Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел 4 Примерная номенклатура - страница №1/1
Архивный комитет Ленинградской области
Комитет общего и профессионального образования
Ленинградской области
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
органа опеки и попечительства
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Составители: начальник отдела формирования государственного архивного фонда методического обеспечения и контроля деятельности архивов архивного комитета
Ленинградской области
Т.М. Трубкина
|
главный специалист комитета
общего и профессионального
образования
З.А. Синицына
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭПМК
архивного комитета
Ленинградской области
от 25.03.2011 № 3 п.п. 3.1.
|
Санкт-Петербург
2011
Оглавление
1. Список сокращений
|
3
|
2. Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел
|
4
|
3. Примерная номенклатура дел органа опеки и попечительства
|
6
|
4. Список использованных нормативных и методических документов
|
9
|
Приложение № 1. Форма номенклатуры дел
|
10
|
Приложение № 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел
|
11
|
Список сокращений
г.
|
-
|
год
|
ДЗН
|
-
|
до замены новыми
|
ДМН
|
-
|
до минования надобности
|
л.
|
-
|
лет
|
пмпр
|
-
|
Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения. М., 1981.
|
пдс
|
-
|
Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. 2007.
|
ппрф-559
|
-
|
Постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года № 423 (с изменениями от 26 июля 2010 года № 559).
|
ппрф-927
|
-
|
Постановление Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года № 927.
|
Ст.
|
-
|
статья по перечню
|
тп –
|
-
|
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558).
|
ЦЭПМК
|
-
|
Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия архивного комитета Ленинградской области
|
ЭК
|
-
|
экспертная комиссия
|
ЭПК
|
-
|
экспертно-проверочная комиссия
|
ЭПМК
|
-
|
Экспертно-проверочная методическая комиссия администрации муниципального образования, муниципального архива
|
Методические рекомендации
по применению примерной номенклатуры дел
Примерная номенклатура дел органа опеки и попечительства (далее – примерная номенклатура дел) подготовлена с целью оказания методической помощи органам опеки и попечительства муниципальных образований Ленинградской области в проведении экспертизы ценности документов и определению сроков их хранения. Примерная номенклатура дел рекомендуется для использования при разработке конкретных номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности органа опеки и попечительства. Заголовки дел определены в соответствии с действующими нормативными правовыми актами, с учётом сложившейся практики ведения делопроизводства и организации работы органов опеки и попечительства в Ленинградской области. Акцент в примерной номенклатуре сделан на отражении состава и определении сроков хранения документов по выявлению лиц, нуждающихся в установлении над ними опеки или попечительства, их устройства, защите прав и законных интересов подопечных.
В большинстве муниципальных образований Ленинградской области органы опеки и попечительства включены в структуру органов управления образованием и органов социальной защиты населения. В ряде муниципальных образований они являются самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального образования. Это надо учитывать при разработке конкретной номенклатуры дел (форма приведена в приложении 1).
Если орган опеки и попечительства, является отделом (сектором) комитета (управления) образования или социальной защиты, то номенклатура дел органа опеки и попечительства включается в сводную номенклатуру дел соответствующего комитета (управления). Формирование индексов дел осуществляется с учётом индексирования дел в комитете (управлении), структурным подразделением которого орган по опеке и по попечительству является.
Если орган опеки и попечительства является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального образования, то его номенклатура дел включается в сводную номенклатуру дел администрации с учётом нумерации внутри номенклатуры структурных подразделений администрации.
В графе 1 конкретной номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности - если функции органа опеки и попечительства выполняют отдельные специалисты) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире (например - 02-04).
В графу 2 конкретной номенклатуры дел переносятся заголовки из примерной номенклатуры, которые в случае необходимости уточняются.
В графе 3 конкретной номенклатуры дел против каждого заголовка по завершении календарного года проставляется количество частей, томов дела, заведённых в течение года.
В графе 4 конкретной номенклатуры дел указывается срок хранения и статья по перечню.
В примерной номенклатуре указаны сроки хранения дел и номера статей со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты. Когда ссылки на нормативные правовые акты отсутствуют, указаны рекомендованные сроки хранения архивных документов. В таком случае в конкретной номенклатуре дел вместо статьи по перечню указывается индекс данной примерной номенклатуры дел.
При включении в конкретную номенклатуру дел типовых управленческих документов, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558.
Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется органом опеки и попечительства, но не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» означает, что часть документов в данном деле может иметь историческое значение. Эта отметка применена к большинству включенных в данную номенклатуру дел. По истечении сроков хранения данных документов, проводится экспертиза ценности и решается вопрос об отнесении их к составу Архивного фонда Российской Федерации и передачи в муниципальный архив или о выделении к уничтожению. До истечения сроков, указанных в графе 4, документы хранятся в органе опеки и попечительства.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.
В графу 5 конкретной номенклатуры дел вносятся уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметки о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах.
Конкретная номенклатура дел органа опеки и попечительства на следующий год составляется в IV квартале текущего года уполномоченным на это специалистом органа опеки и попечительства и включается в соответствующую сводную номенклатуру дел органа местного самоуправления.
В течение года орган опеки и попечительства работает с выпиской из сводной номенклатуры, утверждённой руководителем органа местного самоуправления.
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Срок
хранения,
№ статьи
по перечню
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
01-01
|
Законы, иные нормативные правовые акты по вопросам опеки и попечительства, присланные для сведения
|
ДМН
Ст.1б тп
|
|
01-02
|
Постановления, распоряжения главы администрации по вопросам опеки и попечительства. Копии
|
ДМН
Ст. 1б тп
|
|
01-03
|
Решения суда, присланные для сведения. Копии
|
ДМН
Ст. 1б тп
|
|
01-04
|
Положение об органе опеки и попечительства.
|
Постоянно
Ст.56
|
Копия - 3 года после замены новым
|
01-05
|
Положение о Совете по опеке и попечительству
|
Постоянно
Ст. 57 тп.
|
Копия – 3 года после замены новым
|
01-06
|
Документы Совета по опеке и попечительству (протоколы заседаний, решения и документы к ним)
|
Постоянно
Ст.18д тп
|
|
01-07
|
Переписка с комитетом общего и профессионального образования Ленинградской области по основной деятельности
|
5 л. ЭПК
Ст.33 тп
|
|
01-08
|
Переписка с судами по основной деятельности
|
5 л. ЭПК
Ст.35 тп
|
|
01-09
|
Переписка с организациями по основной деятельности
|
5 л. ЭПК
Ст. 35 тп
|
|
01-10
|
Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению
|
5 л.1 ЭПК
Ст. 183а,б тп
|
1Предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции - Постоянно
|
01-11
|
Годовой отчёт «Сведения о выявлении и устройстве детей и подростков, оставшихся без попечения родителей» (форма №103-рик)
|
Постоянно
Ст. 476б тп
|
|
01-12
|
Оперативные отчёты по основной деятельности, представляемые в комитет общего и профессионального образования Ленинградской области
|
5 л.
Ст.474 тп.
|
|
01-13
|
Годовые отчёты о начислении пособий на содержание подопечных
|
Постоянно
Ст. 327б тп.
|
|
01-14
|
Квартальные и месячные отчёты о начислении пособий на содержание подопечных
|
5 л.
Ст. 327в тп.
|
|
01-15
|
Журнал учёта детей, находящихся в семьях, в которых родители своими действиями или бездействием создают условия, представляющие угрозу жизни или здоровью детей либо препятствующие их нормальному воспитанию и развитию
|
10 л. 1 ЭПК
|
1 После завершения
Примерная форма введена
Письмом Минобрнауки РФ от 31.08.2010 № 06-364
|
1
|
2
|
3
|
4
|
01-16
|
Документы (копии актов обследования жилищно-бытовых условий, заключения, копии решения суда) по спорам, связанным с воспитанием детей
|
10 л. 1 ЭПК
|
1После достижения ребенком 18 лет
|
01-17
|
Журнал учёта лишения родительских прав
|
75 л. 1 ЭПК
Ст.424 пмпр
|
1 После завершения
|
01-18
|
Журнал первичного учёта несовершеннолетних, оставшихся без попечения родителей
|
75 л. ЭПК
|
- « -
|
01-19
|
Журнал (реестр) учёта детей находящихся под опекой и попечительством
|
75 л. ЭПК
|
- « -
|
01-20
|
Журнал учёта детей, направленных на воспитание в учреждения для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей
|
75 л. ЭПК
Ст.424 пмпр
|
- « -
|
01-21
|
Журнал учёта граждан, обратившихся в орган опеки и попечительства с просьбой дать заключение о возможности
быть опекуном (попечителем) несовершеннолетнего гражданина или назначить опекуном (попечителем) несовершеннолетнего гражданина
|
5 л.
|
- « -
Примерная форма введена Письмом Минобрнауки РФ от 31.08.2010 № 06-364
|
01-22
|
Журнал учёта кандидатов в замещающие родители
|
5 л.
|
- « -
|
01-23
|
Личные дела усыновлённых (удочеренных)
|
75 л.1ЭПК
ст.421пмпр
|
1После достижения ребенком 18 лет
|
01-24
|
Журнал учёта усыновленных (удочеренных) несовершеннолетних
|
75 л. 1 ЭПК
|
1 После завершения
|
01-25
|
Журнал учета детей, усыновленных (удочеренных) иностранными гражданами, гражданами Российской Федерации, лицами без гражданства, постоянно проживающими за пределами Российской Федерации
|
75 л. ЭПК
|
- « -
Заводится как самостоятельный журнал по усмотрению органа опеки и попечительства
|
01-26
|
Личные дела приёмных семей, опекаемых несовершеннолетних
|
75 л.1 ЭПК
ппрф-559
|
1После достижения ребенком 18 лет
|
01-27
|
Журнал учёта детей, переданных в приёмные семьи
|
75 л. 1 ЭПК
|
1 После завершения
|
01-28
|
Журнал учёта правового статуса ребенка, состоящего в федеральном банке данных
|
5 лет
|
- « -
|
01-29
|
Анкеты детей, оставшихся без попечения родителей, сведения о которых переданы в федеральный банк данных
|
5 лет1
|
1После достижения ребенком 18 лет
|
01-30
|
Журнал о прекращении учёта сведений о ребенке в региональном банке данных
|
5 лет1
|
1 После завершения
|
01-31
|
Журнал учёта изменения, присвоения фамилии, имени несовершеннолетних подопечных
|
75 л. ЭПК
|
- « -
|
1
|
2
|
3
|
4
|
01-32
|
Документы (заявления, копии распоряжений и другие документы) по изменению, присвоению фамилии, имени несовершеннолетних подопечных
|
75 л. 1 ЭПК
|
1После достижения ребенком 18 лет
|
01-33
|
Журнал учёта несовершеннолетних, состоящих на регистрационном учёте внеочередного получения жилья
|
5 лет1
|
1После получения жилья
|
01-34
|
Журнал учёта детей-сирот, детей оставшихся без попечения родителей и лиц из их числа, обеспеченных жильем
|
75 лет1 ЭПК
|
1После получения жилья
|
01-35
|
Документы о наследстве, по отчуждению жилых помещений, разрешения на совершение сделок
|
75 лет ЭПК
ст. 938 тп
|
|
01-36
|
Журнал учёта граждан, выразивших желание стать опекунами или попечителями совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан
|
5 л. 1
|
1 После снятия с учёта
Форма введена постановлением Правительства РФ от 17 ноября 2010 г. N 927
|
01-37
|
Личные дела совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан (совершеннолетних подопечных)
|
75 л. 1ЭПК
ппрф-927
|
1После снятия с учёта
|
01-38
|
Журнал учёта граждан, находящихся под опекой
|
75 лет ЭПК
|
- « -
|
01-39
|
Личные дела граждан, находящихся под патронажем
|
10 л. ЭПК
|
- « -
|
01-40
|
Журнал учёта граждан, находящихся под патронажем
|
10 л. ЭПК
|
- « -
|
01-41
|
Документы (копии постановлений, заявления, списки лиц, которым начисляются льготы и др.) по начислению льготы на бесплатный проезд и оплату коммунальных услуг
|
5 л.
Ст.900, 904
|
|
01-42
|
Документы (постановления, заявления, списки лиц, которым выплачивается пособие и др.) по начислению пособия несовершеннолетним подопечным
|
5 л.
Ст.900, 904 тп
|
|
01-43
|
Журнал учёта приёма посетителей
|
3 г.
Ст. 259 а тп
|
|
01-44
|
Номенклатура дел органа опеки и попечительства
|
ДЗН
Ст. 200а1 тп
|
1Не ранее 3-х лет после передачи дел в архив или уничтожения учтённых по номенклатуре дел
|
Список использованных нормативных и методических документов
Федеральный закон от 24 апреля 2008 года № 48-ФЗ «Об опеке и попечительстве».
Постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года № 423 (с изменениями от 26 июля 2010 года № 559).
Постановление Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года № 927 «Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан».
Приказ Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». (Зарегистрирован в Минюсте РФ 8 сентября 2010 года № 18380).
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской федерации от 1 июня 2007 года № 70 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения».
Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения. М., 1981.
Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. М., 2005.
Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
Приложение 1
(наименование организации)
(наименование структурного подразделения)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(место составления)
Индекс
дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во ед. хр.
|
Срок хранения и № статей по перечню
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Название раздела
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя структурного подразделения
|
|
|
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Дата
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
|
|
|
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Дата
Форма номенклатуры дел
структурного подразделения организации
Приложение 2
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в _______ году
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
переходящих
|
с отметкой «ЭПК»
|
1
|
2
|
3
|
4
|
постоянного
|
|
|
|
временного (свыше 10 лет)
|
|
|
|
временного (до 10 лет
включительно)
|
|
|
|
Итого:
|
|
|
|
Наименование должности
|
Подпись
|
Расшифровка
подписи
|
Дата
|
|
|
|
Форма итоговой записи к номенклатуре дел