Построение системы менеджмента качества на основе системы directum

Построение системы менеджмента качества на основе системы DIRECTUM
В настоящее время постановка системы менеджмента качества стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одним из наиболее продуктивных подходов в решении задачи совершенствования менеджмента и бизнеса является применение международных стандартов для системы менеджмента. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 система менеджмента качества (далее - СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организацией, поэтому все большее число предприятий выстраивают свою СМК в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000 (далее - Стандарт) и подтверждают ее соответствие в международных сертифицирующих органах.

Консультанты компании "ФИНЭКС Качество" уже пять лет оказывают услуги по постановке СМК на основе стандарта ISO 9001:2000, подготовке предприятий к сертификации. За это время был накоплен большой опыт и выявлены основные трудности, с которыми сталкиваются компании, внедряющие СМК.

Строгое выполнение всех требований Стандарта всеми сотрудниками в каждый момент времени является достаточно сложной задачей. Для этого требуются и высокая корпоративная культура, и ясное осознание всеми сотрудниками своей роли в деятельности компании, и ответственность каждого сотрудника за результаты работы всего предприятия. Добиться этого руководству бывает достаточно сложно. При этом Стандарт требует построения "Документированной СМК" и ведения обязательных записей по качеству. Это часто приводит к тому, что значительная часть времени сотрудников тратится на заполнение различных форм, отчетов, справок по деятельности.

Конечно, нельзя отрицать важность фиксирования всех этапов деятельности, но лавинообразное увеличение рутинных операций, связанных с подготовкой и оформлением тех или иных бумаг, приводит к тому, что творческий процесс заменяется канцелярской работой.

Таким образом, предприятие может попасть в ситуацию, когда СМК становится самоцелью, идет поддержание СМК ради поддержания сертификата, а это в корне противоречит духу Стандарта.

Возникают вопросы: какие средства способны обеспечить выполнение требований Стандарта наилучшим образом; как построить эффективную СМК, которая будет способствовать развитию предприятия, а не принесет с собой множество ненужной бумажной работы.

По нашему мнению, решением данной проблемы может стать внедрение средств автоматизации, ориентированных на документационную составляющую СМК, что позволит снизить нагрузку на сотрудников по выполнению рутинных операций, осуществлять эффективный контроль за состоянием СМК на предприятии, повысить ответственность и исполнительскую дисциплину.

Надежным помощником руководителя должна стать полноценная система электронного документооборота предприятия. Современные системы электронного документооборота давно переросли рамки привычного "канцелярского" документооборота и в состоянии обеспечить эффективное выполнение всех документационных процессов, которые протекают на предприятии.

В качестве средства автоматизации СМК наших клиентов мы выбрали систему электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM и заключили партнерское соглашение с компанией-разработчиком. Критериями выбора стали:

наличие блока управления электронными документами и его соответствие требованиям Стандарта по управлению документацией;

присутствие механизма workflow, позволяющего автоматизировать бизнес-процессы различной сложности в соответствии с потребностями предприятия;

возможность оперативного получения отчетов по результатам деятельности ответственными лицами предприятия;

ориентация системы на вовлеченность в нее всех сотрудников;

простота и удобство работы сотрудников с системой, удобный и понятный интерфейс;

интеграция выбранной системы с существующей информационной инфраструктурой предприятия;

гибкие возможности настройки под требования конкретного предприятия;

возможность эффективной работы системы как на небольших, так и на крупных предприятиях;

удаленный доступ в систему (через Интернет).

Первый комплексный проект по внедрению СМК и ее автоматизации с использованием системы DIRECTUM был осуществлен в аудиторско-консалтинговой компании Уральского федерального округа "Порт-Аудит", г. Тюмень.

Комплексное внедрение СМК позволило с самого начала ориентировать процессы компании на использование модуля "Управление деловыми процессами" системы DIRECTUM.

При разработке документированных процедур, и в частности обязательной процедуры "Управление документами", предусматривалось применение модуля "Управление электронными документами". Следует отметить, что ведение документации СМК с использованием этого модуля удовлетворяет требованиям Стандарта.

Еще до внедрения СМК в компании были разработаны правила взаимодействия с клиентами, проводился мониторинг удовлетворенности потребностей клиентов, строго фиксировались все обращения заказчиков, что соответствует требованиям Стандарта. При внедрении системы было принято решение модернизировать ее с использованием инструментария разработчика IS-Builder, чтобы сотрудники могли максимально легко перейти от работы с информацией в бумажном виде к ее обработке в системе DIRECTUM.

Автоматизация процесса договорной работы позволила:

оптимизировать существующий процесс согласования договоров, сократить сроки и исключить ряд этапов, которые стали выполняться в автоматическом режиме;

значительно упростить работу юридического отдела компании, так как текст заключаемого договора стал формироваться на основе шаблонов и информации, полученной от сотрудников на этапе преддоговорной работы;

обеспечить качественный анализ договорной работы на основании объективных данных, поступающих в систему;

оперативно реагировать на нарушения в ходе выполнения регламентов работы и корректировать этот процесс.

Использование электронной цифровой подписи и механизма выдачи задач и контроля исполнения способствовало значительному упрощению процедуры издания, согласования и ознакомления с нормативными документами, в том числе и с документами СМК.

Учитывая частые командировки ведущих сотрудников, компания "Порт-Аудит" приобрела систему web-доступа, что позволит сотрудникам получать доступ к корпоративной базе знаний, выполнять свои обязанности в рамках бизнес-процессов вдали от офиса.

В настоящее время в компании автоматизированы рабочие места большинства сотрудников, идет работа по переводу бизнес-процессов в систему DIRECTUM и формированию корпоративной базы знаний в электронном виде.

Консультанты "ФИНЭКС Качество" и уполномоченные по СМК компании "Порт-Аудит" отметили существенные преимущества, которые они приобрели благодаря использованию системы DIRECTUM при постановке СМК:

строгое выполнение разделов Стандарта по управлению документами и записями;

контроль за выполнением регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

оперативный контроль руководства за функционированием системы менеджмента.

Сейчас руководство компании совместно с консультантами "ФИНЭКС Качество" завершает работы по постановке СМК. Система DIRECTUM позволила облегчить и ускорить этот процесс и предоставила менеджерам компании эффективный механизм улучшения СМК.
А. Воробьев,

директор

компания "ФИНЭКС Качество"
Д. Старков,

руководитель проектов

компания "ФИНЭКС Качество"
"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 28, июль 2006 г.