфе шесть высказываний. Причина, по которой объединены эти шесть, а не другие, будет только одна, а именно: вы отчетливо понимаете логическую взаимосвязь между ними. И эта логическая взаимосвязь будет присутствовать всегда, так как без нее не выразить общую идею парагра­фа, эффективно суммирующую идеи отдельных высказываний. Не стоит, на­пример, объединять пять высказываний о финансах и одно - о теннисе, потому что будет трудно показать значимость и уместность каждого суждения. Вам будет трудно сформулировать одно суммирующее, подытоживающее смысл параг­рафа высказывание.

Формулируя общий смысл параграфа, вы поднимаетесь вверх на один уро­вень абстракции. Теперь вы можете воспринимать параграф как обобщенное высказывание, содержащее одну мысль, а не шесть. Это позволяет вам объ­единить в группы, скажем, три параграфа. Ведь каждый из них содержит одну-единственную мысль, пусть и на более высоком уровне абстракции, чем составляющие его отдельные высказывания. Основная причина, по которой вы объединяете в раздел эти, а не другие параграфы, заключается в следую­щем: вы видите логическую взаимосвязь именно этих параграфов. И без нее вы не сможете выразить единую общую идею раздела, эффективно суммирующую идеи отдельных параграфов.

Точно такой же процесс осмысления будет верным при объединении раз­делов, формирующих документ в целом. Вы соединяете три раздела вместе (каждый раздел состоит из группы параграфов, а параграф, в свою очередь, состоит из группы высказываний) только потому, что они необходимы, чтобы выразить единственную, главную идею всего документа. И эта идея суммирует идеи наших трех разделов.

Вы будете объединять блоки текста и суммировать идеи до тех пор, пока не учтете все логические взаимосвязи. Понятно, что вы остановитесь только тогда, когда каждый документ, который вы пишете, будет структурирован. То есть когда проведете и докажете ключевую мысль - единственно выведенную из окончательного объединения разделов и суммирующую их. Эта мысль будет и должна быть главной. Именно ее вы хотите утвердить, а все идеи, сгруппиро­ванные на уровнях ниже - встроенные вами должным образом в структуру, -будут объяснять, доказывать, защищать главную мысль во всех значимых дета­лях.

К счастью, вы сможете заранее определить, получается ли у вас четкая и при­емлемая структура. Надо лишь оценить, связываются ли ваши идеи таким спо­собом, который позволяет объединять их в пирамидальные группы.

Объединять идеи в группы нужно, руководствуясь следующими правилами:



  1. На каждом уровне пирамиды идеи всегда должны резюмировать идеи,
    объединенные уровнем ниже.

  2. Идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида.

  3. Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены.

Теперь объясним, каким образом следует использовать правила «всегда должны»:

  1. Идеи на каждом уровне пирамиды всегда должны резюмировать идеи,
    объединенные уровнем ниже. Первое правило основывается на том фак-­
    те, что главная операция в мышлении и в создании документа — это опе­-
    рация абстрагирования. Именно при ее помощи рождаются новые идеи из
    идей, сгруппированных уровнем ниже. Как мы видели в вышеприведен­-
    ных примерах, главная мысль параграфа — это результирующий вывод из
    высказываний, объединенных в этот параграф. Точно так же главная мысль
    раздела - это суммирующий вывод из параграфов и так далее. Однако,
    чтобы иметь возможность сделать вывод из ранее сгруппированных вы-­
    сказываний или параграфов, необходимо корректно объединить в группы
    эти идеи, высказывания и параграфы. Второе и третье правила - это и есть
    правила объединения в группы.

  2. Идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида. Если вы хотите
    подняться лишь на один уровень абстракции над объединенными в груп­-
    пу идеями, они должны быть логически одного вида. Например, вы мо­
    жете логически объединить яблоки и груши в категорию «фрукты». Эта
    категория будет лишь на один уровень абстракции выше. Точно так же
    вы можете объединить столы и стулья в категорию «мебель». Но что полу­
    чится, если вы опрометчиво попытаетесь сгруппировать яблоки и сту­
    лья? Вы не сможете воспользоваться ближайшим уровнем абстракции,
    поскольку он уже занят категориями «фрукты» и «мебель». Таким обра­
    зом, вам придется перейти на более высокий уровень. Придется вос­
    пользоваться размытыми категориями «предметы» или «неодушевлен­
    ные объекты». Но каждая из этих категорий слишком широка и потому
    не указывает на мгновенно постижимый средним разумом логический
    признак объединения.

Когда вы пишете, вы хотите излагать идеи, подразумеваемые логи­кой данной группы. Именно поэтому все объединяемые суждения и идеи должны принадлежать к одной и той же логической категории. Так, если первая идея - это причина какого-то действия, то вторая идея в этом параграфе или разделе также должна быть причиной для того же само­го действия. Если первая идея - это этап какого-то процесса, остальные идеи, принадлежащие этой группе, должны быть этапами того же само­го процесса. Если первая идея - это проблема в компании, другие тоже должны быть связаны с проблемами компании и так далее.

Вернейший способ убедиться, верно ли вы объединили идеи в груп­пу, - попробовать обобщить их. Для этого воспользуйтесь как ярлыком существительным во множественном числе или собирательным сущест­вительным. Вы обнаружите, что идеи, которые можно объединить, мож­но и назвать общими словами: рекомендации, причины, проблемы, из-

менения. Не существует каких-либо иных ограничений на объединение различных идей в группы. Помните только одно: это всегда и обязательно множество идей одного и того же вида и их можно обобщить одним существительным во множественном числе.

Как убедиться в том, что вы верно объединяете идеи в группы, будет объяснено во второй части книги, главах седьмой, восьмой и девятой.

3. Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены. Други­ми словами, всегда должно существовать объяснение тому, почему вторая идея идет именно второй и не может быть ни первой, ни третьей. О том, как определить соответствующую очередность, подробно рассказано в гла­ве седьмой «Вопросы очередности подачи идей». Там говорится о том, что существует только четыре логических способа, с помощью которых упоря­дочивают набор идей:


  • дедуктивный (большая посылка, малая посылка, вывод),

  • хронологический (первое, второе, третье),

  • структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон),

  • классификационно-сравнительный (первый по значимости предмет,
    второй по значимости предмет и т. д.).

Порядок, который вы выбираете, отражает аналитические процессы, исполь­зованные вами при объединении идей в группы. Если вы руководствовались де­дуктивными основаниями, идеи идут в порядке логических аргументов. Если использовали причинно-следственную связь, то в хронологическом порядке. Если высказывались о существующей структуре, то порядок диктуется именно ею. Если классифицировали, то - порядком значимости. Поскольку эти четыре вида — дедуктивные умозаключения, выявление причинно-следственных свя­зей, разделение целого на части и классификация - охватывают все возмож­ные виды аналитической деятельности, на которую способен разум, то и спосо­бов упорядочения любых идей существует только четыре.

Принципиально важно понимать, что еще до того, как вы начнете писать, необходимо выстроить свои идеи в форме пирамиды. Проверить, соответству­ет ли ваша пирамида правилам. Если вдруг какое-то из этих правил нарушено, значит, вы не точны в своих размышлениях или не развили и не обосновали свои идеи до конца. А возможно, что связали их таким образом, который поме­шает читателю найти вложенный в них первородный смысл. Найдя ошибки, вы сможете переработать идеи. Затем очистить свои суждения, выстроить структу­ру документа в соответствии с правилами. Это избавит вас от необходимости обширных изменений, переделок и переписывания документа в дальнейшем.



Глава 2

Архитектура пирамиды

В первой главе мы объяснили, что ясно и понятно писать — значит установить строгую систему взаимосвязей между идеями. Такую систему, в которой идеи образуют всеохватывающую пирамидальную структуру (см. рис. 1). В этой структу­ре читатели воспринимают идеи начиная сверху - с главной мысли документа. А обоснование идей «раскручивается» по нисходящей, до основания.

Особенность правил магической пирамиды такова, что если вы разработа­ете и продумаете идеи прежде, чем начнете писать, то легко сможете выстроить их в пирамидальной форме. Однако большинство людей, когда садится писать, имеет только смутное представление о своих идеях и соображениях (если во­обще имеет). И поэтому не следует ожидать от себя большего. Никто не может знать наверняка, что именно он думает, пока он не приложит усилий выра­зить свои соображения, проговаривая их или излагая на бумаге. И даже тогда первое выражение идеи будет всегда менее точным, чем конечные формули­ровки.

Следовательно, вы не можете рассчитывать на то, что просто сядете и на­чнете писать, выстраивая свои соображения в форме пирамиды. Вам придется сначала открыть их для себя (найти их). Но и тут пирамида поможет вам, потому что она может быть выстроена при помощи строгого набора правил. Используя эти правила, вы ускорите процесс формулировки идей и свяжете их надлежащим образом. Эти смысловые правила таковы:



  • вертикальная взаимосвязь между пунктами и подпунктами,

  • горизонтальная взаимосвязь в группе подпунктов,

  • повествовательное развитие Вступления.

Сначала мы определим точную природу этих взаимосвязей, а затем, в главе третьей, узнаем, как использовать эти связи для формулировки идей, их сорти­ровки и организации. Это поможет нам разбираться в них и представлять их ясными и понятными для читателя.

Вертикальная взаимосвязь

Многим очевидным фактам и открытиям потребовались годы и годы, чтобы про­биться к сознанию людей. Вот еще пример, который хорошо иллюстрирует, что происходит в мозгу, когда вы читаете. Обычно проза пишется одномерно, в ней последовательно следует одно предложение за другим. И все предложения рас­положены более или менее вертикально на странице.

Но это последовательное расположение затемняет тот факт, что идеи могут относиться к разным уровням абстракции. И любая идея, находящаяся уровнем ниже главной мысли, всегда имеет и вертикальную и горизонтальную взаимо­связь с другими идеями документа.

Вертикальная связь чудесным образом помогает приковывать внима­ние читателя. Это позволяет вам выстроить диалог из вопросов и ответов, который захватывает читателя и буквально тащит его через ваши сужде­ния. Почему мы можем быть уверены в том, что читателю интересно? Пото­му что он через организацию текста будет вынужден поддаться логике ва­ших идей.

В каждую ячейку пирамиды вы помещаете идею. Я определю идею как ав­торское утверждение, которое поднимает вопрос в сознании читателя, потому что вы рассказываете ему нечто, чего он не знает. (Обычно, люди не читают с целью найти нечто общеизвестное. И как приятно осознавать, что первая цель любого документа - это всегда рассказ о том, чего люди еще не знают.)

Доведение до читателя положения, которое сообщает ему нечто, что ему неиз­вестно, автоматически порождает в его сознании вполне логичный вопрос - на­пример: почему? Или: как? Или: с какой целью вы сказали это? Писатель в результате обязан ответить на вопрос на уровень абстракции ниже. В сво­ем ответе, однако, он будет вновь рассказывать о том, чего читатель не знает, поэтому оппонент будет ставить очередные вопросы, на которые снова придет­ся отвечать на уровень ниже.

Писатель будет писать, поднимая вопросы и отвечая на них до тех пор, пока не достигнет того момента, когда, как он полагает, у читателя уже не бу­дет причин задавать логические вопросы. (Читатель необязательно согла­сится с писательскими ответами, когда достигнет финального пункта заоч­ного диалога, но он будет следить за логическим развитием, а это самое лучшее из того, на что любой писатель может рассчитывать.) Автор, достиг­нув финала, может теперь оставить основание пирамиды и вернуться к ключе­вой линии, чтобы отвечать на оригинальный вопрос, поставленный в верхней ячейке.

Следовательно, чтобы постоянно удерживать читательское внимание, необ­ходимо воздерживаться от постановки вопросов, на которые вы сами еще не готовы ответить. Точно так же необходимо терпеливо не опережать своими отве­тами следующие вопросы. Например, в какой-либо момент в документе появ­ляется раздел «Наши предположения». И это еще до того, как до читателя дове­дена главная мысль. Тут вы можете быть уверены в том, что писатель намерен сам себе отвечать на вопросы, которые читатель еще не имел возможности по­ставить. Соответственно, эту же информацию придется повторять (или перечи­тывать) в более значимом месте диалога.

Структура пирамиды почти волшебным образом заставляет вас подавать ин­формацию именно в таком порядке, который необходим читателю. Обратимся к двум примерам. На рисунке 2 первый пример, шутливый, из статьи ПК. Чес­тертона. Этот пример иллюстрирует мысль о том, как работает, удерживая вни­мание читателя, техника «вопрос/ответ». Пример формален, и вам необязатель­но оценивать значение сказанного.

Рис. 2. Структура пирамиды поддерживает диалог из вопросов и ответов

Честертон говорит, что поросят нужно баловать, как домашних любимчиков. Читатель спрашивает: «Почему?» Честертон отвечает: «По двум причинам: во-первых, они восхитительно прекрасны, во-вторых, их можно разводить с бес­конечными вариациями свойств».



Читатель. Когда и почему эти поросята прекрасны?

Честертон. Они прекрасны, потому что они изумительно жирны. И к тому

же они типичные англичане.



Читатель. Что красивого в том, чтобы быть жирным?

Честертон. Тучность создает очаровательные изгибы и порождает во вла-

дельце скромность, благопристойность.

В конце этой логической подструктуры вы, очевидно, не согласны с аргумен­тами Честертона, но, по меньшей мере, видите и понимаете их. Вам ясно: поче­му он говорит это, что он говорит по этому поводу, и у вас больше не возникает дополнительных вопросов. Следовательно, писатель может перейти к следую­щей системе аргументов, отстаивающей положение о том, что свиньи прекрасны, потому что они типичные англичане.

Читатель. Почему англосаксонские свиньи прекрасны?

Честертон. Свиньи склоняются к земле. Эта связь символизирует, что сила не обязательно несовместима с добротой. А это так типично для' Англии, что раздобревшие свиньи просто заслужили того, что­бы стать национальным символом.

И вновь вы, вероятно, имеете возражения по поводу высказанного. Но вам абсолютно ясно, каким образом Честертон отвечает на эти вопросы. Ясно, что идеи, объединенные в группы, обосновывают положения верхнего уровня ие­рархии и отвечают на вопросы, вытекающие из этих положений. В итоге рас­суждения о бесконечных вариациях в выведении свиней выглядят абсолютно понятно.

Вы можете убедиться в том, как та же самая техника успешно оправдывает себя на примере отрывка из делового документа (рис. 3). Здесь мы имеем струк­туру двадцатистраничного документа, в котором содержится рекомендация купить лицензию на Интернет-кафе. Это хорошее приобретение по трем причи­нам. А под каждой причиной ответ на те вопросы читателя, которые возникнут у него по мере понимания этой конкретной причины. Причины поданы настоль­ко ясно и понятно, что читателю остается только решить, согласен ли он с дово­дами автора доклада, или вновь задать какие-то вопросы.

Рис. 3. Каждый документ необходимо строить, ориентируясь на структуру диалога типа «вопрос/ответ»

Подведем итог. Значительная ценность структуры пирамиды заключает­ся в том, что она буквально вынуждает вас практически зримо определить вер­тикальные взаимосвязи, когда вы излагаете свой документ. Вот почему в каж­дом положении документа вам придется предусматривать последующий вопрос читателя, на который вы обязаны ответить уровнем ниже.



Горизонтальные взаимосвязи

Обдумывая, что надо сказать на уровне ниже, вы должны не просто от­вечать на вопрос, поставленный уровнем выше. Важно, чтобы ответы были логичными. То есть вы должны использовать ясные и понятные индуктивные или дедуктивные аргументы. Отметьте для себя: или одни, или другие, но никогда дедуктивные и индуктивные вместе. Помните, что за исключени­ем дедуктивной и индуктивной других видов логической взаимосвязи не существует.

Группа идей, объединенных дедуктивными взаимосвязями, представ­ляет аргументы последовательно. То есть первое положение содержит не­кое высказывание о ситуации, которая существует в мире сегодня. Второе уточняет объект (тему) или предикат высказывания, а в третьем связыва­ются два первых положения. Так, идеи, объединенные в группу, могут быть поданы так:


  • человек смертен,

  • Сократ - человек,

  • следовательно, Сократ смертен.

Чтобы подняться на один уровень абстракции выше над группой с дедук­тивными связями, вы резюмируете, акцентируя, подчеркивая заключительное положение: «Так как Сократ - человек, он смертен».

В индуктивной группе идеи, напротив, связаны только наличием какой-то общей черты или отношением к факту. Такие идеи, как правило, могут быть обобщены одним существительным во множественном числе или со­бирательным существительным (доводы за, возражения против, шаги, про­блемы и т.д.). Примерная форма построения индуктивных аргументов мо­жет быть такой:



  • французские танки у польской границы,

  • немецкие танки у польской границы,

  • русские танки у польской границы.

Здесь, для того чтобы подняться на уровень абстракции выше, вы строите свой вывод на утверждении, родственном для всех трех суждений. Ищете то, что их может объединить. В нашем примере это какие-то военные приготовления против Польши. Тогда вывод будет примерно таким: «Польша накануне танкового вторжения».

Итак, когда вы пишете и отвечаете на вопрос, используя дедуктивную аргу­ментацию, вы должны: во втором суждении комментировать объект (тему) или

предикат* (информацию) первого суждения, а в третьем суждении строить вывод, исходя из первых двух. Если вы используете индуктивные обоснования, вы объединяете идеи в группу на основе их логического сходства. Помните об обязательной необходимости описать их существительным во множественном числе.

Учитывая все вышесказанное, теперь вы можете сказать, что любая идея в пирамиде подразумевает все остальные. И вы могли бы начинать построение своих пирамид с любой единичной идеи, добавляя остальные туда, куда требу­ется - на нижние или верхние уровни абстракции, либо на тот же уровень. Но существует одно обязательное условие, без соблюдения которого не стоит при­ниматься за пирамиду смыслов. Это постановка ключевого вопроса, разверну­тым ответом на который и является ваш документ. И ставится этот вопрос в по­вествовательном Введении.



Как построить Введение в документ

Итак, вы уже хорошо разобрались в том, что пирамидальная структура поз­воляет вам вести с читателем диалог, построенный на вопросах и ответах. Но такой диалог не сможет привлечь внимание читателя, если начнется с неинте­ресной либо незначимой для него мысли или утверждения. Поэтому, чтобы быть уверенным, что вы захватите его внимание, необходимо начинать с такого вопроса, который уже существует и уже актуален для читателей.

Выше говорилось, что пишем мы в первую очередь для того, чтобы рас­сказать людям нечто, чего они еще не знают. Это так. Но читатель хочет узнать только то, что ему надо узнать. Если у него нет никаких проблем, у него не будет никаких вопросов. А если нет вопросов, следовательно, нет и проблем.

Поэтому свой документ/выступление необходимо строить так, чтобы отве­чать на уже существующий у читателя вопрос. Или отвечать на такой, который возник бы у него, если бы он на минутку задумался о том, что вокруг него про­исходит. Именно для этого и существует Введение. В нем вы подводите читате­ля к вопросу, указывая на ситуацию, которая этот вопрос породила.

Поскольку ситуация будет описанием каких-то событий или фактов, следует строить ее в классических канонах последовательного развития. Начните с време­ни и места. Затем расскажите, что обнаружилось (какие осложнения появились), как эта ситуация, развиваясь, привела (или могла бы привести) к возникнове­нию острого вопроса, ответить на который вы и собираетесь в своем доку­менте.

Классическая цепочка - ситуация, затруднение, вопрос, разрешение - поз­волит вам убедиться в том, что вы с читателем «начинаете с одного и того же места». А после этого берите читателя за руку и ведите через все ваши сообра­жения. К тому же такой подход поможет вам сконцентрироваться на главной мысли документа, а значит, даст возможность оценить ее актуальность. Он же позволит проверить способ подачи - прямой ли путь вы избрали?

Проиллюстрируем это на примерах из Введений в типичные бизнес-доку-менты.

*Предикат —это характеристика субъекта (предмета) речи. Аристотель выделял 4 типа признаков, способных играть роль предиката: родовые, видовые, собственные и случайные.


«Цель этой докладной записки - объединить ряд соображений для обдумывания и последующего обсуждения:

1. Организация Правления и его состав.

2. О роли Правления и Исполнительного Комитета, специфике их работы и взаимодействия.

3. Привлечение в Правление дополнительных сотрудников. Вопросы их


эффективной работы.

4. Правила избрания членов Правления и сроки их пребывания в долж--ности.

5. Альтернативные варианты комплектования Правления и Исполнитель-ного Комитета, предложенные с целью повысить эффективность их работы».

Обратите внимание, насколько легче было бы выразить цель докладной записки, если дополнить ее небольшой повествовательной преамбулой.

«Новая организация работы, принятая в октябре, переносит ответствен­ность за принятие решений непосредственно на плечи менеджеров двух подразделений. Такая реорганизация позволяет Правлению сосредоточить­ся на принципиальных вопросах текущей политики и перспективного пла­нирования.

Однако Правление оказалось слишком перегружено вопросами кратко­срочной политики, что не позволяет ему уделить должное внимание стратеги­ческим проблемам. Поэтому необходимо внести в работу Правления изме­нения. Полагаем, следовало бы:



  • перенести ответственность за повседневное управление на Исполнитель-ный Комитет,

  • расширить состав Правления и Комитета,

  • определиться с политикой и процедурами для формализации внутренней деятельности».

Подытожим. Введение рассказывает читателю в кратком виде о том, что он уже знает или должен был бы знать о проблеме, которую вы собираетесь пред­ложить для обсуждения. Таким образом, Введение напоминает ему о вопросах, на которые он получит ответ в предлагаемом документе. Предварительный рас­сказ внятно очерчивает границы ситуации, акцентирует затруднения, порожда­ющие проблему, - и читатель ждет от вас ответа.

Сразу же после Введения вы отвечаете на основной вопрос (ответ - это главная мысль, вершина пирамиды смыслов). Этот ответ породит новые второ­степенные вопросы, и вы будете отвечать на них, но уже на других подчинен­ных уровнях иерархии.

В чем практическая польза от трех правил, описанных в этой главе? Верти­кальный диалог, построенный на вопросах и ответах, горизонтальная дедуктив-

ная или индуктивная связь, повествовательный стиль Вступления? Как они по­могают разобраться в ваших собственных идеях и выстроить из них пирамиду смыслов? Напомним ответы на эти вопросы:

Зная принципы вертикальной организации структуры, вы сможете опреде­лить, какие именно идеи и соображения уместно объединить в группы (такие, при помощи которых можно найти ответы на вопрос).

Зная принципы организации горизонтальных взаимосвязей, вы сможете оце­
нить, достойны ли идеи того, чтобы их объединять в одни группы (определить,
одного ли они рода и как - индуктивно или дедуктивно - связаны между со­
бой). у

И, самое главное, зная злободневный читательский вопрос (вы сами подго­товили читателя к узнаванию), вы будете уверены в том, что все ваши идеи связанные воедино, будут значимы (то есть, приведены только для ответов на заинтересованные, уместные вопросы читателя).

Возможно, теперь вы хотите подробнее узнать о том, как использовать дан­ные «строительные блоки» для создания полноценного документа. Мы расска­жем об этом в третьей главе.

Глава 3


Начинаем строить пирамиду

Обычно садясь за стол писать, вы обнаруживаете, что только приблизительно знаете, о чем хотите рассказать. Но что именно и каким образом - для вас про­блема. Эта неопределенность значительно увеличивает трудности построения ясной структуры. Как строить ее в форме пирамиды?

Ответ подсказывает сама структура. Она помогает вам, а не усложняет ра­боту. Имея представление о ней, вы уже точно знаете, как должен выглядеть документ, и, следовательно, можете его планировать. В начале вы поставите на вершину пирамиды высказывание с объектом (предметом/проблемой) и пре­дикатом (информацией о нем/ней). К тому же вы знаете, что объект высказы­вания это сквозная тема всего документа.

Кроме того, это высказывание будет ответом на вопрос, уже стоящий перед читателем. А вопрос возник у читателя, потому что во Введении вы описали ситуацию (с которой читатель знаком) и возникшее затруднение (с которым читатель также знаком), породившее этот вопрос. Вероятно, вы даже прибли­зительно наметили некоторые из идей, которые хотите выразить в документе.

Этой совокупности знаний вполне достаточно для того, чтобы приступить к работе. Вы можете начать строительство пирамиды сверху и последовательно спускаться вниз, или начать снизу, поднимаясь на вершину. Первый способ обыч­но легче, чем второй, поэтому начнем с него.


Способ строительства «сверху вниз»

Начинать сверху обычно легче, потому что вы исходите из рассуждений о предметах/проблемах, которые хорошо известны читателю, потому что вы познакомили его с ними во Вступлении.

Однако вы не соблазняетесь желанием просто сесть и начать составлять лишь бы какое Введение. Вместо этого вам хочется воспользоваться структурой Введения, чтобы последовательно выразить и предварительно оценить пра­вильность своих соображений. Хотите именно так? Тогда рекомендую вам следу­ющий порядок действий, изображенный на четвертом рисунке и описанный далее.



Рис. 4. Элементы структуры взаимозависимы


Заполните верхний блок пирамиды.

1.Что именно вы обсуждаете?



  1. На какой вопрос о теме (объекте),
    стоящий перед читателем, вы отвечаете?

  2. Каков ваш ответ?

Сформулируйте и уточните вопрос для вступления.

  1. Какова ситуация?

  2. Что за трудности?

2. Сформулированы ли вопрос и ответ на него?

Определите линию ключевых утверждений.

  1. Какой новый вопрос порождается вышестоящим ответом?

  2. Индуктивно или дедуктивно вы будете отвечать на него?

7. Если индуктивно, то каким будет объединяющее
существительное во множественном числе?

Структурируйте поддерживающие соображения.

8. Повторите процесс вопрос/ответ на этом уровне.



  1. Создайте главный блок. Именно этот блок - вершина вашей пирамиды.
    Впишите в него объект (тему), который вы собираетесь обсуждать.

  2. Определите вопрос/проблему. Вообразите себе вашего читателя. К кому
    вы обращаетесь? На какой центральный вопрос об объекте (теме) хотите
    дать ему ответ в целом и законченном документе?

  3. Сформулируйте ответ, если он вам известен.

  4. Точно опишите ситуацию. Здесь желательно убедиться в том, что вы имеете абсолютно ясные представления о сформулированном вопросе и ответе. Для этого вы беретесь за объект (тему) и описываете его в конкретной

ситуации. Используйте первое бесспорное суждение, которое можете и хо­тите сформулировать. Помните, что первое суждение не должно вызывать возражений читателя. Оно истинно для него либо потому, что он изначаль­но согласен с ним, либо потому, что это суждение легко проверить и убе­диться в его подлинности.

  1. Раскройте и уточните затруднения. Задайте себе вопрос: «Что из этого
    следует?» Тогда вы начнете обдумывать, что именно привело к возник­
    новению проблемы/вопроса. Что-то пошло не так, возникли какие-
    то сложности, стали очевидны логические противоречия? Задаваясь подоб­
    ными вопросами, вы найдете тот ключевой вопрос, на который хочет
    получить ответ читатель.

  2. Еще раз пересмотрите главный вопрос и ответ на него. Из описания за­
    труднений немедленно должен следовать вопрос/проблема, которые вы
    уже записали. Если этого не происходит, переформулируйте проблему.
    Разберитесь в том, адекватно ли вы понимаете трудности. А может быть,
    вы ошиблись с вопросом и вам необходимо обдумать все заново.

Цель этого упражнения - научиться проверять, знаете ли вы точно тот вопрос, на который стараетесь ответить. Когда вы точно знаете формулировку вопроса, все остальные рассуждения становятся на свои места относительно легко.

Давайте посмотрим, как при помощи этих приемов переписать доклад с рис. 5. Этот доклад подготовлен финансовым отделом большой американс­кой компании, занятой производством спиртных напитков.

Когда водители компании доставляли товар заказчикам, они отсылали в фи­нансовый отдел доставочный чек, в котором указывался кодовый номер, данные о товаре, счет за доставку. Эти чеки являлись основой расчетной системы, ра­ботающей следующим образом:

Один из постоянных заказчиков этой компании, владелец большой сети ресторанов быстрого питания, назовем его Большой Босс, заказывал и получал ужасно большое количество товара. Исходя из своих финансовых соображе­ний, он считал, что более удобно аккумулировать ежедневные чеки за доставку и оплачивать их одним платежом. Он хотел бы, если чеки собирать нельзя, фик­сировать данные с них на компьютере, подсчитывать суммы, а затем отправлять компьютерную запись и единый чек один раз в месяц в головной офис компании производителя. Другими словами, он предлагал такую систему:



Рис. 5. Меморандум по поводу предложения, поданного Большим Боссом

Кому: мистеру Роберту Сальтону

От кого: Джона Дж. Джексона

Тема: предложение Большого Босса

7 марта 2001

Мы получили запрос Большого Босса (учетный номер 8306) об изменении учета поставок и доставочных чеков и переводе системы на другой прин­цип отчетности. Изменения, предложенные Большим Боссом, были про­верены в процессе подготовки к платежам. Обзор содержит данные, полу­ченные при проверке предложения:

1. Согласно нашим требованиям об учете поставок и входящих плате-­
жей каждый чек за доставку включает следующие данные:

Исходящий номер.

Номер магазина.

Номер чека.

Сумму в долларах в каждом чеке.

Дату поставки в каждом чеке.

Если мы не получаем информацию об исходящих номерах и номерах магазина от Большого Босса, мы берем эти данные из сводного реес­тра заказчиков. Впоследствии все это может быть включено в сводку о заказах Большого Босса.

2. Большой Босс собирается разработать программу, которая будет обра­-


батывать записи и фиксировать информацию с доставочных чеков.
Файл с этой информацией будет создаваться в формате, совмести­
мом со счетной системой, принятой у нас, и национальной финансо­-
вой системой. Эти данные в форме записи на ленте будут отсылаться
для учетных целей в отдел контроля денежных потоков и в финансо-­
вый отдел.

Полученная нашим отделом информация будет учитываться в со­ответствии с установленными процедурами. Окончательный баланс оплаченных чеков и присланной ленты с записями должен быть равен нулю.

3. В завершение всего процесса ежемесячной оплаты итоговый балан­-
совый расчет будет проводиться через расчетную систему финансо­-
вого отдела. В нем будет определяться номер платежа и чеков, кото­-
рый затем будет фиксироваться в итоговых отчетах.

Глава финансового отдела проанализировал возможность изменить систе­му платежей, приемлемость этих изменений и фактически описал в своем докладе: «Вот как работала бы новая система», не ответив на животрепещу­щий вопрос, стоит ли менять старую систему. Если бы на его месте были вы и воспользовались методами, описанными выше на рис. 4, вы рассуж­дали бы примерно так:



  1. Нарисовали бы главный блок и задались вопросом: «Что я намерен обсу-дить?» (Запрос Большого Босса о возможности изменений, см. рис. 4.)

  2. На какой вопрос о предмете обсуждения я попытаюсь ответить потенци-альному читателю доклада? (Это хорошая идея?)

  3. Каков мой ответ? (Да.)

  4. Теперь мне стоит проверить, действительно ли этот вопрос и этот ответ я затрагивал во Введении в доклад? Чтобы сделать это, я рассматриваю, что же обсуждается в конкретной ситуации. Итак, первое положение должно быть высказыванием об изменениях (тема доклада). Что я могу сказать об этой теме такого, что не вызовет возражений читателя? (Нам поступил запрос об изменениях в существующей процедуре оплаты счетов.) Когда вы начнете писать Введение, то конечно же объясните суть предлагаемых изменений, но сейчас - при обдумывании архитектуры текста- вам необходимо сосредоточиться только на сути, на главном смысле первого параграфа.

  5. Теперь я смотрю на сложившуюся ситуацию и спрашиваю: «Что дальше?» Этот вопрос ведет меня к реальной проблеме. (Вы спрашиваете меня, есть ли смысл в этих изменениях?)

В пункте (2) следовало бы подчеркнуть и выделить подразумеваемый вопрос. Ведь именно он сейчас занимает читателя (Есть ли в этом смысл?). Поскольку этот вопрос звучит приблизительно так же, как и ваш, вы можете спокойно соотнести его с вашим ответом. Теперь вы уверены в значимости и содержательности составляемого вами послания для читателя.

Рис. 6. Этапы изучения изменений, предложенных Большим Боссом





  1. Высказав свое мнение о том, что изменения действительно имеют по­
    ложительный смысл, вы со спокойной совестью можете спуститься на
    уровень ниже. Здесь вы определяете, какой новый вопрос возникнет
    в сознании читателя. (Почему изменения имеют смысл?)

  2. Ответом на любой вопрос «почему?» всегда будут определенные «при­
    чины». Так что теперь вы знаете, что в ключевую линию вашего доклада
    войдут «причины». Какие это могли бы быть причины?




  • изменения дадут нам необходимую информацию,

  • изменения увеличат объемы денежных потоков,

  • изменения уменьшат объем канцелярской работы.

8. После того как вы определите, что эти суждения верны и выстроены в ло­
гическом порядке, вы можете вновь спуститься на следующий уровень,
где дадите обоснования истинности этих суждений. В случае с документом
небольшого объема вы можете не перечислять подробные обоснования,
потому что они очевидны для вас, и вы легко выскажете их, когда присту­
пите к письменному изложению.

Как следует из этого примера, предложенный метод дисциплинирует авто­ра документа. Заставляет его отбирать ограниченную информацию, вынуждает использовать только ту, что важна и значима для читателя. Но это ограничение подталкивает мышление к целостному подходу в работе над проблемой или воп­росом, а не к тому хаотичному, что был показан в приведенном выше меморан­думе. И, конечно же, каждый, кто последовательно будет использовать подход «сверху вниз» при обдумывании и последующем создании документов, значи­тельно облегчит читателю и чтение, и процесс понимания.



Способ строительства «снизу вверх»

Довольно часто так бывает, что вы не до конца сформулировали главные положения своего документа. Поэтому не можете выстраивать мысли, начиная с вершины пирамиды. Так получается, потому что вы, например, не смогли аб­солютно точно определить предмет доклада. Или главный вопрос не совсем ясен для вас. Или вы не уверены в том, насколько читатель владеет этим предме­том. В таком случае попытайтесь начать с ключевой линии идей.

Если вы представляете себе, какими должны быть идеи на уровне ключевой линии, это замечательно. Однако часто вы и здесь чувствуете себя неуверенно. Не отчаивайтесь. В этом случае вы можете начать работу над структурировани­ем своих соображений, воспользовавшись подходом «снизу вверх». Этот под­ход состоит из трех этапов:


  1. Выпишите все идеи, которые вы хотели бы высказать.

  2. Продумайте, как они связаны друг с другом.

  3. Выведите заключения из идей и связей.

И вновь мы разберем этот прием на примере учебного документа, который желательно переписать (см. рис. 7). Этот доклад написан начинающим консультан­том в самом начале его карьеры. В нем содержатся рекомендации об изменениях, которые этот молодой менеджер дает английской издательской компании ТТВ.

Рис. 7. Исходный доклад для фирмы ТТВ.

Кому: Дата: 22 августа 2001

От кого: Тема:ТТВ

Нижеследующее содержит данные и результаты, полученные в течение двухнедельной работы.

Как мы уже знаем, стоимость типографского набора — это наиболее значительная часть издержек, которая колеблется от 40% в книгах с твердым переплетом до 50-55% в кни­гах с мягкой обложкой.

Стоимость типографского набора складывается из следующих видов стоимости:

Машинный набор 30—50%

Редактирование 17-25%

Первая корректура и правка 10-16%

Верстка 10-20%

Вставка иллюстраций 10-15%

Сравнение с общепринятыми стандартами показывает низкую производительность и высокую стоимость типографского набора в ТТВ. Как складывается стоимость в компа­нии, будет показано ниже.

Каждая книга, издаваемая в ТТВ, проходит все этапы типографского набора. Это делает­ся для обеспечения высокого качества изданий. Однако эта затянутая процедура снижает производительность ТТВ по отношению к другим конкурентам в том, что касается скорости выполнения простых работ.

В Оулесбери проявили неподдельный интерес к выявлению факторов, влияющих на стоимость типографского набора. Я беседовал на эту тему с Роем Вальтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Последний попросил обратить особое внимание на сле­дующее: (1) существуют ли в процессе набора этапы, которые можно было бы исключить, чтобы снизить стоимость; (2) каковы причины, вызывающие низкую производительность, и почему они не влияют на производительность конкурентов.

В настоящее время типографский набор осуществляется с очевидным напряжением. Большая часть работы производится помимо и в дополнение к запланированным объемам. Возникшие трудности связаны главным образом с той частью набора, где велика доля учас­тия людей в процессе производства. Уровень зарплат в ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому возникает дефицит персонала: новые сотрудники не приходят, а старые - уходят.

В настоящий момент усилилось влияние профсоюзов, к тому же два наборщика уволи­лись. В результате отделу не хватает сотрудников на проведение плановых работ, те, что есть, работают сверхурочно, а это ведет к перерасходу средств на оплату более чем на 50%.

Выводы


1. Полагаем, что стоимость может быть снижена за счет следующих шагов:
(А) упрощение процесса набора дешевых изданий;

(Б) увеличение производительности за счет изменения этапов набора.



  1. Для упрощения процесса необходимо провести пробное изменение на этапе конт­
    роля качества изданий. Сокращение числа и времени контрольных операций сле­
    дует совместить с заключительным контролем качества дешевых изданий и учетом
    реакции потребителей на такие изменения. Предлагаемое упрощение может
    привести к уменьшению общей стоимости типографского набора на 10%.
    Второй путь снижения стоимости требует детального изучения методов работы.
    В фирме ТТВ стоимость превышает стандарты на 20-50%, поэтому могут быть
    найдены и другие возможности для ее уменьшения.

  2. Сравнение между ТТВ и Бердом, Пернелом и Ватерлоу, вероятно, могло бы про­
    лить свет на проблему стоимости набора. Джордж Кеннеди и Рой Вальтер, как
    оказалось, весьма заинтересованы в проведении такого сравнения. Однако, на
    мой взгляд, простое конкурентное сравнение может не привести к значимым
    результатам.

  3. Отношение к факторам, влияющим на стоимость, и к оценке существующей стои­
    мости в Оулесбери различны. Герри Галвет считает, что она действительно очень
    высока, Джордж Кеннеди - что не имеется данных, чтобы оценить ее уровень, а
    Рой Вальтер не может определить факторы, влияющие на стоимость. Все они
    выразили желание дополнительно разобраться в этом вопросе.

Я, как и вы, не знаю о ситуации и предмете доклада ничего, кроме того, что содержится в тексте. Следовательно, мы будем рассматривать этот текст сам по себе, не пытаясь оценить, верна ли сообщаемая нам информация. Идеи, кото­рые необходимо обсудить, изложены в списке на рис. 8. Следующим шагом ста­нет обдумывание взаимосвязей между этими идеями.

Начнем с рекомендаций. Оценить ценность и уместность идей, описываю­щих действия, гораздо легче, чем адекватно оценить идеи, связанные с харак­теристиками ситуации (см. главу 9).

Итак, какая связь существует между упрощением процесса производства и изменением методов работы? Никакой! Потому что оба суждения говорят об одном и том же, так что здесь нам нечего анализировать.

Рис. 8. Анализ факторов, влияющих на стоимость в фирме ТТВ

Шаг первый: Список идей.

Проблемы


  1. Низкая производительность в процессе набора.

  2. Повторение этапов во всех видах изданий.

  3. Неконкурентные цены за простые работы.

  4. Отклонение от плановых показателей.

  5. Сравнительно низкая оплата труда.

  6. Дефицит кадров.

  7. Высокий объем сверхурочных работ.

  8. Худшая производительность по сравнению со стандартной.
    Решения




  1. Упростить процесс набора дешевых изданий.

  2. Увеличить производительность за счет изменения этапов работы.

Шаг второй: Установление логической связи между положениями документа.

Перейдем к проблемам. С первого прочтения становится очевидно, что в этом списке существуют определенные причинно-следственные отношения, которые мы бы хотели представить настолько ясно, насколько это возможно (Рис. 8. Шаг 2). При анализе этих отношений мы обнаруживаем две цепочки с причин­но-следственной связью и пропущенными звеньями, которые в этих цепочках следовало бы восстановить.

Теперь мы готовы сделать некоторые выводы. Либо в докладе говорится о том, что стоимость высока, потому что низка продуктивность и велики вре­менные затраты, либо о том, что для уменьшения стоимости необходимо уп­ростить методы и процедуры и поднять заработную плату. Чтобы определить, о чем собственно идет речь, нам приходится еще раз пересмотреть Введение. О каких проблемах, уже известных читателю, сообщается во Введении? Очевид­но, читатель знает, что стоимость - это архиважно, что фирма ТТВ неконкурен­тоспособна в отношении цены на простые работы, что, возможно, в ТТВ никто не может оценить, действительно ли так высока стоимость. В этом случае мы мог­ли бы выстроить процесс обдумывания так:


  1. Тема = составляющие стоимости.

  2. Вопрос = они действительно так высоки?

  3. Ответ = да.

  4. Ситуация = составные части стоимости типографского набора -

наиболее важный элемент полной стоимости.

5. Проблема = неизвестно, действительно ли стоимость так высока

по сравнению с уровнем конкурентов.

Вопрос (2) = действительно ли она выше, чем у конкурентов?

Ответ (2) = да.


  1. Новый вопрос (3) = как нам уменьшить стоимость?

  2. Ключевая линия = исключить лишние этапы в процессе работы и поднять

зарплату до сопоставимого с конкурентами уровня.

На рис. 9 показано, как эти идеи могли бы быть организованы в более при­емлемой версии доклада. Читатель мог бы не согласиться с выводами моло­дого консультанта, но, по меньшей мере, счел бы доклад ясным и понятным, определил, с чем он не согласен, и решил бы, что стоит обдумать более тща­тельно.

Чтобы можно было показать, как во Введение включаются все суждения, относящиеся к ключевой линии, здесь приводится полный текст доклада. Такое включение позволяет читателю начать обдумывать доклад за первые тридцать секунд чтения или еще раньше. А поскольку весь документ посвящен только объяснению утверждений ключевой линии или обоснованию этих положений, ни одна важная мысль не ускользнет от внимания и не выпрыгнет неожиданно и необоснованно из какого-нибудь темного места документа. Соответственно, если читатель ограничен во времени, он может быстро ухватить основную мысль. Поэтому помните: если ваши доводы не становятся «родными» за первые три­дцать секунд чтения, переработайте документ.

Рис. 9.Переработанный доклад для фирмы ТТВ

Кому:

От кого:

Дата: август 22, 2001

Тема: ТТВ

Я провел две недели в Оулесбери, изучая стоимость типографского на­бора и факторы, влияющие на нее. Как мы уже знаем, стоимость набора со­ставляет 40% полной стоимости изданий в твердых переплетах и 50-55% изданий в мягких переплетах. В ТТВ точно не установлено, так ли высока стоимость типографского набора, но в данный момент очевидно, что компа­ния отстает от конкурентов по себестоимости дешевых изданий.

Наши предварительные исследования показали, что стоимость типо­графского набора может быть значительно снижена за счет следующего:


  • Исключения излишних этапов в процессе набора.

  • Повышения уровня оплаты труда.

ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗБЫТОЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ЭТАПОВ

Производительность в ТТВ отстает от среднего уровня на 20-50%. Ана­лиз процесса набора показывает, что при издании разных видов книжной продукции сохраняются все этапы процесса вне зависимости от того,.что на­бирается - Библия или скандальный триллер. Вероятно, этим отчасти объ­ясняется высокая стоимость дешевых изданий.

Данные факты мы обсудили с Роем Вальтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Кеннеди высказал пожелания произвести опытный вы­пуск изданий, в процессе которого были бы исключены некоторые шаги, чтобы изучить: (1) как повлияет исключение на качество изданий и упроще­ние работы; (2) как повлияет исключение на производительность.

В начале следующей недели мы попробуем изменить процесс набора для нескольких простых изданий и проконтролируем, как скажутся эти из­менения на качестве и времени, а также узнаем реакцию заказчиков на них. Ожидаемая экономия может составить 10% от общего объема стоимости. Также планируется завершить детальное изучение других методов работы.

УВЕЛИЧЕНИЕ ОПЛАТЫ ТРУДА

Уровень оплаты труда в фирме ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому ТТВ испытывает дефицит кадров: новые сотрудники не приходят, старые - увольняются. Два наборщика уволились только, что, в результате чего в отделе осталось меньше сотрудников, чем планировалось. Теперь большая часть работы будет производиться в неплановых условиях. Оплата сверхурочных приведет к увеличению расходов на оплату труда на 50%.

Кроме того, профсоюзы требуют дальнейшего роста зарплаты. Учиты­вая эти факторы, следует нанять сотрудников и исключить сверхурочные работы.

К сказанному добавлю, что и заголовки в документе должны выделять и под­черкивать главные мысли в структуре вашего документа, чтобы читатель быст­ро схватывал общую задачу и мог сложить ее из частностей, если документ очень велик. Поэтому, когда вы подбираете слова для заголовков и оглавлений, старай­тесь отразить существенные идеи, а не общие категории или этапы осмысления (подробнее об этом см. в главе б «Как организовать и высветить структуру до­кумента».). Никогда не пользуйтесь такими словами, как, например, «Изыска­ния», «Выводы». Такие заголовки лишены смысла и ценности для того, кто мо­жет только быстро ознакомиться с документом.



Предупреждения начинающим строителям

Сама жесткость правил пирамиды поможет вам начать работу над докумен­том с любой идеи, где бы в структуре она ни находилась, и прояснить другие идеи. И это не зависит от того, начнете ли вы создавать структуру с вершины или с основания. Мы постарались рассказать вам только об общих принципах, но реальные возможности бесконечны, поэтому вопросы и проблемы неиз­бежны. Ответим на некоторые из тех, что чаще всего возникают у начинающих пользоваться правилами магической пирамиды.



  1. Старайтесь все-таки начинать строительство пирамиды сверху. Та минута,
    когда вы выражаете мысли на письме, всегда кажется прекрасной. Вы мо­
    жете расслабиться и решить, что не стоит тратить усилий на пересмотр и
    исправление текста. Поэтому не приступайте сразу к диктовке, считая, что
    напечатанный документ будет легче переделать. Вам может так понра­виться его вид, что вы и не обратите внимания на недостаток логики и не­
    правильно выраженные мысли.

  2. Используйте описание ситуации как начало процесса обдумывания Вве­-дения. Когда вы не твердо знаете, что в первую очередь хотите осветить во
    Введении - ситуацию, проблему, вопрос и ответ - вы можете располагать
    эти элементы в любом порядке (в зависимости оттого эффекта, который
    хотите произвести). Порядок, выбираемый вами, придаст документу осо­
    бую интонацию, а она может быть различна для документов разного рода.
    Тем не менее процесс обдумывания начинайте с ситуации, потому что она
    поможет вам корректно подойти к осмыслению проблем и вопросов.

  3. Не забывайте обосновать Вступление. Зачастую вы садитесь писать и уже
    знаете в деталях и полностью оформили в уме главную мысль, из которой
    вытекает очевидный вопрос. В этот момент вы можете поддаться тенден­ции перепрыгнуть через Вступление и начать сразу формулировать следу-

ющие вопросы из ключевой линии. Не поддавайтесь этому искушению.

В большинстве случаев вы обнаружите, что в результате обдумыва­ния вы структурируете информацию, относящуюся к ситуации или про­блеме, и, следовательно, пытаетесь заставить себя найти сложные де­дуктивные аргументы. Разберитесь со вступительной информацией сразу же, чтобы освободиться для сосредоточенного осмысления идей на более низких уровнях.

4. Всегда включайте информацию о возникновении ситуации во Введение.

Вы не можете рассказывать читателю, «что случилось», в основном тексте документа с намерением дать ему необходимые факты. Так как текст дол­жен содержать только идеи и суждения, связанные между собой логически. Это означает, что вы можете упоминать о следствиях только в связи с причинно-следственными взаимоотношениями, которые установлены в результате осмысления идей. Простая историческая данность не является резуль­татом логического мышления, следовательно, не может быть включена в иерархию групп.



  1. Ограничивайте информационное наполнение Введения только тем, что
    читатель признает безусловно истинным. Во Введении читателю расска-зывают непременно то, что он уже знает. Конечно, иногда вы не можете
    установить точно, знает ли он что-то, а иногда вы определенно догадыва­-етесь, что читатель не владеет вопросом. Однако, если мысль легко про­
    верить при помощи простых объективных наблюдений и подтвердить ее
    истинность, вы можете воспринимать читателя как все заранее знающего в
    том смысле, что у него не возникнет опасений об истинности вводных суж­дений.

  2. Обязательно обосновывайте каждое положение в ключевой линии. Ут­верждение следует доказывать и обосновывать до тех пор, пока не пере­
    станут возникать новые вопросы. Понятно, что каждое суждение требует
    своей глубины обоснования. Однако на ключевой линии все суждения
    должны иметь хотя бы один уровень обоснования. Это абсолютно обяза­тельно для дедуктивных рассуждений с отношениями, выраженными
    словом «следовательно». Если вы вдруг обнаруживаете, что нет никакой
    необходимости обосновывать заключительную мысль, тогда вы перестра­иваете вашу аргументацию и, возможно, начинаете использовать индук­тивное объединение в группы.

следующая страница >>