Положение о порядке обработки и защиты персональных данных работников Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей

УТВЕРЖДЕНО

совместным приказом Управления Республики Коми

по организационному обеспечению деятельности

мировых судей, ГКУ РК «Центр ОДМС»

от 1 июня 2012 года № 109/9

(приложение № 1)

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке обработки и защиты персональных данных работников Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей
I. Общие положения

1. Настоящее положение в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федеральным законом «О персональных данных», Указом Президента Российской Федерации «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» регламентирует порядок обработки и защиты персональных данных работников Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей (далее – Управление) и государственного казенного учреждения Республики Коми «Центр обеспечения деятельности мировых судей» (далее – Учреждение), их права и обязанности в этой области, а также ведения и хранения их личных дел и иных материалов, содержащих их персональные данные.

2. Управление осуществляет в соответствии с настоящим положением обработку персональных данных государственных служащих Управления, а также лиц, находящихся в кадровом резерве Управления, и лиц, уволенных из Управления.

Учреждение, а также уполномоченные работники Управления осуществляют в соответствии с настоящим положением обработку персональных данных работников Учреждения, а также лиц уволенных из Учреждения.

3. Обработка персональных данных государственных служащих Управления и работников Учреждения (далее – работников) осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», других законов и иных нормативных правовых актов, содействия работнику в прохождении гражданской службы (в трудоустройстве), учета результатов исполнения им должностных обязанностей (контроля количества и качества выполняемой работы), обучении и должностном росте, при формировании кадрового резерва, обеспечения личной безопасности и членов его семьи, обеспечения установленных законодательством условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества Управления, Учреждения.

4. Начальник Управления и директор Учреждения определяют список лиц, уполномоченных на обработку персональных данных работников, обеспечивающих обработку этих персональных данных и несущих ответственность за нарушение режима защиты этих персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - уполномоченные лица).

5. Уполномоченные лица осуществляют обработку персональных данных работников, т.е. совершают действия (операции) с персональными данными, включая получение (сбор), систематизацию (комбинирование), накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, уничтожение персональных данных.

6. Уполномоченные лица обрабатывают персональные данные работников, т.е. информацию, необходимую в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К документам, содержащим персональные данные работника, относятся: трудовая книжка, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, свидетельство о присвоении ИНН, диплом об образовании, иные документы о квалификации или о наличии специальных знаний или подготовки, документы воинского учета, медицинское заключение (справка) о состоянии здоровья, паспорт гражданина РФ, анкета работника, документы о составе семьи, приказы, докладные и аналитические документы, материалы служебных проверок, иные документы, содержащие персональные данные работника.

Обработка персональных данных

7. При обработке и защите персональных данных работников уполномоченные лица обязаны соблюдать требования, установленные статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации, статьей 42 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

8. Уполномоченные лица получают персональные данные лично у работника. В случае возникновения необходимости получения персональных данных работника у третьей стороны уполномоченные лица извещают об этом работника заранее, получают его письменное согласие и сообщают работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

9. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации получение и обработка данных о частной жизни работника производится только с письменного согласия работника.

10. Персональные данные вместе с необходимыми документами работников передаются на хранение в отдел государственной службы и кадров Управления (далее – кадровая служба), где формируются личные дела.

В личное дело работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу (работу), ее прохождением и увольнением с гражданской службы (работы), и необходимые для обеспечения деятельности Управления и Учреждения.

11. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных дел работников, иных материалов, содержащих их персональные данные, ведение и хранение личных карточек (унифицированные формы Т-2ГС, Т-2), а также хранение личных дел уволенных лиц с дальнейшей их передачей в установленном порядке в архив, осуществляется кадровой службой.

12. Персональные данные, внесенные в личные дела работников, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).

13. К личному делу работника приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу (принятии на работу) и замещении должности гражданской службы (должности);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия приказа о назначении на должность гражданской службы (принятии на работу);

и) экземпляр служебного контракта (трудового договора), а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт (трудовой договор);

к) копии приказов о переводе работника на иную должность гражданской службы (должность), о временном замещении им иной должности гражданской службы (должности);

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия приказа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении (об увольнении работника);

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Республики Коми;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Республики Коми (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении работника от замещаемой должности гражданской службы (должности);

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

14. К личному делу гражданского служащего приобщаются также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела и иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

15. Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

16. Персональные данные хранятся в пределах сроков, необходимых для решения задач, для которых они собирались.

Основные документы, содержащие персональные данные (личные дела, личные карточки) хранятся в сроки, установленные законодательством.

Трудовые книжки хранятся в соответствии с нормами законодательства о порядке ведения и хранения трудовых книжек.

17. Персональные данные хранятся в электронном виде и на бумажных носителях.

Для хранения персональных данных в электронном виде используются учтенные съемные носители, количество которых ограничено. Персональные данные в электронном виде регулярно, раз в месяц, копируются на отдельный носитель информации (резервное копирование данных). Резервная копия хранится в защищенном месте (несгораемом железном шкафу).

Личные дела, личные карточки, трудовые книжки, содержащие персональные данные, хранятся в несгораемых железных шкафах в кадровой службе.

18. Право доступа к персональным данным работников имеют только уполномоченные лица.

19. При передаче персональных данных работников уполномоченные лица обязаны соблюдать требования, установленные статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации.

20. Передача персональных данных работников в пределах соответственно Управления, Учреждения осуществляется в соответствии с настоящим положением, с которым работники должны быть ознакомлены под роспись.

21. Персональные данные могут передаваться третьей стороне только при наличии письменного согласия работника, за исключением ситуаций, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законодательством.

22. При передаче персональных данных работника их представителям в порядке, установленном законодательством, эта информация ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

23. Личные документы, содержащие персональные данные, в пределах соответственно Управления, Учреждения, разрешается передавать в бухгалтерию (сведения о составе семьи, паспортные данные, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, свидетельство о присвоении ИНН).

24. В целях информационного обеспечения создаются общедоступные источники персональных данных - справочники, в которые с письменного согласия работника включаются его фамилия, имя, отчество, наименование занимаемой им должности, дата ее замещения.

Права работников

25. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в отделе кадров, работники имеют право на:

- на сохранение и защиту тайны персональных данных, которые согласно законодательству являются конфиденциальной информацией и охраняются законом;

- полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

- доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» или иного федерального закона. При отказе работнику по исключению или исправлению персональных данных он имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим его обоснованием. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

- требование об извещении всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия уполномоченных лиц при обработке и защите его персональных данных;

- в соответствии с законодательством Российской Федерации пользоваться иными правами по обеспечению защиты своих персональных данных.

Обязанности работников

26. Работники обязаны представлять в кадровую службу документы, предусмотренные законодательством, содержащие достоверные сведения о персональных данных.

27. В случае изменения сведений, содержащих персональные данные работника (фамилия, имя, отчество, адрес, абонентский номер, паспортные данные, сведения об образовании, семейном положении, состоянии здоровья (при выявлении противопоказаний для выполнения служебных обязанностей (работы), обусловленных служебным контрактом (трудовым договором)), работник обязан своевременно (как правило, в 3-дневный срок) сообщать о таких изменениях в кадровую службу.

Обязанности Управления, Учреждения

28. Управление, Учреждение проводят обработку персональных данных строго в соответствии с законодательством и в установленных законом целях.

29. Управление, Учреждение обеспечивают защиту персональных данных работника от несанкционированного доступа, неправомерного использования и копирования или утраты за счет средств соответственно Управления, Учреждения в порядке, установленном федеральным законодательством.

31. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел работников, входит:

а) приобщение документов, указанных в пункте 13 настоящего положения, к личным делам работников;

б) обеспечение сохранности личных дел работников;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим положением;

г) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

32. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

33. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

34. Личные дела уволенных работников (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 33 настоящего положения), хранятся кадровой службой в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передаются в архив.

35. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

36. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
V. Ответственность
37. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

УТВЕРЖДЕН

совместным приказом Управления Республики Коми

по организационному обеспечению деятельности

мировых судей, ГКУ РК «Центр ОДМС»

от 1 июня 2012 года № 109/9

(приложение №2)

(с доп., внесенными совместным приказом от 26.02.2013 г. № 32/7)

СПИСОК

лиц, уполномоченных на обработку персональных данных

№ п/п	Должность государственной гражданской службы Республики Коми (должность)	Ф.И.О.	Подпись, дата
1.	Заместитель начальника Управления	Лялин Сергей Иванович
2.	Заместитель директора Учреждения	Шимловский Александр Викторович
3.	Начальник отдела государственной службы и кадров	Береговая Екатерина Владимировна
4.	Начальник финансово-экономического отдела	Фурман Валентина Владимировна
5.	Заведующий отделом бухгалтерского учета – главный бухгалтер	Попова Татьяна Александровна
6.	Консультант финансово-экономического отдела	Елисеева Елена Николаевна
7.	Главный специалист-эксперт отдела государственной службы и кадров	Зайцева Людмила Викторовна
8.	Ведущий специалист-эксперт отдела государственной службы и кадров	Дитц Луиза Егоровна
9.	Ведущий специалист-эксперт финансово-экономического отдела	Елина Наталия Владимировна
10.	Главный эксперт отдела бухгалтерского учета	Нестерова Наталия Евгеньевна
11.	Заместитель заведующего отделом материально-технического обеспечения	Никитин Геннадий Алексеевич