Ис-про. Управление персоналом. Программный комплекс «ис-про. Управление персоналом»

ИС-ПРО. Управление персоналом.

Программный комплекс «ИС-ПРО. Управление персоналом» предлагает комплексную автоматизацию процессов учёта кадров, учёта использования рабочего времени, расчёта зарплаты для малых, средних и крупных организаций различных типов – бюджетных, коммерческих, производственных.

Модульная структура комплекса позволяет использовать весь функционал целиком или частично, например, только учёт зарплаты или учёт зарплаты совместно с учётом кадров, организовать рабочее место пользователя с учётом выполняемых им функций. Отчётные формы также выбираются пользователем из меню отчётов на этапе первоначальной настройки.

Предлагаемые разработчиком типовые настройки могут быть изменены пользователем с учётом требований организации – состав видов оплат, алгоритмы расчёта, типовые кадровые операции и приказы. Не используемые позиции справочников могут быть удалены пользователем без ущерба для целостности данных и функционирования программы.

Разработчики обеспечивают актуальность программного комплекса законодательству. Все изменения отчётных форм, вызванные изменением законодательства и развитием функциональной части программы доступны пользователям на официальном сайте www.intelserv.com в виде пакетов обновления, см. раздел «Обновления» (http://www.intelserv.com/ulist.php).

Обратная связь «Пользователь – Разработчик» обеспечивается Системой обмена информацией с дилерами и партнёрами (СОИД), см. раздел «Регистрация заявок и рекламаций» на официальном сайте (http://www.intelserv.com/dphorum/).

Также на официальном сайте в разделе «Методические материалы» доступны рекомендации по организации учёта на предприятиях (http://www.intelserv.com/metod.shtml).
Основные возможности

Планирование структуры организации, ФОТ, штатных позиций, штатной расстановки, графика отпусков.
Многоуровневый аналитический учёт по шифрам производственных затрат, местам возникновения затрат, подразделениям финансирования, производственным заказам, центрам ответственности и т.п.
Параллельный учёт показателей по организационной и финансовой структурам организации.
Полная поддержка законодательной базы, регулирующей учет, расчет и отчетность по учёту персонала.
Типовые настройки, встроенные параметризованные алгоритмы расчёта, шаблоны текста приказов.
Удалённый доступ к базе данных в терминальном режиме и по технологии «Тонкий клиент».
Электронная цифровая подпись первичных документов.
Создание и изменение отчетных форм, изменение алгоритмов расчета без привлечения разработчика.
Хранение истории изменения параметров и данных первичных документов за период не менее 3-х лет.
Перерасчёты за предыдущие периоды.
Дружественный интерфейс, наличие помощи, подсказок, пояснений действий системы, протоколирование действий пользователя.
Интеграция с MS Excel, MS Word. Вывод отчётов в MS Excel и MS Word. Использование MS Excel как одного из штатных генераторов отчётов.
Использование генератора отчётов Fast Report.
Наличие средств формирования отчётности в формате XML.
Встроенные средства анализа данных с использованием технологии OLAP. DrillDown-отчёты на основе OLAP-кубов.
Возможность обмена данными с любыми Windows-приложениями посредством COM-интерфейса.
Функционирование на платформах MS SQL и Oracle.

Структура организации, Штатное расписание и Штатная расстановка

Расстановка работников по штатным позициям.
Создание приказа о вводе в действие штатного расписания с автоматическим формированием кадровых операций о назначениях и перемещениях.
Учет документов оперативного изменения действующей структуры организации и штатного расписания (без ввода в действие нового штатного расписания): создание и ликвидация подразделения, создание и ликвидация штатной позиции, изменение штатной позиции.
Учет и резервирование вакансий, контроль использования временных вакансий.
Учет замещения работников и совмещения должностей.
Учет кандидатов на должность.
Контроль исполнения штатного расписания с определением резерва по вакансиям и ФОТ в разрезе подразделений, должностей и характеристик штатных позиций.
Аналитические справки о штатной расстановке работников и движении кадров.

Учёт рабочего времени

Учет рабочего времени: подённый, суммированный, смешанный.
Ведение множества графиков работы, для определения планового фонда рабочего времени различных категорий работников.
Автоматическое формирование табеля учета рабочего времени на основании графиков работы работника, с учётом многократной смены графика в течение месяца с учетом праздничных и нерабочих дней, переносов выходных и рабочих дней, сокращения предпраздничного дня, документов об оправданных неявках (отпуска, больничные, командировки), документов об отзыве из отпуска, переноса отпуска больничным.
Мультитабелирование: учет времени, отработанного по разным системам оплаты в один день.
Учёт отклонений от графика: сокращенный рабочий день, сокращенная рабочая неделя, индивидуально, по предприятию, по подразделению, по произвольным группам работников.
Удаленная подготовка документа «Табель» по технологии «Тонкий клиент» с использованием цифровой подписи.

Приказы по персоналу

Готовые шаблоны индивидуальных и общих приказов по персоналу, возможность настройки шаблонов приказов.
Средства ускоренного создания групповых приказов с однотипными операциями.
Разделение приказов по журналам.
Возможность оформления приказов с произвольным текстом.
Нумерация приказов с настройкой порядка нумерации и структуры номера.
Контроль наличия вакансий при создании приказа о назначении на должность.
Получение списка вакантных должностей при создании приказа о назначении на должность.
Резервирование вакансий при создании проекта приказа.
Стадии подготовки приказов: внесение проекта, согласование, утверждение, проведение.
Возможность отзыва приказа.
Просмотр личной карточки работника и заполнение карточки кандидата при оформлении приказа.
Использование данных штатного расписания, данных о неиспользованных и запланированных отпусках при оформлении приказов.
Автоматическое заполнение персональных данных работника при повторном поступлении.
Оповещение пользователей кадровой службы о предстоящих событиях (предоставление планового отпуска, окончание испытательного срока, окончание декретного отпуска, окончание трудового соглашения) для своевременного создания проектов приказов.
Формирование документов о начислении зарплаты на основании приказов.
Оповещение пользователей расчетного отдела о поступлении приказов требующих создания документов о начислении и выполнении расчета (премирование, предоставление отпуска, увольнение с компенсацией неиспользованного отпуска).

Учёт персональных данных работников

Внесение изменений в лицевые счета и личные карточки работников в середине месяца с выполнением соответствующего расчета.
Определение постоянных начислений и удержаний индивидуально, по предприятию, по подразделению, по произвольным группам работников.
Определение постоянных начислений в фонды индивидуально, по предприятию, по подразделению, по произвольным группам работников.
Учет внутреннего и внешнего совместительства.
Учет кандидатов на должность, внутренний и внешний кадровый резерв.
Учёт данных с предыдущего места работы, для расчёта налогов.
Расчет стажей: общий, непрерывный, на предприятии, отраслевой, а также произвольное количество дополнительных стажей, в том числе стажей персонифицированного учета взносов в Пенсионный фонд.
Средства построения выборок, списков, поиска записей по сложным условиям.
Средства получения аналитических справок по массиву данных работников.
Хранение истории изменений лицевых счетов работников.
Оповещение пользователей о поступлении утвержденных приказов по персоналу требующих проведения по картотеке, возможностью просмотра содержания полученных приказов.
Проведение приказов по картотеке в автоматическом режиме или в режиме с подтверждением.
Оповещение пользователей о наступающих событиях: окончание трудового соглашения, окончание декретного отпуска, дни рождения, окончание испытательного срока, для оформления проектов соответствующих приказов.
Отображение персональных данных работников с учетом категории секретности данных и прав доступа пользователя.
Протоколирование изменений лицевых счетов и личных карточек работников с отображением имени пользователя, даты, времени внесения изменений и перечнем измененных реквизитов.

График отпусков

Планирование графика отпусков, средства распределенного составления графика отпусков в подразделениях с дальнейшим их объединением в единый график отпусков организации.
Контроль уровня обеспечения подразделений и участков персоналом при планировании отпусков.
Аналитические справки для резервирования средств на затраты будущих периодов.
Расчет продолжительности основного ежегодного и дополнительных отпусков для категорий работников с учетом стажа работы, условий труда, персональных льгот.
Оперативное внесение изменений в график отпусков, в том числе и разделение отпуска на несколько частей.
Учет предоставленных отпусков и расчет неиспользованных дней отпуска для начисления компенсации.
Учет отпусков предоставленных на предыдущем месте работы при поступлении работника по переводу.
Оповещение пользователей кадровой службы о плановом предоставлении отпусков персоналу для своевременной подготовки приказов.
Использование данных графика отпусков при оформлении приказов о предоставлении отпуска.

Учёт первичных документов

Каталогизация пачек документов.
Выполнение расчета непосредственно при вводе исходных данных документов: отпуск, материальная помощь к отпуску, больничный, премия, командировка.
Учет индивидуальных и бригадных нарядов, расчет сдельного заработка с использованием норм рабочего времени и расценок, КТУ, с распределением заработка или приработка.
Встроенные шаблоны обработки стандартных документов.
Возможность настройки шаблона для произвольных документов: состав реквизитов, алгоритм расчета, алгоритм распределения сумм по записям документа.
Средства ускоренного (пакетного) ввода документов.
Этапность подготовки документов - поддержка статусов – черновик/проведен.
Формирование документов начисления зарплаты на основании приказов по персоналу.
Удаленный ввод первичных документов (отпуск, больничный, премия, командировка, отзыв из отпуска) по технологии «Тонкий клиент» с использованием цифровой подписи.

Расчёт заработной платы

Учёт зарплаты по источникам финансирования. Для каждого источника финансирования ведётся отдельный учёт начислений, удержаний, выплат и задолженности.
Поддержка внутреннего совместительства: расчет налогов по общей сумме начислений основного работника и совместителя.
Автоматический расчёт и перерасчет постоянных начислений и удержаний, расчет и автоматический перерасчет разовых начислений и удержаний
Расчет погашения ссуды, удержания за пользование ссудой.
Расчет и перерасчет выполняется с учетом: изменений данных лицевого счета работника, в том числе в середине месяца, изменений датированной таблицы входимости, изменений нормативно-справочной информации, ввода первичных документов с данными за закрытые периоды.
Возможность выполнения расчета отдельно для каждого изменения графика работы или от синтетического графика работы за месяц.
Перерасчёт налогов в расчётном листе основного работника с учётом налогов, рассчитанных для внутренних совместителей.
Распределение начисленных сумм по шифрам производственных затрат.
Возможность написания произвольных алгоритмов расчёта без необходимости привлечения разработчика, возможность корректировки результата расчёта алгоритмом пользователя.
Разъяснение расчёта для каждого начисления или удержания с отображением исходных данных, промежуточных сумм и последовательности вычислений.
«Обратный» расчет зарплаты от суммы «На руки».
Возможность определения смещенного периода расчета зарплаты для всего предприятия или отдельно для подразделений.
Хранение архива расчётных листов работников не менее чем за 1 год.

Расчёт начислений в фонды

Автоматический расчёт начислений в фонды.
Обработка изменения процента, начала и конца действия начислений в фонды в середине месяца.
Распределение начислений в фонды по шифрам производственных затрат.
Перерасчёт начислений в фонды за закрытые периоды при изменении данных лицевого счёта, или настроек, а также при вводе первичных документов с данными за закрытые периоды.
Поддержка внутреннего совместительства: перерасчёт начислений в фонды в основном лицевом счете работника с учётом начислений в фонды, рассчитанных в лицевом счете внутреннего совместителя.
Произвольные алгоритмы расчёта без необходимости привлечения разработчика, возможность корректировки результата расчёта алгоритмом пользователя.
Хранение архива начислений в фонды не менее чем за 1 год.

Формирование проводок

Автоматическое формирование проводок по начислениям, удержаниям и фондам (начислениям на зарплату).
Возможность автоматического формирования проводок по выплаченной зарплате.
Выделение затрат будущих периодов при формировании проводок.
Перерасчёт проводок за закрытые периоды.
Автоматическое сторнирование проводок за закрытые периоды при перерасчёте.
Возможность формирования проводок при каждой выплате работникам.
Использование шифров производственных затрат при формировании проводок и аналитики.
Поддержка не менее пяти уровней аналитического учета по балансовым счетам.
Возможность программного способа определения корреспонденции проводки.
Возможность программного способа заполнения аналитики балансовых счетов.
Передача проводок в подсистему «Главная книга». Экспорт проводок.

Выплата зарплаты

Автоматическое формирование ведомостей на перечисление аванса, выплат в межрасчётный период, зарплаты за месяц, алиментов, штрафов, ссуд.
Автоматическое формирование ведомостей на перечисление в межрасчётный период на основании документов на начисление отпусков и премий, а также начисленной суммы за часть месяца.
Возможность выплаты зарплаты и алиментов через кассу, банк, сбербанк или по почте.
Учёт задолженности структурировано по периодам и источникам финансирования, контроль выхода на долг.
Полное или выборочное погашение задолженности по периодам.
Передача списков на перечисление заработной платы и исполнительных листов в подсистему «Банк».
Передача платёжных ведомостей на выплату заработной платы в подсистему «Касса».
Автоматическое формирование платёжных поручений для перечисления обязательных платежей при выплате зарплаты, аванса, выплатах в межрасчетный период.

Расчет перечислений

Автоматическое формирование платёжных поручений на перечисление обязательных платежей.
Формирование перечислений в бюджет при формировании документов на выплату работникам.
Расчет сумм перечислений предприятия от начисленной зарплаты или пропорционально выплаченной зарплате.
Расчёт сумм перечислений обязательных платежей при каждой выплате в течение месяца.
Возможность не учитывать затраты будущих периодов в платежах текущего периода при расчете суммы перечисления.
Учёт отрицательных остатков сумм перечислений предыдущего месяца.

Отчётность

Наличие всех утвержденных форм отчетности.
Автоматическое заполнение форм статистической и налоговой отчетности.
Формирования отчетов за текущий период и закрытые периоды.
Ведение реестра справок «Форма 1ДФ». Формирование изымающей и дополняющей справки на основании расхождения текущих данных работников с первоначальной справкой.
Персонифицированный учет взносов в Пенсионный фонд «АРМ Роботодавця».
Формирование произвольных аналитических справок, списков и отчётов, настраиваемых пользователем, с использованием технологии OLAP.

Корпоративность

Наличие средств удалённого доступа к базе данных c использованием технологии «Тонкий клиент», на платформе Microsoft .Net, с применением Microsoft Internet Information Server.
Обеспечение защиты данных с использованием криптографических алгоритмов, сертифицированных на соответствие Межгосударственным стандартам ГОСТ 28147-89, ГОСТ 34.310-95
Обеспечение контроля целостности и аутентичности данных с использованием электронной подписи согласно ГОСТ 34.311-95 и ДСТУ 4145-2002, и использованием усиленных сертификатов УСЦ.

Администрирование доступа

Определение списка пользователей и их паролей.
Индивидуальная и ролевая настройка прав доступа пользователей к данным.
Классификация персональных сведений, личных карточек и лицевых счетов работников по категориям секретности.
Шаблоны доступа к данным соответственно категории секретности.

Системная поддержка

Применение СУБД Oracle или Microsoft SQL Serever.
Наличие средств свободного переноса данных между видами и версиями СУБД.
Наличие средств резервного копирования.

Начало работы
После запуска программы, на экране появляется Главное меню, в котором представлены все модули системы. Запуск модуля выполняется клавишей Enter.

Состав Главного меню настраивается пунктом «Администратор/Пользователи и роли/Роли/Меню/F4».

Для увеличения размера шрифта, чтобы не уставали глаза, используйте «Меню/Сервис/Настройка интерфейса/Масштаб интерфейса %». Значение «100%» соответствует стандартному размеру шрифта «MS Windows».

Перед началом работы необходимо просмотреть и ввести недостающие сведения в разделах:

Администратор/Параметры системы;
Администратор/Пользователи и роли;
Общие справочники/План счетов;
Общие справочники/Структурные подразделения;
Общие справочники/Карточка предприятия;
Общие справочники/Виды валют;
Общие справочники/Курсы валют;
Общие справочники/Справочник адресов;
Общие справочники/Справочник банков;
Общие справочники/Справочник контрагентов;
Общие справочники/Справочник должностей;
Общие справочники/Справочник профессий;
Общие справочники/Календарь;
Управление персоналом/Учёт труда и заработной платы/Параметры/Справочник графиков работы;
Управление персоналом/Учёт труда и заработной платы/Параметры/Настройка.

Настройка основных параметров учёта зарплаты находится в модуле «Управление персоналом/Учёт труда и заработной платы/Параметры/Настройка».

Модуль «Настройка Зарплаты» по умолчанию отображает сокращённый список параметров. Для получения доступа к параметрам тонкой настройки нужно вкоючить режим «Меню/Вид/Расширенная настройка». В большинстве случаев достаточно использования сокращённой настройки параметров.
В начале эксплуатации системы необходимо указать текущий учётный период Зарплаты. Этот параметр находится в разделе «Параметры» модуля «Настройка Зарплаты»

Таблица входимости (виды оплат входят в расчёт вида оплаты) находится в редакторе вида оплаты.

Обратная таблица входимости (вид оплаты входит в виды оплат, НДФЛ, фонды…) находится внизу списка видов оплат.

Создание/восстановление резервной копии выполняется в «Сервис/Резервное копирование». Не забывайте своевременно создавать резервные копии базы данных.

После проверки нормативно-справочной информации можно переходить к выполнению стандартных процедур учёта.
Внесение изменений в картотеку «Лицевые счета работников»
Вход в реестр лицевых счетов выполняется из Главного меню выбором пункта «Управление персоналом/Учёт труда и заработной платы/Картотека/Лицевые счета работников».

Выбор вида для представления данных в реестре выполняется выбором пункта меню «Вид/Виды реестра…»

Для входа в лицевой счёт работника нужно выбрать запись в реестре и нажать клавишу «Enter».

Внесение изменений в разделы лицевого счёта автоматически отражается на расчёте зарплаты.

Для просмотра расчётного листа нужно в реестре лицевых счетов выбрать запись работника и выполнить «Меню/Реестр/Расчётный лист (Alt+F3)» или в лицевом счёте работника выбрать раздел «Расчётные листы», в нём выбрать месяц и нажать клавишу «Enter».

В лицевые счета допускается внесение изменений «задним» числом, при этом программа корректно выполнит перерасчёт зарплаты. Для выполнения перерасчёта необходимо указать начальный период перерасчёта в реестре лицевых счетов либо в расчётном листе работника «Меню/Реестр/Перерасчёт зарплаты… (Alt-P)».

В расчётном листе работника, в текущем учётном периоде, допускается корректировка табеля, начислений и удержаний.

Внесение изменений Табель учёта использования рабочего времени
Вход в Табель выполняется из Главного меню программы «Управление персоналом/Учёт труда и заработной платы/Документы/Табель учёта использования рабочего времени».

В модуле «Табель» можно выполнять корректировку отработанного времени подённо или суммировано за месяц, для этого предусмотрены закладки различного представления табеля. На закладках «Табель» и «Табель-Календарь» при помощи меню «Вид» выполняется переключение представления данных: «Время (Alt+1)», «Условные обозначения (Alt+2)», «Коды видов оплат (Alt+3)», «Смены (Alt+4)».

Итоги рабочего времени просматриваются при выборе пункта меню «Итоги табеля (Alt-I)».

Непосредственно из табеля можно войти в расчётный лист работника – «Меню/Реестр/Расчётный лист (Alt-F3)».

Создание документов начисления Зарплаты (разовые начисления)
Разовые начисления можно вносить непосредственно в расчётные листы работников. Однако технологичнее создавать документы начисления. Преимущество такого подхода выражается в следующем: все однотипные начисления сосредоточены в одном документе. При закрытии документа (перевод из статуса «Черновик» в статус «Закрыт») рассчитанные суммы попадают в расчётные листы работников. При необходимости можно «Открыть» документ (изъять суммы из расчётных листов) внести изменения в документ и повторно закрыть. Выплату в межрасчётный период (отпуска, премии и т.п.) удобнее делать на основании документа начисления, чем делать выборку работников которым были начислены определённые виды оплат.

Для создания документов начисления зарплаты (разовых начислений) предназначены модули «Документы» и «Универсальный» документ. Также в модуле «Документы» осуществляется начисление сдельного заработка (индивидуальные и бригадные наряды).

Последовательность действий работы с документами: войти в модуль, создать документ, заполнить данные для расчёта, данные по умолчанию, внести в документ работников (при этом расчёт сумм видов оплат будет выполнен автоматически). Закрыть документ – суммы видов оплат из документа будут записаны в расчётные листы.
Создание документов выплаты зарплаты
Выплата зарплаты осуществляется через кассу или перечислением через банк. Для выплаты через кассу используется модуль «Платёжные ведомости». Для выплаты через банк используется модуль «Списки на перечисление». Формирование ведомости на выплату осуществляется пунктом меню «Сформировать документы… (Ctrl-D)». Важно: для автоматического формирования документов на выплату должны быть заполнены реквизиты выплаты в разделе «Постоянные удержания» лицевых счетов работников – способ выплаты (касса, банк, сбербанк»), реквизиты получателя при перечислении зарплаты на банковский лицевой счёт.

При выплате в межрасчётный период документов начисления нужно в диалоговом окне создания документа выплаты указать документы начислений, сумма которых будет выплачиваться.

Если требуется выплатить сумму начислений за вычетом суммы налогов, в диалоговом окне выплаты нужно включить параметр «Исключить удержания из начисленной суммы».

В документ выплаты аванса не помещаются работники, у которых согласно табелю на день выплаты аванса есть документы оправданных неявок (отпуск, больничный и т.п.). Перечень видов оплат оправданных неявок, которые регулируют включение работников в ведомость выплаты аванса находится в настройке вида оплаты «Аванс», см. модуль «Настройка Зарплаты», раздел «Виды оплат/Выплаты».
Все документы выплаты, также как и документы начисления, после создания имеют статус «Открыт» (черновик). Это означает, что суммы выплат не помещены в расчётные листы работников. Для помещения сумм выплат в расчётные листы нужно выполнить «Меню/Реестр/Закрыть документ».

Если обнаружена ошибка в документе выплаты, его можно «Открыть» исправить ошибку и повторно закрыть.

Результаты расчёта зарплаты
Для просмотра итоговых результатов расчёта зарплаты по предприятию используется модуль «Аналитическая расчётная ведомость». Вызов модуля: «Главное меню/Управление персоналом/Учёт зарплаты/Результаты расчёта/Аналитическая расчётная ведомость».

В модуле «Аналитическая расчётная ведомость» отображаются итоговые показатели выбранного подразделения по начисленной и удержанной зарплате работникам, итоги по видам оплат, фондам, балансовым счетам, проводкам. На закладке «Перечисления» всегда отображаются итоги по предприятию, вне зависимости от выбранного подразделения. Для просмотра показателей по всему предприятию нужно отключить навигатор подразделений «Меню/Вид/Навигатор подразделений (Ctrl-F11)».

В модуле доступна контекстно-зависимая печать отчётов, т.е. если на закладке «Работники» выбраны работники одного подразделения, все отчёты будут печататься по данным выбранных работников.

В каждой закладке доступны соответствующие отчёты – для печати отчётов по проводкам выбираем закладку «Проводки», выбираем пункт меню «Отчёт/Формирование отчёта (Alt-F9)» и в списке отчётов будут отображаться отчёты по проводкам.

В реестре «Работники» при помощи меню «Вид/Виды реестра» можно фильтровать список работников по произвольным реквизитам, например «только категория персонала 1» или «только списочный состав 2» и т.п. Все настроенные пользователем виды сохраняются и могут быть использованы в дальнейшем.

Для печати отчётов по предприятию нужно выбрать стандартный вид «Расчётная ведомость» и отключит навигатор подразделений.

Также печать отчётов по всему предприятию доступна в модуле «Отчёты», который вызывается из Главного меню.

Справка «Форма 1ДФ» и «Персонифицированный учёт»
«Главное меню/Управление персоналом/Учёт зарплаты/Результаты расчёта/Справка Форма 1ДФ».

«Главное меню/Управление персоналом/Учёт зарплаты/Результаты расчёта/Экспорт данных/В Пенсионный фонд/АРМ Роботодавця».

Управление учётными периодами
Для закрытия/открытия учётных периодов Зарплаты предназначен модуль «Управление периодами». Модуль запускается из «Главное меню/Управление персоналом/Учёт зарплаты/Периоды/Управление периодами».
Подробная информация о функционале модулей «ИС-ПРО» см. в документации к системе, которая входит в дистрибутив и находится в подкаталоге /DOC/ каталога «ИС-ПРО».