Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел

Архивный комитет Ленинградской области

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета Председатель архивного комитета

общего и профессионального Ленинградской области

образования Ленинградской области

________________С. В.Тарасов ______________В. В. Малинко

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

комитета (управления, отдела) по образованию

администрации муниципального района (городского округа)

Ленинградской области

Составитель:

главный специалист

архивного комитета

Ленинградской области

О.А. Краснопевцева

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭПМК

архивного комитета

Ленинградской области

от _________ №_____

Санкт-Петербург

2011

Оглавление

Список сокращений		3
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел		4
Список использованных нормативных и методических документов		7
Примерная номенклатура дел комитета (управления, отдела) по образованию администрации (городского округа) муниципального района (городского округа) Ленинградской области		8
	Приложение № 1. Форма номенклатуры дел	20
	Приложение № 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел	21

Список сокращений

г. -	год
ДЗН –	до замены новыми
ДМН –	до минования надобности
л. –	лет
ОУ -	Образовательное учреждение
Пост. –	постоянно
Ст. -	Статья
ТП –	«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558)
ЦЭПМК -	Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия
ЭК -	Экспертная комиссия
ЭПК –	экспертно-проверочная комиссия

Методические рекомендации

по применению примерной номенклатуры дел
Примерная номенклатура дел комитета (управления, отдела) по образованию (далее – комитет) администрации (городского округа) муниципального района (городскогоокруга) Ленинградской области (далее – примерная номенклатура) представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве комитета по образованию.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов в комитете и используется при составлении конкретной номенклатуры дел комитета.

При разработке конкретной номенклатуры дел комитета на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в работе данного комитета а также состав реально образующихся документов.
При составлении номенклатуры дел комитета необходимо:
Учитывать организационную структуру комитета, названия структурных подразделений и функциональные обязанности специалистов в соответствии с должностными инструкциями;

Отобрать из примерной номенклатуры дел заголовки дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве конкретного комитета;

Включить в номенклатуру дел документы, образующиеся в деятельности конкретного комитета, не предусмотренные примерной номенклатурой дел;

Конкретизировать заголовки дел примерной номенклатуры дел применительно к комитету;

Определить принципы группировки документов в дела, с учётом порядка решения вопросов, важности и объёма образующихся документов.

Провести систематизацию документов одинаковую для всех разделов номенклатуры дел, с учётом степени важности документов и их взаимосвязи. Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций» (М.2002).

Конкретная номенклатура строится по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием комитета, и отражает все документы, образующиеся в деятельности комитета, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.

Заголовки дел переносятся в номенклатуру дел комитета с необходимыми уточнениями, если заголовки приведены в обобщённом виде.

В графе 4 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей по перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утверждённому приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558. Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру дел комитета без изменения. В необходимых случаях, сроки хранения документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел документов, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов или экспертной проверочной комиссией ( далее - ЭПК), исходя из их научной и практической ценности, и согласуются с экспертно-проверочной комиссией администрации муниципального образования Ленинградской области (далее - ЭПК).

Отметка «ЭПК» в графе 4 означает, что часть документов временного хранения в данном деле может иметь научно-историческое значение. Эти дела подвергаются полистному просмотру с целью определения состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Отметка «ДМН» (до минования надобности) означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется комитетом, но не может быть менее одного года. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения дел, законченных в делопроизводстве 2007 года, начинается с 1 января 2008 года.

Конкретная номенклатура дел комитета составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистами данного комитета, ответственными за делопроизводство и архив.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В отличие от примерной номенклатуры дел в конкретной номенклатуре дел пять граф. В графе 3 конкретной номенклатуры дел против каждого заголовка дела по завершению года проставляется количество частей, томов. (Приложение 1)

В графе 4 конкретной номенклатуры дел помимо срока хранения и статьи типового перечня. Уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры, переносятся в конкретную номенклатуру дел комитета, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении конкретной номенклатуры дел. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению.

По истечении года, на который была составлена номенклатура дел, ответственным за делопроизводство лицом подводится итог, количества отложившихся в истекшем году дел, постоянного и временного сроков хранения.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке комитета в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

При составлении номенклатуры дел использованы документы:

1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558);

23. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел (М.,2005)

4. Основные правила работы ведомственных архивов (М., 1986)

5. Основные правила работы архивов организаций (М.,2002)

6. ГОСТ Р. 6.30-2003

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения, № статьи по перечню	Примечание
1	2	4	5

	01. Руководство

01-01	Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (копии)	ДМН* ст.1 б	* Относящиеся к деятельности комитета – пост.
01-02	Законы и иные нормативные правовые акты Ленинградской области (копии)	ДМН* ст.1 б	* Относящиеся к деятельности комитета – пост.
01-03	Муниципальные нормативные правовые акты (копии)	ДМН* ст.1 а	* Относящиеся к деятельности комитета – пост.
01-04	Протоколы, решения Коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации, Федерального агентства по образованию, Федерального агентства по надзору в сфере образования (копии)	ДМН ст.18 б
01-05	Приказы Министерства образования и науки РФ, Федерального агентства по образованию, Федерального агентства по надзору в сфере образования (копии)	пост. ст.19 а	* Присланные для сведения – до минования надобности
01-06	Проекты муниципальных нормативных правовых актов в сфере образования; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке.	ДМН* ст.2 а	* Относящиеся к деятельности комитета – пост.
01-07	Поручения вышестоящих организаций в сфере образования; документы (обзоры, доклады, расчёты, справки, заключения) по их выполнению.	пост.* ст. 6	По оперативным вопросам деятельности – 5 лет ЭПК
01-08	Положение о комитете.	пост. ст. 50 а
01-09	Административные регламенты исполнения функций и предоставления услуг комитетом и подведомственными учреждениями.	пост. ст.54 а
01-10	Образовательные стандарты качества предоставляемых услуг.	пост. ст. 25 а
01–11	Приказы председателя комитета по основной деятельности.	пост. ст.19 а
01-12	Распоряжения председателя комитета по основной деятельности.	пост. ст.19 а
01-13	Протоколы совещаний директоров подведомственных образовательных учреждений	пост. ст.18 б
01-14	Переписка с государственными органами Ленинградской области по основным направлениям деятельности в сфере образования	5 лет ЭПК ст. 32
01-15	Переписка с комитетом общего и профессионального образования по основным направлениям деятельности	5 лет ЭПК ст. 33
01-16	Переписка с подведомственными организациями по основным направлениям деятельности	5 лет ЭПК ст. 34
01-17	Переписка с другими организациями по основным направлениям деятельности	5 лет ЭПК ст. 35
01-18	Списки, перечни подведомственных образовательных учреждений	пост. ст. 70 а
01-19	Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления.	пост. ст.86
01-20	Документы (исторические и тематические справки, обзоры, публикации в средствах массовой информации, тексты теле-радио-передач, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории комитета	пост. ст.95
01-21	Журнал регистрации приказов председателя комитета по основной деятельности	пост.* ст. 258 а	* Хранится в комитете. Подлежит приему в государственный, муниципальный архив, если может быть использован в качестве научно - справочного аппарата
01-22	Журнал регистрации распоряжений председателя комитета по основной деятельности	пост.* ст. 258 а	* Хранится в комитете. Подлежит приему в государственный, муниципальный архив, если может быть использован в качестве научно - справочного аппарата
01-23	Журнал учёта мероприятий по государственному контролю (надзору)	5 лет ст.176
01-24	Журнал выдачи лицензий образовательным учреждениям	пост. ст. 101
01-25	Журнал учёта обращений граждан	5 л. ст. 258 е
01-26	Журнал регистрации поступающих документов	5 г. ст. 258 г
01-27	Журнал регистрации отправляемых документов	5 г. ст. 258 г
01-28	Инструкции по организации делопроизводства в органах местного самоуправления	пост.* ст. 27 а	На хранение в муниципальный архив не передаются
01-29	Положение об архиве комитета	пост. ст.57 а
01-30	Положение об экспертной комиссии комитета	пост. ст. 57 а
01-31	Протоколы заседаний экспертной комиссии комитета (ЭК)	пост. ст. 18 д
01-32	Описи дел (постоянного хранения, по личному составу)	пост. ст.248 а,б
01-33	Дело фонда (исторические справки, акты проверки наличия и состояния документов, приёма и передачи, выделения дел к уничтожению)	пост. ст.246
01-34	Сводная номенклатура дел комитета	пост.* ст. 200 а	На хранение в муниципальный архив не передаются

	02. Планирование

02-01	Целевые программы (региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития отрасли, отдельных направлений деятельности	пост. ст.262 а
02-02	Документы (доклады, отчёты, обзоры) о ходе выполнения целевых программ	пост. ст. 265
02-03	Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития образования в муниципальном образовании	пост. ст.267
02-04	Годовой план работы комитета	пост. ст. 285 а
02-05	Учебные планы, образовательные программы комитета	пост. ст.711 а
02 - 06	Аналитические записки (анализы) о выполнении планов комитета	пост. ст.294
02-07	Годовой план работы инспектора дошкольных образовательных учреждений	5 лет. ст.290
02-08	Годовой план работы по охране труда	5 лет ст.290
02-09	Переписка по вопросам планирования	5 л. ст. 296

	03. Статистическая отчётность

03 -01	Документы (доклады, справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности комитета	пост. ст.468
03-02	Сводные годовые статистические отчёты комитета о работниках муниципальных общеобразовательных учреждений	пост. ст. 467а
03-03	Сводные годовые статистические отчёты (ф.СВ-1,11, 111) комитета о работе вечерних( сменных) общеобразовательных школ на начало и конец учебного года	пост. ст. 467а	В электронном виде сдаются в комитет общего и профессионального образования Ленинградской области
03-04	Сводные годовые статистические отчёты (ф.76-РИК, ОШ-1, Д-4, Д-6, Д-8, Д-9, ОШ-5, СВ-1, НД-1 и приложения) комитета о работе образовательных учреждений и их материально-технической базе	пост. ст. 467а	В электронном виде сдаются в комитет общего и профессионального образования Ленинградской области

03-05

Сводные годовые статистические отчёты (ф.78-РИК) комитета о работе муниципальных дошкольных учреждений

пост.

ст.467а

В электронном виде сдаются в комитет общего и профессионального образования Ленинградской области

следующая страница >>